So sánh Google Workspace với Email server

Trong thời đại công nghệ hiện nay, email trở thành trợ thủ đắc lực không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Do đó, việc chọn lựa một giải pháp email hiệu quả, an toàn và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Google Workspace và Email Server là hai giải pháp hàng đầu. Vậy đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp? Hãy cùng so sánh chi tiết qua bài viết dưới đây nhé.

Tổng quan về Google Workspace và Email server

Email Server là giải pháp email truyền thống đã quá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên đây có thực sự là lựa chọn hoàn hảo khi có sự xuất hiện của Google Workspace.

Google Workspace là gì?

Google Workspace còn được biết đến với tên gọi G Suite, là bộ công cụ làm việc trên nền tảng đám mây do Google phát triển. Ngoài tính năng đơn thuần là gửi và nhận mail, Google Workspace còn tích hợp nhiều ứng dụng hữu ích khác. Tất cả các công cụ này đều được tích hợp liền mạch và đồng bộ hóa giúp tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất làm việc.

• Gmail: lọc và đánh dấu thư spam
• Drive: Lưu trữ, chia sẻ và truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi trên mọi ứng dụng
• Docs, Sheets, Slides, Forms: cho phép tạo ra các tài liệu, chia sẻ để cùng cộng tác chỉnh sửa, nhận xét trên cùng tập tin
• Calendar: Ứng dụng lịch tích hợp, được thiết kế dành cho các nhóm làm việc, cho phép theo dõi lịch trình của mọi người
• Meet, Chat: Công cụ trò chuyện văn bản, thoại và video khác
• Sites: Công cụ tạo trang web
• Và nhiều tính năng khác cập nhật liên tục

Email Server là gì?

Email Server còn được biết đến với tên gọi Email Hosting. Giải pháp này ra đời từ khá lâu và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Ứng dụng được thiết kế và cung cấp bởi đơn vị độc lập, hoạt động trên hệ thống máy chủ của đơn vị đó có cấu hình riêng biệt. Vì vậy doanh nghiệp có quyền kiểm soát toàn diện hệ thống email của mình.

Email Server giống như bưu điện online

Email Server có thể được xem giống như một bưu điện online. Tuy nhiên ứng dụng có thêm chức năng lọc thư spam và thư rác. Tất cả các Email khi được gửi đi sẽ phải qua một trung gian hosting trước khi đến người nhận.

So sánh Google Workspace với Email Server

Để giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp, dưới đây chúng tôi sẽ so sánh chi tiết về Google Workspace với Email Server.

Tính năng

Ngoài Email, ứng dụng Google Workspace còn cung cấp nhiều tính năng vượt trội như lưu trữ tài liệu, lịch, họp trực tuyến, và cộng tác trực tuyến theo thời gian thực. Nhờ việc tích hợp toàn diện, người dùng có thể dễ dàng truy cập và quản lý công việc từ bất kỳ đâu.

Gmail của Google Workspace cung cấp nhiều tính năng vượt trội

Ngược lại Email Server chủ yếu tập trung vào dịch vụ email. Tùy thuộc vào việc cài đặt và cấu hình của doanh nghiệp, các tính năng khác như lịch, lưu trữ, và bảo mật sẽ được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.

Dung lượng lưu trữ

Gmail trong Google Workspace cung cấp dung lượng lưu trữ linh hoạt, từ 30GB cho gói cơ bản và có thể mở rộng lên 1TB đến 5TB với phiên bản Business Standard hoặc Plus. Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, đảm bảo tính liên tục và an toàn.

Dung lượng lưu trữ của Google Workspace rất lớn

Ngược lại, Email Server có dung lượng khả thấp chỉ từ 200MB đến 1GB. Nền tảng cũng cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh dung lượng lưu trữ theo ý muốn nhưng yêu cầu đầu tư vào hạ tầng máy chủ và quản lý dữ liệu. Điều này có thể làm phát sinh thêm chi phí và công sức.

Tính ổn định của hệ thống

Khi so sánh Email Server và Google Workspace về tính ổn định, Google Workspace nổi bật với cam kết uptime 99,9%. Nhờ hạ tầng đám mây toàn cầu của Google, đảm bảo hệ thống email luôn hoạt động mượt mà và liên tục. Người dùng không cần lo lắng về việc bảo trì hay downtime, vì tất cả đều được Google quản lý và tối ưu hóa.

Google Workspace hoạt động theo nguyên tắc “redundancy on everything”

Bên cạnh đó Google còn tập trung xây dựng các sản phẩm, dịch vụ của mình theo nguyên tắc “redundancy on everything”. Nghĩa là mọi thứ phải luôn vượt quá nhu cầu sử dụng của người dùng, giúp mọi nhu cầu sử dụng được xử lý một cách tối đa và đầy đủ nhất.

Email Server truyền thống phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng và khả năng quản lý của doanh nghiệp. Nếu không được bảo trì tốt, hệ thống có thể gặp sự cố như downtime, mất dữ liệu hoặc hiệu suất kém khi nhu cầu tăng cao. Do đó, Google Workspace thường là lựa chọn hàng đầu cho những doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp email ổn định và ít rủi ro.

