So sánh Google Workspace với Microsoft 365: Nên lựa chọn nền tảng nào?

Việc lựa chọn nền tảng công nghệ tích hợp bộ công cụ văn phòng phù hợp là một quyết định quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Google Workspace và Microsoft 365 là hai nền tảng phổ biến nhất, cung cấp các giải pháp mạnh mẽ để cải thiện hiệu suất làm việc và cộng tác. Tuy nhiên, mỗi nền tảng đều có những ưu và nhược điểm riêng. Bài viết dưới đây sẽ so sánh chi tiết Google Workspace và Microsoft 365 để giúp bạn lựa chọn nền tảng phù hợp nhất..

Giới thiệu chung về Google Workspace và Microsoft 365

Trên thị trường có rất nhiều nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ. Tuy nhiên Google Workspace và Microsoft 365 là hai “ông trùm” được biết đến nhiều nhất.

Google Workspace

Google Workspace trước đây có tên gọi G Suite. Đây là không gian làm việc trực tuyến tích hợp các ứng dụng cộng tác tạo điều kiện thuận tiện trong việc trao đổi công việc. Người dùng chỉ cần có tài khoản Google là đã có thể truy cập vào Google Workspace. Bên cạnh những tính năng cơ bản miễn phí, người dùng phải mua các gói dịch vụ để sử dụng tính năng nâng cao.

Trong hệ sinh thái của Google Workspace có các ứng dụng phổ biến như Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Meet, Chat, Drive,...Nhờ khả năng tích hợp liền mạch mà bạn có thể đưa tệp Google Docs từ Google Drive vào Email để mọi người cùng nhau làm việc. Bạn có thể thêm nhận xét, gắn tên người khác vào tệp tài liệu của mình.

Ưu điểm	Nhược điểm
Hoạt động độc lập với các thiết bị khác	Đối với một số doanh nghiệp hoặc cá nhân nhỏ, chi phí mua gói dịch vụ khá đắt
Gmail cho phép đặt tên miền email chuyên	Không có sẵn dạng phiên bản dành cho máy tính bàn
Cơ hội hợp tác rộng mở
Bao gồm lưu trữ đám mây

Google Workspace dành cho ai?

Đối với những cá nhân, doanh nghiệp có thói quen cộng tác từ xa trên các tài liệu để làm việc đội nhóm thì Google Workspace là lựa chọn hoàn hảo. Tính năng cộng tác trực tiếp của nền tảng này vượt trội đáng kể so với các nền tảng khác. Mọi ứng dụng tích hợp đều được thiết lập sẵn để sử dụng. Người dùng không cần mất thời gian để cài đặt.

Microsoft 365

Microsoft 365 là một bộ ứng dụng và dịch vụ đám mây của Microsoft, cung cấp các công cụ hiệu quả và linh hoạt cho công việc cá nhân và doanh nghiệp. Bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, và Outlook. Đây là lựa chọn phổ biến cho bộ ứng dụng văn phòng.

Các công cụ quen thuộc của Microsoft 365

Microsoft 365 còn tích hợp các dịch vụ đám mây như OneDrive và Teams, cho phép người dùng làm việc từ xa, cộng tác dễ dàng và lưu trữ dữ liệu an toàn. Khác với Google Workspace các ứng dụng của Microsoft đều có sẵn ở dạng phiên bản dành cho web và máy tính bàn, cho phép hoạt động ngoại tuyến.

Ưu điểm	Nhược điểm
Bộ ứng dụng Office trong văn phòng phổ biến	Hệ thống sử dụng có phần phức tạp
Giải pháp đám mây phù hợp cho những người hay dùng máy tính để bàn	Một số tính năng bị hạn chế, cần mua gói dịch vụ để tận dụng tối đa
Cơ hội hợp tác rộng mở	Không phải tất cả các gói trong Office 365 đều có phiên bản cho phép cài đặt của bộ sản phẩm Office. Ví dụ: gói ‘Business Basic’ cho phép phiên bản di động và trực tuyến.
Giá thành hợp lý

Microsoft 365 dành cho ai?

