Triển khai Microsoft 365Giải pháp
Hướng dẫn lưu và chia sẻ phiên bản báo giá trong Lark Docs để giữ đúng nội dung đã kiểm tra qua từng vòng thương lượng.
Trước khi khách hàng chốt phương án, một báo giá thường trải qua nhiều vòng điều chỉnh: Sales thay số lượng, quản lý duyệt lại chiết khấu và kỹ thuật bổ sung phạm vi triển khai. Khi cả nhóm chỉ chia sẻ đường dẫn tới tài liệu đang làm việc, nội dung có thể tiếp tục thay đổi sau lần gửi đầu tiên. Đến lúc cần đối chiếu, không phải ai cũng xác định được khách hàng đã xem bản nào.
Tính năng lưu phiên bản của Lark Docs giúp giữ lại nội dung tại những mốc trao đổi quan trọng, trong khi nhóm vẫn tiếp tục chỉnh sửa tài liệu hiện tại. Nhờ đó, mỗi lần gửi báo giá đều có một bản để đối chiếu, đặc biệt hữu ích khi hồ sơ có nhiều bộ phận tham gia hoặc được bàn giao cho nhân viên khác giữa quá trình thương lượng.
Bước 1: Xác định các mốc cần chốt
Bạn nên lưu phiên bản ở những thời điểm có ý nghĩa với quá trình làm việc, chẳng hạn khi báo giá được duyệt để gửi lần đầu, sau một vòng thương lượng quan trọng hoặc khi phạm vi triển khai thay đổi. Mỗi mốc cần gắn với người chịu trách nhiệm kiểm tra và xác nhận nội dung, để bản còn đang chờ duyệt không bị dùng nhầm trong trao đổi với khách hàng.
Việc tập trung báo giá trong tài liệu Lark Docs giúp các bộ phận cùng làm việc với một tài liệu thay vì gửi qua lại nhiều file riêng. Trên nền tảng đó, nhóm có thể bổ sung quy tắc lưu phiên bản để phân biệt rõ nội dung đang chỉnh sửa với những bản đã dùng trong từng vòng trao đổi.
Bước 2: Lưu bản đã được kiểm tra
Khi báo giá đã được kiểm tra, bạn mở tài liệu trên Lark web hoặc ứng dụng máy tính, chọn menu ba chấm rồi chọn Save as Version. Hãy đặt tên theo một cấu trúc dễ nhận biết, ví dụ BG-ABC_2026-11-02_Gui-lan-1, sau đó xác nhận lưu. Người thực hiện cần quyền chỉnh sửa và có thể mở lại những mốc đã lưu qua View Versions.
Cả nhóm nên thống nhất cách đặt tên dựa trên mã khách hàng, ngày và mục đích sử dụng để người tiếp nhận dễ xác định đúng bản khi tra cứu. Những tên như “bản cuối”, “bản cuối mới” hoặc “bản cuối chính thức” thường khó phân biệt sau vài vòng điều chỉnh, nhất là khi nhiều nhân viên cùng xử lý một khách hàng.
Bước 3: Rà nội dung ngay trong bản đã lưu
Sau khi lưu, bạn nên mở lại đúng phiên bản để rà soát đơn giá, số lượng, chiết khấu, phạm vi công việc, thời gian triển khai và điều kiện thanh toán. Ví dụ, khi số tài khoản tăng từ 50 lên 80, nhóm cần kiểm tra cả số buổi đào tạo và phạm vi hỗ trợ có thay đổi theo hay không. Việc rà ngay trên bản chuẩn bị chia sẻ giúp tránh trường hợp kiểm tra một bản nhưng lại gửi đường dẫn của bản khác.
Bản đã lưu là căn cứ để đối chiếu nội dung tại một thời điểm, còn tính chính xác của báo giá vẫn cần được xác nhận qua quy trình duyệt nội bộ. Vì vậy, trước khi gửi, nhóm nên xác định người chịu trách nhiệm về giá và phạm vi công việc, đồng thời bảo đảm những thay đổi mới nhất đã được người có thẩm quyền chấp thuận.
Bước 4: Chia sẻ đúng đường dẫn phiên bản
Trong giao diện phiên bản đã mở, bạn chọn Copy Version Link để lấy đúng đường dẫn cần chia sẻ. Khi gửi cho khách hàng hoặc đồng nghiệp, hãy ghi kèm mã hay ngày của phiên bản để hai bên có cùng căn cứ trao đổi. Người nhận vẫn cần quyền xem tài liệu gốc, nên bạn cần kiểm tra khả năng truy cập theo quy định chia sẻ của doanh nghiệp trước khi sử dụng đường dẫn.
Phiên bản đã lưu chỉ dùng để xem và không cho phép chỉnh sửa hay bình luận trực tiếp. Nếu khách hàng muốn thay đổi, bạn ghi nhận yêu cầu trong kênh trao đổi đang sử dụng, sau đó cập nhật tài liệu làm việc. Khi nội dung mới đã được kiểm tra và duyệt, hãy lưu một phiên bản tiếp theo để giữ rõ ranh giới giữa các vòng thương lượng.
Bước 5: Giữ các mốc trao đổi để dễ bàn giao
Trong những buổi rà soát có nhiều bộ phận tham gia, tính năng Magic Share giúp nhóm cộng tác trên Docs trước khi chốt báo giá mới. Sau cuộc trao đổi, người phụ trách cập nhật các nội dung đã thống nhất và lưu thêm một phiên bản, để nhân viên tiếp nhận sau này có thể lần theo các mốc thay đổi mà không phải suy đoán từ tài liệu hiện tại.
Quy trình báo giá sẽ dễ kiểm soát hơn khi tài liệu, trao đổi và phê duyệt được tổ chức trên nền tảng Lark Suite. Với nhóm kinh doanh, thói quen quan trọng là kiểm tra đúng bản, đặt tên nhất quán và chia sẻ đúng liên kết phiên bản ở mỗi vòng làm việc với khách hàng.
