Giới hạn lưu trữ và tải lên cho Google Workspace

Google Workspace đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Với sự phát triển không ngừng của dữ liệu thì việc hiểu rõ giới hạn lưu trữ và tải lên cho Google Workspace là điều cần thiết để tối ưu hóa việc sử dụng dịch vụ này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc các quy định này. Từ đó mà bạn có thể quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và tránh những rắc rối không đáng có.

Giới hạn lưu trữ của Google Workspace

Giới hạn lưu trữ của Google Workspace khá phức tạp vì nó phụ thuộc vào phiên bản (gói) mà bạn đang sử dụng. Không có một con số cố định áp dụng cho tất cả người dùng. Google cung cấp nhiều gói khác nhau, từ các gói cá nhân đến các gói dành cho doanh nghiệp lớn, mỗi gói có mức lưu trữ khác nhau.

Dành cho các gói Google Workspace thông thường

Dành cho gói Google Workspace giáo dục

Dành cho gói Google Workspace Essentials không bao gồm Gmail

Dành cho gói Google Workspace tiền tuyến

Dành cho gói Google Workspace tổ chức phi lợi nhuận

Cách xác định giới hạn lưu trữ Google Workspace

Thông thường, thông tin về giới hạn lưu trữ được Google công bố trên trang web chính thức của họ và có thể thay đổi theo thời gian. Vì vậy, cách tốt nhất để biết giới hạn lưu trữ chính xác cho tài khoản của bạn là:

Các bước theo dõi thông tin về giới hạn lưu trữ được Google Workspace

• Kiểm tra trực tiếp trên bảng điều khiển quản trị của Google Workspace: Nếu bạn là quản trị viên, bạn sẽ tìm thấy thông tin chi tiết về dung lượng lưu trữ hiện tại và giới hạn của mỗi người dùng cũng như tổng dung lượng lưu trữ của toàn bộ tổ chức trong bảng điều khiển quản trị.
• Kiểm tra hợp đồng/hóa đơn của bạn: Hợp đồng hoặc hóa đơn của bạn với Google sẽ nêu rõ dung lượng lưu trữ được cung cấp trong gói bạn đã đăng ký.
• Liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Google Workspace: Nếu bạn không tìm thấy thông tin cần thiết, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của Google để được hỗ trợ.

Một số điểm cần lưu ý:

Nhiều thông tin quan trọng mà người dùng cần lưu ý

• Lưu trữ được chia sẻ: Dung lượng lưu trữ không chỉ bao gồm email mà còn bao gồm các tệp được lưu trữ trên Google Drive, Google Photos (nếu được tích hợp) và các ứng dụng khác trong Google Workspace.
• Quản lý lưu trữ: Google thường cung cấp các công cụ để quản lý dung lượng lưu trữ, giúp bạn theo dõi dung lượng đã sử dụng và xóa các tệp không cần thiết.
• Khả năng nâng cấp: Nếu bạn cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, bạn có thể nâng cấp lên gói Google Workspace cao cấp hơn.

Giới hạn tải lên và sao chép của Google Workspace

Giới hạn tải lên/sao chép hàng ngày

Quy định tải tệp lên với dung lượng yêu cầu theo hệ thống

• Tổng dung lượng: 750GB trong vòng 24 giờ. Đây là tổng lượng dữ liệu bạn có thể tải lên hoặc sao chép vào Google Drive trong một ngày. Điều này bao gồm cả việc tải lên trực tiếp và sao chép từ các nguồn khác.
• Làm mới: Giới hạn được làm mới sau 24 giờ. Sau khi đạt đến giới hạn 750GB, bạn sẽ không thể tải lên hoặc sao chép thêm tệp nào cho đến khi giới hạn được làm mới.
• Ảnh hưởng: Giới hạn này ảnh hưởng đến tốc độ tải lên và sao chép chứ không phải dung lượng lưu trữ tối đa của tài khoản. Bạn vẫn có thể lưu trữ nhiều hơn 750GB, nhưng việc thêm tệp mới sẽ bị hạn chế.

Giới hạn kích thước tệp

Tìm hiểu các quy định liên quan đến kích thước tệp

• Tải lên: Bạn có thể tải lên các tệp có kích thước lên đến 5 TB. Tuy nhiên, lưu ý rằng chỉ tệp đầu tiên vượt quá giới hạn 750GB trong ngày mới sẽ được hoàn tất. Các tệp khác sẽ bị trì hoãn cho đến khi giới hạn hàng ngày được làm mới.
• Sao chép: Không thể sao chép các tệp lớn hơn 750 GB. Google khuyên bạn nên tải tệp xuống và sau đó tải lên lại để vượt qua giới hạn này. Điều này ngụ ý rằng việc sao chép dựa trên một cơ chế khác, có thể bị giới hạn chặt chẽ hơn so với việc tải lên trực tiếp.