Nếu công việc của bạn cần sử dụng các chức năng nâng cao thay vì làm việc nhóm thì Microsoft 365 là lựa chọn tối ưu. Tất cả các ứng dụng của Microsoft 365 hoạt động mạnh mẽ. SharePoint, Microsoft Teams cung cấp không gian làm việc mang tính cộng tác tuyệt vời.

So sánh tính năng chung Google Workspace và Microsoft 365

Để giúp người dùng có góc nhìn trực quan về hai nền tảng này, chúng tôi sẽ đi vào so sánh các tính năng chung cơ bản của Google Workspace và Microsoft 365.

So sánh các tính năng chung của Google Workspace và Microsoft 365

Tính năng	Google Workspace	Microsoft 365
Email	Thay đổi Gmail theo tên miền doanh nghiệp	Exchange và Outlook cho phép đổi tên theo tên miền
Dung lượng	Dung lượng hộp thư ở phiên bản cơ bản là 30GB	Dung lượng hộp thư ở phiên bản cơ bản là 50GB
Lưu trữ đám mây	Lưu trữ đám mây của Drive là 30GB chung với hộp thư	Lưu trữ đám mây của OneDrive là 1TB riêng biệt với hộp thư
Meet và Chat	Họp video và Chat nhóm Hangouts. Số lượng người họp video tối đa 100 người	Họp video và chat nhóm Teams. Số lượng người họp video tối đa 250 người
Công cụ văn phòng	Docs, Sheet, Slide	Word, Excel, PowerPoint

So sánh các tính năng chính Google Workspace và Microsoft 365

Google Workspace và Microsoft 365 được mệnh danh là hai “ông trùm” cung cấp giải pháp ứng dụng văn phòng. “Kẻ tám lạng, người nửa cân” vậy đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp?

Giá dịch vụ

Điều đầu tiên người dùng quan tâm khi quyết định lựa chọn Google Workspace hay Microsoft 365 là giá dịch vụ. Cá nhân có thể sử dụng các ứng dụng cơ bản miễn phí của hai nền tảng này như Google Docs, Sheets và Slides cũng như Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp để khai thác tối đa các tính năng nâng cao và tính năng quản lý, bảo mật thì nên xem xét đăng ký các gói dịch vụ trả phí.

Google Workspace có nhiều phiên bản với mức giá khác nhau

Google Workspace có các gói giá linh hoạt, bắt đầu từ 6 USD/người/tháng cho gói Business Starter, với dung lượng lưu trữ 30GB, và lên đến 18 USD cho gói Business Plus với các tính năng bảo mật nâng cao và dung lượng lưu trữ lớn hơn. Google Workspace nổi bật với sự tích hợp liền mạch giữa các ứng dụng, mang lại giá trị cao cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Ngược lại, Microsoft 365 cung cấp một loạt các gói giá từ 6.99 USD cho gói Microsoft 365 Personal, dành cho cá nhân, đến 22 USD/người/tháng cho gói Microsoft 365 E3 dành cho doanh nghiệp. Phiên bản cung cấp các công cụ bảo mật, tuân thủ và quản lý thiết bị tiên tiến. Microsoft 365 nổi bật với bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ như Word, Excel, và PowerPoint, đi kèm với dung lượng lưu trữ 1TB trên OneDrive và các tính năng cộng tác nâng cao qua Microsoft Teams.

Giá cả của Microsoft 365 có phần cao hơn

Khi so sánh giá dịch vụ của Microsoft 365 và Google Workspace, Microsoft 365 có mức giá cao hơn nhưng đi kèm với các công cụ và dịch vụ văn phòng truyền thống mạnh mẽ hơn, trong khi Google Workspace cung cấp mức giá hợp lý với các tính năng tập trung vào cộng tác và lưu trữ đám mây.

Bộ 3 công cụ văn phòng

Google Workspace và Microsoft 365 cung cấp bộ ba công cụ văn phòng hàng đầu. Khi đặt các công cụ lên bàn cân, mỗi công cụ đều có những ưu và nhược điểm riêng biệt.

