5 kế hoạch chi tiết để sử dụng Google Meet kết nối công việc thành công trong doanh nghiệp

Ngày 27-05-2024

Các cuộc họp trực tuyến là chất keo gắn kết nhiều đội nhóm ở xa lại với nhau. Khi các doanh nghiệp và nhân viên vẫn luôn cần sự hợp tác, chúng ta biết rằng cần đảm bảo mọi cuộc họp đều kết nối tất cả mọi người tham gia đóng góp. Dựa trên kinh nghiệm của chính Vinaweb và trải nghiệm của khách hàng, Vinaweb đã tối ưu hóa 5 kế hoạch chi tiết để sử dụng Google Meet kết nối công việc thành công trong doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ

.
Đây là phương pháp lý tưởng cho các nhóm nhỏ hoặc riêng tư, các cuộc họp nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ là một cách tuyệt vời để kết nối mọi thứ xung quanh công việc chung và sở thích cá nhân. Sử dụng chúng để duy trì kết nối với đồng nghiệp và khách hàng, làm quen với thành viên mới trong nhóm hoặc tham gia các sự kiện xây dựng nhóm như những buổi cafe hàng tuần.

Người tham gia: 1:1 hoặc 3-15 (chia thành nhóm nhỏ)

Công cụ:

Người tổ chức: Người tổ chức có thể xem cách người tham dự trả lời lời mời họp (trực tiếp hoặc từ xa) trong Lịch để điều phối thời gian và địa điểm. Trong các cuộc họp kết hợp và từ xa, người tham gia có thể tham gia từ bất kỳ thiết bị nào thuận tiện nhất - máy tính xách tay, điện thoại, máy tính bảng,...

Người tham gia tại văn phòng: Những người tham gia trực tiếp từ phòng họp thông qua Google Meet có thể tạo ra khung hình hoàn hảo trong cuộc họp.

Người tham gia từ xa: Việc tham gia từ mọi nơi diễn ra liền mạch, bất kể thiết bị hay hệ điều hành, bằng mã Meet hoặc cuộc gọi trực tiếp. Với Gemini trong Google Meet, những người tham gia từ xa có thể sử dụng giao diện studio, ánh sáng studio và âm thanh studio để nâng cao chất lượng video và âm thanh của họ.
.

Họp theo từng phiên làm việc

.
Các buổi làm việc thường diễn ra tốt nhất với sự cộng tác của nhóm nhỏ - thường là để thảo luận về một tài liệu hoặc bài thuyết trình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chia sẻ và chỉnh sửa nội dung trong cuộc họp hoặc bằng cách tham gia cuộc họp trực tiếp từ trong Tài liệu, Trang trình bày hoặc Trang tính.
Người tham gia: 1:1 hoặc 3-15
Công cụ:

Người tổ chức: Cho dù người tổ chức cuộc họp ở tại công ty hay từ xa, họ đều có thể trình bày tài liệu làm việc trong cuộc họp để mọi người có thể theo dõi.

Người tham gia tại văn phòng: Người tham gia có thể sử dụng chế độ đồng hành để chia sẻ liên kết tài liệu qua trò chuyện trong cuộc họp để cộng tác trong thời gian thực. Ngoài ra, họ có thể chia sẻ các đường liên kết và tệp đính kèm trong Drive để tiếp tục cộng tác giữa các cuộc họp và dễ dàng tìm thấy chúng.

Người tham gia từ xa: Người tham gia từ xa có thể chuyển cuộc họp trực tiếp vào Google Tài liệu để họ có thể nhìn và nghe thấy mọi người khi họ chỉnh sửa và cộng tác cùng nhau. Những người tham gia từ xa cũng có thể sử dụng tính năng nhiều ghim để nhìn rõ hơn nội dung và mọi người trong cuộc họp. Với Gemini in Meet, bạn có thể tạo những hình nền độc đáo chỉ bị giới hạn bởi trí tưởng tượng của bạn.

Cuộc họp để đánh giá

.
Khi mục tiêu chính là trình bày nội dung và tạo điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho các cuộc họp thảo luận dự án với khách hàng thì nên tổ chức các buổi ôn tập. Thiết lập này có thể sử dụng các tính năng như trình bày tài liệu, trang trình bày, bảng tính và các dạng nội dung khác cho các nhóm vừa và nhỏ.

Số người tham gia: 3-5 hoặc tối đa 20

Công cụ:

Người tổ chức: Người tổ chức có thể bắt đầu cuộc họp với từng mục đánh giá công việc, sự kiện và người tham gia có thể sử dụng tính năng giơ tay để tạo điều kiện cho việc nhận xét theo lượt, trò chuyện trong cuộc họp để nhận xét cũng như đăng và bình chọn trong phần Hỏi đáp. Người tổ chức cũng có thể bắt đầu ghi âm hoặc ghi lại để dễ dàng tóm tắt và ghi lại các mục hành động tốt hơn.

Người tham gia tại văn phòng: Người tham gia trong phòng có thể “đăng ký” bằng chế độ đồng hành để mọi người trong cuộc gọi có thể thấy tên của họ được liên kết với phòng họ đang họp. Họ cũng có thể bật chế độ tự xem để có thể nhìn thấy họ trong ô riêng của họ.

