Giải đáp câu hỏi về bộ nhớ Google Workspace của quản trị viên

Quản trị viên Google Workspace là người chịu trách nhiệm quản lý và cấu hình hệ thống Google Workspace trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Hiện nay, bộ nhớ Google Workspace đã được Google cập nhật các tính năng và thông tin mới dành cho tài khoản người dùng. Chính vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi thường gặp về bộ nhớ Google Workspace dành cho quản trị viên, nhằm giúp bạn có thể thiết lập tài khoản cho người dùng một cách tối ưu và hợp lý.

Cùng tìm hiểu chi tiết!

1. Bộ nhớ Google Workspace là gì? Giới hạn dung lượng lưu trữ là bao nhiêu?

Bộ nhớ Google Workspace được dùng chung giữa Google Drive, Gmail và Google Photos. Mỗi phiên bản sẽ có giới hạn dung lượng lưu trữ khác nhau, cụ thể:

>> Xem thêm: Chi phí và tính năng giải pháp Google Workspace

2. Bộ nhớ gộp (Pooled Storage) là gì và cách thức hoạt động như thế nào?

Bộ nhớ gộp (Pooled Storage) là bộ nhớ của tất cả người dùng được gộp chung vào một bộ nhớ tổng của cả tổ chức.

Hiểu một cách đơn giản, khi tổ chức mua 10 tài khoản Google Workspace Business Standard, thì bộ nhớ tổng của cả tổ chức sẽ là 20TB.

Vì dung lượng lưu trữ được gộp chung nên người dùng có thể sử dụng nhiều hơn dung lượng lưu trữ có trong giấy phép của họ. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt giới hạn bộ nhớ để chia sẻ bộ nhớ một cách công bằng giữa người dùng và bộ nhớ dùng chung.

Bộ nhớ gộp hoạt động linh hoạt. Với vai trò là quản trị viên, bạn có thể cài đặt và thay đổi mức sử dụng dung lượng Drive tùy thuộc vào nhu cầu của từng cá nhân. Có thể nói, việc thiết lập bộ nhớ gộp sẽ giúp tổ chức của bạn tận dụng được hết không gian lưu trữ đám mây.

3. Những dữ liệu nào được lưu trữ trong bộ nhớ Google Workspace?

Với Google Drive, các dữ liệu được lưu trữ như sau:

• Tệp PDF, hình ảnh, video và bản ghi Google Meet.
• Các tệp trong các ứng dụng tạo nội dung cộng tác như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu, Trình ghi và Jamboard.
• Các tệp trong bộ nhớ dùng chung.
• Tệp trong Thùng rác cho đến khi bị xóa vĩnh viễn.

Hộp thư Gmail, lưu trữ các thư và tệp đính kèm, bao gồm các mục trong thư mục Thư rác và Thùng rác của bạn.

Google Photos, lưu trữ các dữ liệu về hình ảnh, bao gồm ảnh và video chất lượng gốc được sao lưu vào Google Photos.

Một số các dữ liệu sau đây sẽ không được lưu trữ trong bộ nhớ Google Workspace:

• Tệp được chia sẻ với người dùng. Tệp được chia sẻ chỉ được tính dung lượng lưu trữ của chủ sở hữu tệp, không tính cho người dùng được chia sẻ tệp.
• Lịch sử phiên bản cho các tệp được tạo trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày…

>> Xem thêm: So sánh OneDrive và Google Drive: Bước vào cuộc chiến trên đám mây

4. Làm cách nào để xem dung lượng lưu trữ đã sử dụng của tổ chức?

Bạn có thể xem mức sử dụng bộ nhớ của tổ chức mình trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, chọn Menu >> Lưu trữ.

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy được dung lượng bộ nhớ Workspace mà tổ chức của bạn đang sử dụng và tổng hạn mức bộ nhớ còn lại.

Để xem chi tiết lượng bộ nhớ Google Drive, Google Photos và Gmail, bạn cần truy cập con trỏ tới từng phần trên thanh bộ nhớ tổng.