Xử lý văn bản: Google docs với Microsoft word

Google Docs nổi bật với khả năng cộng tác thời gian thực, cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, đưa ra nhận xét, chỉnh sửa mà không cần phải gửi qua lại. Giao diện của Google Docs đơn giản, dễ sử dụng. Ứng dụng có khả năng tự động lưu trữ trên Google Drive giúp người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị mà không lo mất dữ liệu.

Giao diện Google Docs đơn giản, thân thiện

Microsoft Word lại nổi bật với các tính năng soạn thảo và chỉnh sửa văn bản nâng cao, cung cấp nhiều tùy chọn định dạng phong phú. Công cụ còn hỗ trợ kiểm tra ngữ pháp và chính tả, cùng khả năng tích hợp mạnh mẽ với Excel và PowerPoint.

Microsoft Word cũng hỗ trợ các tính năng cộng tác, nhưng có khả năng làm việc ngoại tuyến và xử lý tài liệu phức tạp như văn bản dài, biểu mẫu và tài liệu ở nhiều định dạng. Đây là điểm vượt trội của nền tảng này. Hơn nữa, Microsoft Word là một công cụ quen thuộc trong môi trường doanh nghiệp, nơi yêu cầu cao về tính chuyên nghiệp và chức năng.

Bảng tính: Google Sheet với Microsoft excel

Tương tự Docs của Google Workspace, Google Sheets nổi bật với khả năng cộng tác. Người dùng có thể cùng làm việc, thảo luận đồng thời trên một bảng tính. Google Sheets tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google, như Google Forms và Google Data Studio. Khả năng truy cập trực tuyến và tự động lưu trữ trên Google Drive cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý và chia sẻ dữ liệu từ bất kỳ đâu.

Google Sheets tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác

Microsoft Excel nổi tiếng với các tính năng phân tích và xử lý dữ liệu mạnh mẽ, bao gồm các công cụ như Power Query, Power Pivot và hàng ngàn hàm tính phức tạp. Nhờ khả năng xử lý các bảng tính lớn mà Excel là lựa chọn hàng đầu cho các chuyên gia tài chính, kế toán và các nhà phân tích dữ liệu. Ngoài ra, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng làm việc ngoại tuyến, tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng khác của Microsoft như Power BI và Microsoft Access.

Bản trình bày: Google Slide với Microsoft powerpoint

Google Slides nổi bật với khả năng cộng tác trực tuyến mạnh mẽ, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa, nhận xét và cập nhật bài thuyết trình trên cùng tập tin. Google Slides tích hợp với các ứng dụng khác của Google như Google Docs, Google Sheets và Google Drive, giúp việc chia sẻ và quản lý tài liệu trở nên đơn giản và hiệu quả.

Google Slides có giao diện trực quan, dễ sử dụng và tính năng lưu trữ tự động trên đám mây. Nhờ vậy mà Google Slides trở thành lựa chọn lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa và những dự án cần tính linh hoạt cao.

Có sẵn nhiều mẫu để lựa chọn

Microsoft PowerPoint của Microsoft 365 là công cụ lâu đời và phổ biến nhất trong việc tạo bài thuyết trình, được biết đến với các tính năng phong phú và mạnh mẽ. PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn thiết kế, hiệu ứng chuyển cảnh và công cụ chỉnh sửa đa dạng để tạo ra bài thuyết trình ấn tượng.

Ngoài ra, PowerPoint hỗ trợ làm việc ngoại tuyến và tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft như Excel và Word, giúp người dùng dễ dàng nhập dữ liệu và biểu đồ từ các nguồn khác nhau.

Khi so sánh Google Workspace với Microsoft 365, Google Workspace chiếm ưu thế trong việc cộng tác và làm việc trực tuyến. Trong khi đó, Microsoft 365 lại là lựa chọn cho những ai cần các tính năng chuyên sâu và làm việc ngoại tuyến.Việc lựa chọn bộ công cụ nào sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của từng người, từng doanh nghiệp và dự án mà bạn đang thực hiện.