Email Server phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng

Khả năng mở rộng

Khi so sánh Email Server và Email Google Workspace về khả năng mở rộng, Google Workspace chiếm ưu thế nhờ vào hạ tầng đám mây linh hoạt của Google. Ứng dụng cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô người dùng và dung lượng lưu trữ chỉ trong vài thao tác đơn giản. Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc nâng cấp phần cứng hay quản lý hệ thống phức tạp.

Dễ dàng mở rộng quy mô với Google Workspace

Email Server muốn mở rộng yêu cầu doanh nghiệp cần đầu tư vào phần cứng, phần mềm và nguồn lực IT. Điều này gây tốn kém và mất thời gian cho doanh nghiệp. Việc mở rộng này còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về hiệu suất và bảo mật nếu thực hiện không đúng cách.

Bảo mật

Google Workspace nổi bật với các giải pháp bảo mật hàng đầu từ Google. Điển hình là khả năng mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố (2FA). Google Workspace còn sử dụng bộ lọc spam thông minh sử dụng trí tuệ nhân tạo để ngăn chặn các email độc hại. Các chính sách bảo mật của Google Workspace liên tục được cập nhật để bảo vệ người dùng trước các mối đe dọa.

Cả hai nền tảng đều chú trọng vào tính năng bảo mật

Email Server yêu cầu doanh nghiệp tự thiết lập và quản lý hệ thống bảo mật, bao gồm các cấu hình chống spam và các biện pháp bảo vệ dữ liệu. Điều này đòi hỏi kiến thức chuyên môn và nguồn lực IT đáng kể. Nếu không được duy trì đúng cách, có thể dễ dàng bị tấn công hoặc lừa đảo qua email.

Giao diện người dùng

Google Workspace nổi bật với giao diện trực quan, thân thiện và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Google liên tục cải tiến giao diện Gmail để tối ưu trải nghiệm giúp người dùng dễ dàng quản lý email, lịch, và công việc chỉ trong một nền tảng duy nhất. Gmail còn hỗ trợ nhiều tiện ích mở rộng và tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google, giúp tăng cường năng suất làm việc.

Gmail của Google Workspace giao diện thân thiện

Email Server thường có giao diện tùy thuộc vào phần mềm email client mà doanh nghiệp lựa chọn như Outlook hay Thunderbird. Việc tùy chỉnh giao diện hoặc tích hợp thêm tính năng có thể đòi hỏi kiến thức kỹ thuật. Điều này khiến Google Workspace trở thành lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp.

Email Server có giao diện tùy thuộc vào phần mềm email client

Dịch vụ hỗ trợ

Google Workspace chiếm ưu thế với đội ngũ hỗ trợ 24/7 từ Google, cung cấp sự hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp thông qua nhiều kênh như điện thoại, email và chat trực tiếp. Doanh nghiệp sử dụng Google Workspace còn có quyền truy cập vào tài liệu hướng dẫn chi tiết, cộng đồng người dùng và các công cụ tự động để giải quyết sự cố.

Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7

Email Server yêu cầu doanh nghiệp tự quản lý hệ thống hỗ trợ hoặc dựa vào nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba. Điều này có thể dẫn đến thời gian giải quyết sự cố kéo dài hơn, đặc biệt khi gặp phải các vấn đề kỹ thuật phức tạp. Hơn nữa, dịch vụ hỗ trợ từ bên thứ ba thường không đạt được mức độ toàn diện và nhất quán như Google Workspace

Giá cả

Google Workspace cung cấp các gói dịch vụ theo từng phiên bản với chi phí hàng tháng khác nhau. Chi phí này có thể cao hơn Email Server nhưng giá trị mà Google Workspace mang lại về tính linh hoạt và các tính năng tích hợp sẵn là rất lớn.

• Phiên bản Starter: 6 USD/người dùng/tháng
• Phiên bản Standard: 12 USD/người dùng/tháng
• Phiên bản Plus: 18 USD/người dùng/tháng
• Enterprise: cho doanh nghiệp trên 300 người dùng

Google Workspace có nhiều phiên bản với nhiều mức giá

Khác với Google Workspace, Email Server yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu cho phần cứng, phần mềm, và nhân lực để quản lý, nhưng sau đó chi phí duy trì có thể thấp hơn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần mở rộng hệ thống hoặc nâng cấp bảo mật, chi phí sẽ tăng đáng kể.

Do đó, Google Workspace thường là lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, muốn có một giải pháp toàn diện với chi phí dự đoán trước. Email Server có thể phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nguồn lực IT mạnh mẽ và nhu cầu tùy chỉnh cao.

Bài viết trên đã so sánh Google Workspace với Email server. Hy vọng qua bài viết, bạn đã có cái nhìn chi tiết hơn về hai giải pháp email phổ biến này. Tuy nhiên chúng ta có thể thấy dịch vụ của Google Workspace vượt trội hơn hẳn dịch vụ Email Server. Chắc chắn đây sẽ là lựa chọn xứng đáng cho doanh nghiệp.