Phần mềm báo giá có sẵn hay làm riêng cho doanh nghiệp?

Vinaweb xây phần mềm theo đúng nghiệp vụ báo giá của từng doanh nghiệp: công thức tính khối lượng, danh mục vật tư, cấu hình mẫu, mẫu PDF. Ảnh trên trang chụp từ phần mềm báo giá Vinaweb làm cho một doanh nghiệp thi công phòng xông hơi (thông tin công ty, khách hàng đã được thay bằng dữ liệu mẫu).

Có dùng lại được file Excel và mẫu báo giá Word hiện tại không?

Được. Công thức trong file Excel (tính diện tích, khối lượng, công suất…) được đưa vào phần mềm; mẫu báo giá được dựng lại đúng bố cục, logo, điều khoản thanh toán, bảo hành, chữ ký đang dùng.

Khách hàng nhận báo giá như thế nào?

Nhân viên xem trước rồi tải file PDF khổ A4 để gửi email, hoặc chia sẻ thẳng qua Zalo trên điện thoại Android. Khách không cần cài thêm phần mềm.

Có làm được báo giá nhiều phương án cho một khách không?

Có. Một báo giá chứa nhiều phương án dùng chung số báo giá; nút "Tạo 3 phân khúc" dựng sẵn bản Tiêu chuẩn, Nâng cao, Cao cấp. Khách chốt phương án nào, phần mềm ghi lại đúng phương án đó.

Làm sao tránh báo sai giá?

Mỗi vật tư có trạng thái giá (đã xác nhận, cần kiểm tra, theo báo giá thực tế…). Dòng có giá chưa xác nhận được tô cảnh báo và hiện trong mục "Kiểm tra trước khi xuất"; mọi lần đổi giá được lưu lịch sử kèm lý do.

Nhân viên có xem được giá vốn không?

Tuỳ phân quyền: quản trị sửa danh mục, xác nhận giá và xem giá vốn; quản lý xem toàn bộ báo giá; nhân viên kinh doanh chỉ sửa báo giá của mình và không thấy giá vốn. Giá vốn không bao giờ xuất ra file gửi khách.

Chi phí làm phần mềm báo giá thế nào?

Phụ thuộc mức độ phức tạp của công thức tính, số phân hệ (báo giá, hợp đồng, kết nối kế toán…) và cách triển khai. Sau buổi khảo sát miễn phí, Vinaweb gửi báo giá trọn gói, rõ từng hạng mục.

Phần mềm quản lý báo giá – tạo, gửi, theo dõi báo giá chuyên nghiệp

	A	B	C	D
1	Hạng mục	SL	Đơn giá	Thành tiền
2	Gỗ thông Canada	17,25	1.300.000	22.425.000
3	Khung xương gỗ	16,5	350.000	#REF!1
4	Máy xông hơi khô	1	8.900.0002	8.900.000
5	Tổng cộng			35.900.0003
6

Cấu hình mẫu

Mỗi loại sản phẩm có sẵn danh sách hạng mục chuẩn và cách tự tính số lượng – lập báo giá bằng vài nút chọn.

Tự tính theo kích thước

Nhập Ngang × Sâu × Cao, phần mềm ra thể tích, công suất đề xuất, diện tích vật liệu; ô nào cần thì sửa tay.

Nhiều phương án

Thêm phương án 2, 3 hoặc tạo nhanh 3 phân khúc; sao chép từ báo giá cũ để làm tiếp.

Trạng thái đơn giá

Đã xác nhận, cần kiểm tra, theo báo giá thực tế, xung đột – khoá; mọi lần đổi giá được lưu lịch sử.

Chiết khấu, VAT, tạm ứng

Chiết khấu theo % hoặc số tiền, VAT không / đã gồm / 8% / 10%, tạm ứng và phần còn lại tự tính.

Thanh toán theo đợt

Mặc định 2 đợt 50/50, nhập theo % hoặc số tiền; tổng các đợt phải khớp tổng thanh toán.

Kiểm tra trước khi xuất

Chặn số âm, chiết khấu vượt tạm tính; cảnh báo thiếu tên khách, ngày, giá chưa xác nhận.

PDF đúng mẫu công ty

Khổ A4, logo, dấu và chữ ký; báo giá dài tự lặp tiêu đề bảng, không cắt ngang dòng.

Chia sẻ qua Zalo

Gửi file PDF cho khách qua Zalo ngay trên điện thoại Android, hoặc tải về để gửi email.

Khoá và phiên bản

Báo giá đã gửi, đã chốt được khoá lại; sửa thì tạo phiên bản mới, có ghi chú thay đổi.

Phân quyền 3 vai trò

Quản trị sửa danh mục, xác nhận giá; quản lý xem toàn bộ; kinh doanh chỉ sửa báo giá của mình.

Thông tin nội bộ không lộ

Giá vốn, mã vật tư, ghi chú nội bộ không bao giờ xuất ra file gửi khách.

	Excel, Word	Phần mềm báo giá
Lập báo giá	Sao chép file cũ, tự tính khối lượng	Nhập kích thước, phần mềm tự tính
Đơn giá	Không rõ giá nào đã xác nhận	Trạng thái từng giá, cảnh báo giá chưa chắc
Trình bày	Mỗi người một kiểu, dễ lệch tiêu đề	PDF đúng mẫu công ty
Nhiều phương án	Mỗi phương án một file, tính lại từ đầu	3 phân khúc từ một lần nhập
Trước khi gửi	Tự soát bằng mắt	Kiểm tra dữ liệu thiếu, số liệu sai
Gửi cho khách	Đính kèm file thủ công	Tải PDF hoặc chia sẻ thẳng qua Zalo
Lưu trữ, tìm kiếm	Rải rác máy cá nhân, email	Tập trung, tìm theo khách, số điện thoại
Theo dõi	Không biết báo giá nào đang treo	Trạng thái từ nháp đến chốt
Bảo mật giá	Gửi nhầm cả cột giá vốn	Giá vốn chỉ nội bộ thấy, không xuất ra file

Phần mềm quản lý báo giá – tạo, gửi, theo dõi báo giá chỉ trong vài phút

Báo giá bằng Excel, Word: quen tay nhưng tốn kém

Từ lúc nhập kích thước đến khi khách chốt – trên một phần mềm

Nhập kích thước – phần mềm tự tính

Ba phân khúc từ một lần nhập

Kiểm tra rồi mới xuất

Biết báo giá đang ở đâu

Không còn báo nhầm giá cũ – mỗi đơn giá đều có trạng thái

Lập thử một báo giá – tổng tiền, VAT, số tiền bằng chữ tự điền