Email: Gmail so với Microsoft Outlook

Gmail của Google Workspace nổi bật với giao diện đơn giản, trực quan, và khả năng tìm kiếm mạnh mẽ nhờ tích hợp Google Search. Người dùng dễ dàng quản lý email, gắn nhãn, lọc thư và tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Ngoài ra, Gmail còn tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác như Google Drive, Calendar và Meet tạo nên môi trường làm việc đồng bộ và hiệu quả. Tính năng lưu trữ đám mây tự động và bảo mật cao cũng làm tăng cường trải nghiệm người dùng, đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân và doanh nghiệp.

Tính năng Gmail của hai nhà cung cấp đều tốt

Microsoft Outlook được biết đến với các tính năng quản lý email và lịch làm việc mạnh mẽ, tích hợp sâu với các công cụ Word, Excel và Teams. Outlook cung cấp nhiều tùy chọn quản lý thư mục, tính năng phân loại tự động, giúp người dùng tổ chức hộp thư một cách khoa học.

Ngoài ra, Outlook nổi bật với tính năng lịch biểu tích hợp, cho phép người dùng lên lịch, quản lý công việc và gửi lời mời họp một cách dễ dàng. Điểm cộng của Outlook là khả năng làm việc ngoại tuyến và hỗ trợ các tệp đính kèm dung lượng lớn..

Nhìn chung hai tính năng này của hai nhà cung cấp đều tốt. Nếu công việc của bạn yêu cầu sự chuyên nghiệp cao thì Outlook sẽ cung cấp tất cả. Nếu bạn muốn hoàn thành công việc nhanh chóng, Gmail là lựa chọn tốt hơn.

Cộng tác: Google Chat, Meet và Spaces so với Microsoft Teams

Khi nói đến việc cộng tác trên tài liệu thì Google Workspace vượt trội hơn nhiều so với Microsoft 365. Tính năng cộng tác này được tích hợp ngay trong giao diện của Google Workspace.

Google Chat, Meet, và Spaces tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google như Gmail, Google Calendar, và Google Drive. Người dùng dễ dàng tổ chức cuộc họp, trò chuyện, và làm việc nhóm trong thời gian thực. Google Chat cung cấp nền tảng nhắn tin đơn giản nhưng hiệu quả. Ứng dụng hỗ trợ cộng tác nhóm thông qua các cuộc hội thoại riêng tư hoặc nhóm.

Cuộc họp với chất lượng video cao

Bên cạnh đó Google Meet cung cấp các tính năng hội nghị video với chất lượng cao và dễ sử dụng. Spaces là tính năng mới trong Google Workspace, giúp các nhóm tổ chức công việc, chia sẻ tài liệu và quản lý dự án một cách linh hoạt và trực quan.

Nhưng khi nói đến các tính năng cộng tác phức tạp phù hợp với quy mô toàn doanh nghiệp thì Microsoft 365 cũng bao gồm các công cụ mà Google Workspace cung cấp. Teams cho phép người dùng tạo các kênh nhóm, chia sẻ tài liệu từ OneDrive, và tích hợp sâu với các ứng dụng khác của Microsoft như Word, Excel, và PowerPoint.

Teams cho phép số lượng người tham gia lớn

Lưu trữ và chia sẻ tệp: Google Drive so với Microsoft OneDrive

Google Drive của Google Workspace và Microsoft OneDrive của Microsoft 365 đều là những dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp hàng đầu. Mỗi bên có những ưu điểm riêng đáp ứng nhu cầu lưu trữ đám mây của người dùng cá nhân và doanh nghiệp.