5. Cách xác định người dùng có dung lượng lưu trữ nhiều nhất?

Với vai trò là quản trị viên, bạn có thể xác định được người dùng nào sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ nhất theo các bước như sau:

• Bước 1: Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Menu >> Lưu trữ.
• Bước 2: Chọn Người dùng sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ nhất, tính năng này sẽ cung cấp cho bạn bản tóm tắt về những người dùng có nhiều bộ nhớ.
• Bước 3: Để mở danh sách tất cả người dùng được xếp hạng theo mức sử dụng bộ nhớ, hãy nhấp vào Xem tất cả người dùng. Để biết chi tiết về việc sử dụng bộ nhớ của một người dùng cụ thể, hãy nhấp vào tên của họ.

Lưu ý: Để đảm bảo quyền riêng tư, quản trị viên không thể xem tệp của người dùng lưu trữ thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Quản trị viên chỉ nhìn thấy bản tóm tắt về dung lượng lưu trữ đã sử dụng của người dùng.

6. Điều gì xảy ra nếu vượt quá giới hạn lưu trữ bộ nhớ Google Workspace?

Nếu tổ chức của bạn vượt quá tổng giới hạn bộ nhớ, thì người dùng có thể gặp phải các hạn chế như sau:

• Người dùng không thể thêm tệp hoặc hình ảnh mới vào Google Drive.
• Người dùng không thể tạo tệp mới trong các ứng dụng tạo nội dung cộng tác như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Jamboard.
• Người dùng không thể thêm bất kỳ ảnh và video nào vào Google Photos.
• Khả năng gửi và nhận email trong Gmail của người dùng bị ảnh hưởng.
• Người dùng không thể ghi lại (record) các cuộc họp trong Google Meet.

Ngoài các hạn chế như trên, thì khi vượt quá giới hạn lưu trữ người dùng vẫn có thể đăng nhập vào tài khoản Google Workspace để xem và tải tệp dữ liệu.

7. Làm cách nào để tăng dung lượng lưu trữ cho tổ chức?

Có 2 cách để tăng dung lượng lưu trữ bộ nhớ Google Workspace của bạn:

• Giải phóng bộ nhớ
• Nâng cấp phiên bản Google Workspace để có thêm dung lượng lưu trữ

Lưu ý: Google Workspace đã ngừng cung cấp mua bổ sung dung lượng cho tài khoản Google Workspace doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nâng cấp lên các phiên bản cao hơn để có thêm dung lượng.

Ví dụ:

Nếu bạn đang sử dụng gói Standard (2TB/người dùng), để tăng thêm dung lượng cần nâng cấp lên gói Plus (5TB/người dùng).

Nếu dung lượng của gói Plus vẫn chưa đủ, bạn có thể sử dụng các bản Enterprise để có thể yêu cầu tăng thêm nhiều hơn 5TB. Mỗi người sẽ nhận được 5TB mặc định. Ở lần yêu cầu tăng dung lượng đầu tiên, toàn tổ chức sẽ nhận được tối đa 25TB. Ở các lần yêu cầu sau, bạn cần đợi Google xét duyệt được tăng thêm hay không và tăng thêm bao nhiêu.

8. Sự khác biệt giữa bộ nhớ Google Drive và Google Cloud Storage là gì?

Bộ nhớ Google Workspace là bộ nhớ được sử dụng thông dụng nhất. Người dùng có thể truy cập, chỉnh sửa, cộng tác qua ứng dụng Drive, Photos và Gmail.

Google Cloud Storage là giải pháp lưu trữ nội dung trang web, lưu trữ dữ liệu để khắc phục thảm họa hoặc phân phối các đối tượng dữ liệu lớn.

Kết

Trên đây là tất cả các câu hỏi thường gặp về bộ nhớ Google Workspace dành cho quản trị viên. Hy vọng rằng các thông tin này sẽ hữu ích, giúp quản trị viên quản lý bộ nhớ và truy cập một cách hiệu quả.