Cách dùng Lark Base để nhắc gia hạn hợp đồng đúng thời điểm

Một hợp đồng còn hiệu lực đến cuối năm có thể đã cần được xem xét từ nhiều tuần trước đó. Người phụ trách phải đánh giá nhu cầu tiếp tục sử dụng, làm việc với đối tác và hoàn tất các bước duyệt ngân sách trước khi quyết định. Nếu bảng theo dõi chỉ có ngày hết hạn, doanh nghiệp dễ bỏ lỡ khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc gia hạn.

Với Lark Base, bạn có thể quản lý riêng ngày hết hạn và ngày cần ra quyết định, sau đó thiết lập thông báo đến người chịu trách nhiệm khi tới mốc xử lý. Cách làm này giúp nhóm chủ động bắt đầu công việc đúng lúc; thời gian nhắc cần được xác định theo điều khoản của từng hợp đồng và quy trình duyệt thực tế của doanh nghiệp.

Bước 1: Chuẩn hóa bảng hợp đồng

Khi sử dụng Lark Base, bạn nên tạo một bảng hợp đồng gồm mã hồ sơ, đối tác, người phụ trách, ngày hết hạn, ngày cần quyết định, trạng thái và liên kết tài liệu. Trong đó, trường người dùng xác định người nhận nhắc, trường ngày cung cấp mốc kích hoạt, còn danh sách trạng thái giúp luồng tự động phân biệt hồ sơ nào vẫn cần xử lý.

Chẳng hạn, một hợp đồng kết thúc ngày 31/12 nhưng nhóm cần đánh giá nhu cầu từ giữa tháng 11 để kịp thương lượng và duyệt ngân sách. Khi nhập hồ sơ, hãy đặt ngày cần quyết định theo kế hoạch này, thay vì áp dụng cùng một khoảng nhắc cho tất cả hợp đồng. Các trạng thái như đang hiệu lực, đang thương lượng, đã gia hạn và kết thúc cũng nên được thống nhất để mọi người cập nhật theo cùng một cách.

Bước 2: Chọn trigger theo ngày cần quyết định

Sau khi có bảng dữ liệu, bạn mở Workflow hoặc Automations trong Base, tạo luồng mới và chọn At record’s trigger time. Tiếp theo, chọn bảng hợp đồng, dùng trường ngày cần quyết định làm mốc kích hoạt và đặt giờ chạy phù hợp. Ảnh minh họa sử dụng bảng mẫu, vì vậy tên bảng và trường ngày cần được thay bằng dữ liệu mà doanh nghiệp đang theo dõi.

Bước 3: Thêm điều kiện và gửi tin nhắn

Trong Workflow, bạn nên thêm nhánh kiểm tra trạng thái trước bước gửi để thông báo chỉ đến những hồ sơ vẫn cần xử lý. Ví dụ, hợp đồng đã kết thúc hoặc đã hoàn tất gia hạn không nên tiếp tục xuất hiện như một hồ sơ đang chờ quyết định. Khi điều kiện đã phù hợp, hãy thêm Send a Lark message, chọn người nhận từ trường người phụ trách và đưa mã hợp đồng, tên đối tác cùng ngày hết hạn vào nội dung.

Một thông báo hữu ích cần giúp người nhận biết ngay hồ sơ nào đang cần xử lý và bước tiếp theo là gì. Chẳng hạn: Hợp đồng HD-024 đã đến mốc xem xét gia hạn. Vui lòng đánh giá nhu cầu sử dụng, làm việc với đối tác và cập nhật hướng xử lý trong hồ sơ. Bạn nên kèm đường dẫn bản ghi để người phụ trách mở đúng tài liệu mà không phải tìm lại trong danh sách.

Bước 4: Kiểm thử trước khi bật chính thức

Trước khi bật luồng cho toàn bộ hợp đồng, hãy tạo một bản ghi thử với ngày nhắc gần thời điểm hiện tại và chọn người nhận thử. Sau khi luồng chạy, kiểm tra thông báo có đến đúng người, hiển thị đúng hồ sơ và mở được đường dẫn hay không. Bạn cũng nên thử một hợp đồng ở trạng thái kết thúc để xác nhận nhánh điều kiện đã loại bỏ được các nhắc việc không còn cần thiết.

Trigger theo thời điểm của bản ghi chạy một lần và không thay thế lịch nhắc định kỳ. Nếu nhóm cần bản tổng hợp hằng tuần, bạn phải thiết lập thêm At scheduled time và bước tìm những hồ sơ đáp ứng điều kiện theo dõi. Khi lựa chọn tần suất, hãy đối chiếu số lượng hợp đồng với hạn mức tự động hóa của gói đang sử dụng để quy trình vận hành ổn định.

Cập nhật hồ sơ sau mỗi quyết định

Sau khi nhận nhắc, người phụ trách cần cập nhật tiến độ và kết quả ngay trong hồ sơ để các bộ phận khác biết công việc đã đi đến đâu. Khi hoàn tất gia hạn, hãy bổ sung thời hạn mới, trạng thái và phụ lục liên quan. Với hợp đồng cần được chấp thuận trước khi cam kết cùng đối tác, ứng dụng Lark Approval có thể được dùng để tổ chức bước phê duyệt riêng theo quy trình nội bộ.

Khi dữ liệu hợp đồng, mốc xử lý và trao đổi công việc được kết nối trên nền tảng Lark Suite, doanh nghiệp có cơ sở theo dõi xuyên suốt quá trình gia hạn thay vì phụ thuộc vào trí nhớ của một người. Tuy vậy, thông báo chỉ tạo được giá trị khi mỗi hồ sơ có người chịu trách nhiệm rõ ràng và kết quả được cập nhật đều đặn.