Google Drive cho phép chia sẻ tập tin

Google Drive	OneDrive
Dung lượng lưu trữ 30GB dùng chung với hộp thư	Dung lượng lưu trữ 1TB, dùng độc lập với hộp thư
Cho phép chia sẻ dữ liệu trong và ngoài tổ chức	Cho phép chia sẻ dữ liệu trong và ngoài tổ chức
Phân quyền truy cập nhiều cấp độ	Phân quyền truy cập nhiều cấp độ
Đồng bộ hóa đa thiết bị	Đồng bộ hóa đa thiết bị

Qua so sánh trên có thể thấy Google Drive rất mạnh về khả năng đồng bộ hóa theo thời gian thực với tính năng Drive File Stream. Trong khi OneDrive rất mạnh với năng lực lưu trữ lớn. Lựa chọn giữa hai nền tảng này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu lưu trữ, chia sẻ và cộng tác của người dùng, đảm bảo tối ưu hóa trải nghiệm làm việc và bảo mật dữ liệu.

Dung lượng lưu trữ của OneDrive cực lớn

Công cụ quản lý và bảo mật: Google Workspace so với Microsoft 365

Google Workspace và Microsoft 365 đều cung cấp các tính năng quản lý và bảo mật mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu và duy trì hiệu suất làm việc.

Google Workspace nổi bật với giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Ứng dụng cho phép quản trị viên kiểm soát người dùng, quyền truy cập và thiết lập các chính sách bảo mật. Các tính năng xác thực hai yếu tố (2FA), mã hóa dữ liệu đầu cuối, và quản lý thiết bị di động (MDM) giúp bảo vệ thông tin và ngăn chặn truy cập trái phép. Bên cạnh đó, Google Workspace sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn..

Người dùng yên tâm về khả năng bảo mật của hai ứng dụng

Microsoft 365 được biết đến với các công cụ quản lý và bảo mật toàn diện phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Microsoft 365 cung cấp một loạt các tính năng bảo mật cao cấp như Microsoft Defender, mã hóa dữ liệu bằng BitLocker và quản lý danh tính qua Azure Active Directory. Microsoft 365 cũng tích hợp khả năng quản lý thiết bị di động và máy tính từ xa, giúp đảm bảo an ninh dữ liệu.

Dịch vụ và hỗ trợ: Google Workspace so với Microsoft 365

Trong thị trường công nghệ, việc xảy ra vấn đề đối với các ứng dụng là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy trong những trường hợp này cần được hỗ trợ và xử lý kịp thời.

Google Workspace cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 với nhiều kênh, bao gồm hỗ trợ trực tuyến, trò chuyện trực tiếp. Google cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết, video hướng dẫn và diễn đàn cộng đồng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề thường gặp. Google Workspace tập trung vào việc cung cấp các công cụ và tài nguyên trực tuyến, giúp doanh nghiệp nhanh chóng giải quyết các vấn đề kỹ thuật và nâng cao hiệu quả sử dụng..

Lựa chọn Google Workspace hay Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp

Microsoft cũng có hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua điện thoại, chat trực tiếp và email. Microsoft cung cấp các gói hỗ trợ theo cấp độ, từ cơ bản cho các kế hoạch dịch vụ nhỏ đến nâng cao cho các doanh nghiệp lớn và tổ chức ưu tiên. Microsoft 365 tập trung vào việc cung cấp sự trợ giúp kịp thời, cùng với các dịch vụ hỗ trợ quản lý và bảo trì cho các hệ thống phức tạp.

Khi so sánh Google Workspace với Microsoft 365 có thể thấy hai nền tảng này xứng đáng là đối thủ đáng gờm của nhau. Nếu Google Workspace phổ biến với cá nhân và doanh nghiệp nhỏ thì Microsoft 365 phổ biến với doanh nghiệp vừa và lớn. Nếu Google Workspace tập trung vào hiệu suất và sự đơn giản thì Microsoft 365 giải quyết các vấn đề có phần phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng.

Bài viết trên đã so sánh từ tổng quan đến chi tiết về tính năng, giá cả, dịch vụ của Google Workspace với Microsoft 365. Hi vọng qua đó người dùng có thể lựa chọn được nền tảng phù hợp để đảm bảo công việc hoạt động suôn sẻ và hiệu quả nhất.