So sánh các gói Email doanh nghiệp - Đâu là lựa chọn tối ưu nhất

Email đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Không chỉ giúp trao đổi thông tin, email còn là phương tiện để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Việc lựa chọn một gói email doanh nghiệp phù hợp là yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ so sánh các gói email doanh nghiệp phổ biến giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Lợi ích của việc sử dụng Email doanh nghiệp

Một gói email doanh nghiệp không chỉ đơn giản là một địa chỉ email với tên miền công ty, mà nó còn mang lại nhiều lợi ích khác:

• Chuyên nghiệp và đáng tin cậy: Email với tên miền của công ty giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng tính tin cậy của doanh nghiệp.
• Bảo mật cao: Các gói email doanh nghiệp thường đi kèm với các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa dữ liệu, bảo vệ khỏi spam. Nhờ đó các thông tin doanh nghiệp được đảm bảo an toàn.
• Quản lý tập trung: Việc quản lý tài khoản email của toàn bộ nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Ứng dụng cho phép kiểm soát các hoạt động giao tiếp qua email trong doanh nghiệp, từ đó tăng hiệu quả làm việc.
• Dung lượng lớn và hỗ trợ kỹ thuật: Hầu hết các gói email doanh nghiệp cung cấp dung lượng lưu trữ lớn. Đi kèm theo đó là các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo mọi vấn đề đều được giải quyết nhanh chóng, kịp thời.

Cách chọn gói Email doanh nghiệp phù hợp

Việc lựa chọn gói Email doanh nghiệp phù hợp sẽ góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. Vì vậy khi lựa chọn các gói email doanh nghiệp, bạn cần xem xét một số yếu tố sau:

• Nhu cầu sử dụng: Số lượng nhân viên, dung lượng lưu trữ cần thiết và nhu cầu về các tính năng bổ sung. Điển hình là các công cụ văn phòng, lịch làm việc, họp trực tuyến. Những công cụ này sẽ quyết định gói dịch vụ phù hợp.
• Bảo mật: Đối với những ngành nghề đặc thù như tài chính, y tế, việc đảm bảo bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần chọn gói dịch vụ có tính năng bảo mật mạnh mẽ.
• Ngân sách: Mỗi doanh nghiệp có một ngân sách khác nhau. Vì vậy cần cân nhắc chi phí khi lựa chọn gói dịch vụ.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt khi doanh nghiệp gặp vấn đề với hệ thống email.

Cân nhắc các yếu tố để lựa chọn gói Email doanh nghiệp phù hợp

Các gói Email doanh nghiệp phổ Biến

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp với các gói dịch vụ đa dạng. Dưới đây chúng tôi sẽ so sánh các gói Email doanh nghiệp phổ biến giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhé.

Gói Email doanh nghiệp Google Workspace

Email doanh nghiệp Google hay còn gọi là Google Workspace (G Suite). Đây là một trong các gói email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Google Workspace tích hợp liền mạch với nhiều công cụ văn phòng giúp doanh nghiệp quản lý công việc và cộng tác dễ dàng.

Email doanh nghiệp Google cung cấp Gmail với tên miền doanh nghiệp của bạn yourname@yourcompany.com. Nền tảng không chỉ cung cấp dung lượng lưu trữ lớn mà còn đi kèm tính năng bảo mật mạnh mẽ. Kết hợp với công nghệ AI giúp lọc thư spam và tự động phân loại email.

Tính năng phân loại thư và lọc spam tự động

Làm việc từ xa đã trở thành xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số hoá hiện nay. Google Drive của Google Workspace là một dịch vụ lưu trữ đám mây với dung lượng cực lớn. Bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và truy cập vào tài liệu bất kỳ ở đâu trên mọi thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp việc làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn.

Google Drive dung lượng lưu trữ cực lớn

Google Docs, Sheets và Slides là bộ ba công cụ văn phòng của Google Workspace. Đây là các ứng dụng đám mây có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào. Người dùng có thể cùng làm việc, chỉnh sửa, nhận xét trên cùng một tài liệu cùng một lúc.

Ngoài ra còn có các công cụ Google Calendar cho phép người dùng theo dõi lịch trình cá nhân. Đồng thời bạn cũng có thể chia sẻ lịch với đồng nghiệp. Ứng dụng còn tích hợp với Gmail và tự động tạo sự kiện từ email. Ứng dụng Google Meet giúp tổ chức cuộc họp trực tuyến với hình ảnh và âm thanh chất lượng. Điều này tạo điều kiện cho làm việc từ xa hiệu quả. Ứng dụng nhắn tin và giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp bằng Google Chat.

