Trong doanh nghiệp, không ít thời gian của nhân viên được dành cho những công việc lặp lại như nhập dữ liệu, tổng hợp báo cáo, kiểm tra thông tin hay theo dõi tiến độ. Những công việc này không nhất thiết đòi hỏi nhiều quyết định chuyên môn nhưng lại chiếm một phần đáng kể thời gian làm việc mỗi ngày.
AI trong doanh nghiệp đang chuyển dần từ một công cụ hỗ trợ đơn lẻ thành một phần của quy trình làm việc. Trong quá trình đó, AI Assistant và AI Agent là hai khái niệm được nhắc đến ngày càng nhiều. Một bên giúp nhân viên làm việc nhanh hơn, bên còn lại có thể đảm nhận và xử lý một chuỗi tác vụ theo mục tiêu được giao.
Chatbot đã trở thành một công cụ quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp, từ trả lời câu hỏi của khách hàng đến hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nội bộ. Người dùng đặt câu hỏi, AI phân tích nội dung và đưa ra câu trả lời tương ứng.
AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nhiều công việc, từ soạn thảo nội dung, phân tích thông tin đến tự động hóa tác vụ. Tuy nhiên, hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn nằm ở cách doanh nghiệp lựa chọn vấn đề cần giải quyết, đưa AI vào quy trình và kiểm soát kết quả đầu ra.
AI đang mở ra nhiều cơ hội để doanh nghiệp tự động hóa công việc, khai thác dữ liệu và nâng cao hiệu suất vận hành. Tuy nhiên, để AI thực sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không thể chỉ triển khai công cụ mà còn cần chuẩn bị về dữ liệu, quy trình và cách phối hợp giữa các phòng ban.
Trong quá trình nhập và cập nhật dữ liệu, sai sót thường không đến từ một lỗi lớn mà từ những chi tiết nhỏ: bỏ trống một trường bắt buộc, nhập sai định dạng, điền nhầm thông tin hoặc cập nhật thiếu dữ liệu. Nếu không được phát hiện sớm, những lỗi này có thể tiếp tục đi vào các bước xử lý phía sau.
Trong doanh nghiệp, một hồ sơ có thể được cập nhật nhiều lần bởi nhiều người khác nhau. Thông tin khách hàng thay đổi, trạng thái xử lý được cập nhật, người phụ trách được chuyển giao hoặc một trường dữ liệu bị chỉnh sửa. Nếu chỉ lưu phiên bản cuối cùng, doanh nghiệp rất khó xác định ai đã thay đổi, thay đổi nội dung gì và thay đổi vào thời điểm nào.
Doanh nghiệp nào cũng có quy trình chuẩn cho những công việc lặp lại. Tuy nhiên, thực tế vận hành hiếm khi diễn ra đúng 100% theo những gì đã thiết kế. Một khách hàng yêu cầu xử lý gấp, phòng kinh doanh cần bổ sung thông tin, dự án phát sinh hạng mục mới hoặc quản lý giao một nhiệm vụ chưa từng có trong quy trình.
Nhân viên chuyển từ Sales sang Marketing, từ CSKH sang vận hành hoặc thay đổi vị trí trong cùng một phòng ban đều có thể tạo ra một vấn đề về dữ liệu. Nếu quyền truy cập không được điều chỉnh kịp thời, nhân viên có thể vẫn nhìn thấy những tài liệu không còn phục vụ công việc mới.
Trong nhiều doanh nghiệp, thông tin của một khách hàng không nằm ở một nơi duy nhất. Sales lưu lịch sử trao đổi trong file riêng, Marketing giữ dữ liệu từ chiến dịch, CSKH cập nhật tình trạng hỗ trợ còn kế toán lại có thông tin về hợp đồng và thanh toán.
Khi số lượng yêu cầu phê duyệt tăng lên hàng trăm yêu cầu mỗi tháng, việc xử lý bằng email, nhóm chat hoặc bảng tính riêng lẻ bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế. Người gửi không biết yêu cầu đang nằm ở đâu, người duyệt phải tìm lại thông tin và quản lý khó thống kê có bao nhiêu yêu cầu đang chờ xử lý.
Một công việc bị trễ vài ngày có thể kéo theo cả chuỗi công việc phía sau. Marketing chưa hoàn tất nội dung, Sales chưa có tài liệu để làm việc với khách hàng, Kế toán chưa thể xử lý chi phí hoặc quản lý phải liên tục hỏi lại tiến độ.