Người tham gia từ xa: Người tham gia từ xa có thể sử dụng máy tính xách tay để tham gia thông qua trò chuyện trong cuộc họp, giơ tay cũng như phát biểu và thăm dò ý kiến. Người thuyết trình từ xa có thể sử dụng Trang trình bày trong Meet để xem phản ứng của mọi người khi họ trình bày dự án của mình. Với Gemini in Meet, những người tham gia từ xa cũng có thể sử dụng tính năng ghi chú giúp tôi để tự động ghi lại các ghi chú cuộc họp và các mục hành động, cho phép người tham gia tham gia đầy đủ vào các cuộc thảo luận mà không phải ghi chú thủ công.

Cuộc họp để phát triển ý tưởng

.
Phát triển ý tưởng cùng nhau là tất cả về sự hợp tác sáng tạo. Khi việc tạo ý tưởng và giải quyết vấn đề theo thời gian thực nằm trong chương trình thảo luận, hãy tham gia kiểu cuộc họp được thiết lập này để tận dụng tối đa thời gian và ý tưởng của mọi người.

Người tham gia: 2-20

Công cụ:

Người tổ chức: Người tổ chức có thể chọn sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến để nhận được phản hồi nhẹ nhàng từ những người tham gia trong quá trình suy nghĩ và đề xuất ý tưởng. Phòng họp nhóm là nơi lý tưởng để chia sẽ các suy nghĩ thành các nhóm nhỏ hơn và nhận góp ý, sau đó tham gia lại nhóm lớn hơn để chia sẻ ý tưởng hoàn thiện đó.

Người tham gia tại văn phòng: Để có trải nghiệm chất lượng âm thanh và video tốt nhất, hãy tham gia trực tiếp từ phòng họp thông qua Google Meet và sử dụng khung hình thích ứng để tạo khung hình hoàn hảo cho mọi người, bao gồm cả những người đang phát biểu và phản ứng của người tham gia.

Người tham gia từ xa: Người tham gia từ xa có thể sử dụng các ứng dụng bảng trắng tích hợp của bên thứ ba từ FigJam , LucidSpark và Miro để cộng tác trực quan trong một cuộc họp với mục đích đóng góp ý tưởng này.
.

Cuộc họp quy mô lớn

.
Khi chia sẻ thông tin với một nhóm đông người như toàn thể công ty, thì kiểu phát trực tiếp trong Meet hoặc tích hợp với Brandlive là một cách tốt nhất. Thật lý tưởng khi tập hợp các nhóm lớn hơn để chia sẻ thông tin và tạo sự liên kết.

Người tham gia: Toàn bộ công ty

Công cụ:

Người tổ chức: Trước cuộc họp, người tổ chức có thể thiết lập sự kiện dưới dạng phát trực tiếp trong Lịch. Trong cuộc họp, họ có thể chia sẻ kết quả thăm dò ý kiến trong thời gian thực, đồng thời xem và kiểm duyệt các lượt giơ tay cũng như hỏi đáp. Người tổ chức cuộc họp có thể thăng chức những người tham gia khác lên làm người đồng tổ chức trong cuộc gọi hoặc trước cuộc họp trong lời mời trên Lịch. Người tổ chức cũng có thể chọn chia sẻ nội dung cuộc họp sau cuộc họp.

Đối với các sự kiện và hội thảo trực tuyến được tổ chức đầy đủ hoặc các sự kiện cực lớn lên tới 1 triệu người tham gia, các công ty có thể tham khảo bằng nền tảng Brandlive .

Người tham gia trong phòng: Thông qua Meet, người tham gia trong phòng có thể gửi phản hồi, giơ tay, tham gia cuộc thăm dò nhóm hoặc đăng câu hỏi cho người kiểm duyệt.

Người tham gia từ xa: Trên các thiết bị riêng lẻ, người tham gia từ xa có thể ghim nhiều nội dung liên quan chẳng hạn như nguồn cấp dữ liệu video trong phòng và ô loa. Từ thiết bị của mình, họ có thể dễ dàng tham gia bằng biểu tượng cảm xúc, cuộc trò chuyện, hỏi đáp và giơ tay.
.

Cuộc họp làm việc kết hợp với Google Workspace

.
Google Meets trong gói Google Workspace cung cấp nhiều tính năng và chức năng hỗ trợ các kế hoạch cho kiểu cuộc họp này. Các công cụ cộng tác theo thời gian thực của nền tảng giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng làm việc cùng nhau từ mọi nơi. Google Meet cũng cung cấp nhiều cách khác nhau để người tham gia tương tác với nhau, bao gồm video, âm thanh và trò chuyện. Tính linh hoạt này cho phép các nhóm chọn phương thức liên lạc phù hợp nhất với nhu cầu của họ.

Bằng cách tận dụng sức mạnh của Google Meet trong Google Workspace, các nhóm có thể tạo ra các cuộc họp làm việc kết hợp hấp dẫn và hiệu quả. Với các công cụ và chiến lược phù hợp, công việc kết hợp có thể mang lại thành công cho tất cả mọi người.

Hãy bắt đầu với Google Workspace ngay hôm nay.

---

Vinaweb - Đối tác chính thức của Google tại Việt Nam chuyên cung cấp các gói Google Workspace giá đại lý giảm tới 52% với khách hàng mới và giảm tới 48% với khách hàng gia hạn.