Hệ sinh thái Google Workspace với nhiều công cụ

Microsoft 365

Tương tự như Google Workspace, Microsoft 365 là bộ công cụ và dịch vụ đám mây được phát triển bởi Microsoft. Không chỉ có email mà còn có các công cụ văn phòng và họp trực tuyến, giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Microsoft Outlook là ứng dụng email và quản lý thông tin cá nhân mạnh mẽ. Bạn có thể gửi, nhận email và quản lý lịch làm việc. Bên cạnh đó ứng dụng còn cung cấp tính năng bảo mật cao và tích hợp liền mạch với nhiều công cụ và dịch vụ khác của Microsoft 365.

Là dân văn phòng bạn không thể không biết bộ ba công cụ truyền thống Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Ứng dụng cho phép tạo, chỉnh sửa, nhận xét và chia sẻ tài liệu văn bản, bảng tính và trình diễn. Tính năng tích hợp đám mây vì vậy người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Bộ ba công cụ văn phòng truyền thống

Bạn có thể tổ chức cuộc họp video chất lượng cao qua nền tảng Microsoft Teams. Đây là nền tảng họp video và giao tiếp trực tuyến. Đồng thời trao đổi tin nhắn và chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp dễ dàng..

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và truy cập vào tài liệu từ bất kỳ đâu và từ bất kỳ thiết bị nào. Ứng dụng cung cấp bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp.

Microsoft 365 dịch vụ lưu trữ đám mây dung lượng lớn

Zoho Mail

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm hơn nhưng vẫn đảm bảo tính năng và bảo mật, Zoho Mail là một lựa chọn đáng xem xét. Zoho Mail cung cấp các tính năng cơ bản và dễ sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Với Zoho Mail bạn cũng có thể tạo Email tên miền doanh nghiệp chuyên nghiệp và tin cậy. Bạn có thể truy cập vào email từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Ứng dụng còn tích hợp với các công cụ khác của Zoho như CRM và dịch vụ hội nghị trực tuyến.

Zoho Mail phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Zoho Mail cung cấp một ứng dụng lịch làm việc tích hợp và một danh bạ. Người dùng dễ dàng quản lý các cuộc họp, sự kiện và thông tin liên lạc của mình. Với công nghệ tiên tiến như mã hóa end-to-end, xác thực hai yếu tố và quản lý quyền truy cập, Zoho mail giúp bảo vệ thông tin người dùng hiệu quả.

Zoho Mail tích hợp liền mạch với các ứng dụng và dịch vụ khác như Zoho CRM, Zoho Projects và Zoho Desk, tạo ra một hệ sinh thái mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Ứng dụng này cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện và cài đặt email của mình để thể hiện thương hiệu riêng của doanh nghiệp. Bạn cũng có thể thêm các tính năng thông qua ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba.

Tùy chỉnh giao diện linh hoạt với Zoho Mail

Các gói Email doanh nghiệp Google phổ biến

Trong các gói Email doanh nghiệp kể trên, Email doanh nghiệp Google (Google Workspace) trở thành lựa chọn hàng đầu của hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới. Ứng dụng chinh phục người dùng bởi các tính năng ưu việt, hiện đại và tính bảo mật cao. Ứng dụng cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp:

• Business Starter: Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng. Với đầy đủ các công cụ cơ bản như Gmail, Google Drive, và Google Meet.
• Business Standard: Dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa, gói này cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng. Cùng với các tính năng nâng cao như hội nghị video với tối đa 150 người tham gia.
• Business Plus: Đây là gói phù hợp với các doanh nghiệp lớn cần nhiều tính năng bảo mật hơn. Cung cấp 5TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng, cùng với các công cụ quản lý và báo cáo nâng cao.
• Enterprise: Dành cho các tập đoàn lớn, gói này cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn và các tính năng bảo mật, quản lý dữ liệu tiên tiến nhất.

Các gói Email doanh nghiệp Google có nhiều mức giá khác nhau

Việc chọn gói email doanh nghiệp phù hợp là bước đi quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao hiệu. Bài viết trên đã chia sẻ chi tiết về các gói email doanh nghiệp. Lựa chọn đúng gói email không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru mà còn góp phần bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng. Hãy xem xét kỹ lưỡng các yếu tố để chọn được gói email phù hợp nhất nhé!