Giới hạn tệp và thư mục trên ổ đĩa của Google Workspace

Giới hạn tổng số mục

Lưu ý về số thư mục được tạo trên tài khoản của người dùng

• Số lượng: Mỗi người dùng có thể có tối đa 500 triệu mục được tạo bởi tài khoản đó cùng một lúc. Điều này bao gồm tất cả các tệp, thư mục và lối tắt.
• Mục đã xóa: Các mục đã xóa vĩnh viễn không được tính vào giới hạn này. Điều này có nghĩa là việc xóa tệp không trực tiếp giải phóng không gian trong giới hạn 500 triệu mục, nhưng nó giúp quản lý số lượng mục đang hoạt động.
• Ý nghĩa: Giới hạn này đặt ra một giới hạn về số lượng tổng thể các mục mà một người dùng có thể tạo và quản lý đồng thời. Đây là một giới hạn lớn, nhưng vẫn có thể đạt đến nếu người dùng tạo và lưu trữ một số lượng lớn tệp.

Giới hạn số mục trong thư mục "My Drive"

Quy định khi sử dụng thư mục gốc của người dùng

• Số lượng: Thư mục "My Drive" (thư mục gốc của người dùng) có thể chứa tối đa 500.000 mục (tệp, thư mục, và lối tắt). Đây là một giới hạn thấp hơn nhiều so với giới hạn tổng số mục.
• Ngoại lệ: Giới hạn này không áp dụng cho cấp cao nhất của "My Drive" của người dùng. Điều này có nghĩa là thư mục "My Drive" chính nó không bị giới hạn này chi phối, nhưng các thư mục con bên trong nó thì bị giới hạn.
• Ý nghĩa: Giới hạn này nhằm mục đích duy trì hiệu suất và khả năng quản lý của thư mục "My Drive". Việc có quá nhiều mục trong thư mục này có thể làm chậm tốc độ truy xuất và tìm kiếm tệp.

Giới hạn độ sâu lồng nhau của thư mục

Một số quy định khác liên quan đến việc tải tệp lên

• Số lượng: Thư mục "My Drive" có thể được lồng nhau sâu tới 100 thư mục, bao gồm cả thư mục cha. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo tối đa 100 cấp độ thư mục con bên trong "My Drive".
• Ngoại lệ: Giới hạn này không áp dụng cho các mục được khôi phục hoặc di chuyển sang tài khoản khác.
• Ý nghĩa: Giới hạn này nhằm mục đích ngăn chặn việc tạo ra cấu trúc thư mục quá phức tạp và khó quản lý. Việc lồng nhau quá sâu có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm và tổ chức tệp.

Xác định quản trị viên kiểm soát

Google Drive thông qua giao diện người dùng (UI)

Giới thiệu về Google Drive thông qua giao diện người dùng (UI)

• Phương thức truy cập: Người dùng truy cập Google Drive thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng khách trên máy tính để bàn/di động. Việc này được kích hoạt bằng cách bật dịch vụ Drive trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
• Khả năng: Cho phép tải lên và đồng bộ hóa các tệp một cách trực tiếp và tương đối đơn giản. Người dùng có thể kéo và thả tệp hoặc sử dụng giao diện người dùng để chọn tệp cần tải lên.
• Giới hạn: Giới hạn bởi các giới hạn về tốc độ tải lên (như đã đề cập trong các câu hỏi trước), kích thước tệp và số lượng tệp nhưng chủ yếu là giới hạn bởi khả năng của người dùng và cấu hình mạng. Không có thông tin cụ thể về giới hạn tải lên qua UI ở đây.

Google Drive thông qua API

Nhiều tiện ích mới dành cho người dùng hoặc quản trị viên

• Phương thức truy cập: Người dùng (thường là các nhà phát triển hoặc quản trị viên) tương tác với Google Drive thông qua Google Drive API,  giao diện lập trình cho phép tự động hóa các tác vụ liên quan đến Google Drive.
• Khả năng: API cung cấp nhiều khả năng hơn so với UI thông thường, bao gồm:
  • Xử lý hàng loạt: Thêm, chỉnh sửa và xóa tệp theo đợt (batch processing), rất hữu ích cho việc quản lý một lượng lớn tệp.
  • Quản lý meta-data: Quản lý và tạo thông tin về tài liệu của người dùng (metadata).
  • Tự động hóa: API cho phép tự động hóa các tác vụ như tải lên hàng loạt, chia sẻ tệp với nhiều người dùng.
• Giới hạn: API có các giới hạn riêng về tốc độ, số lượng yêu cầu và dung lượng dữ liệu. Tuy nhiên, đoạn văn bản nhấn mạnh rằng hiện tại các hoạt động API không tạo thông tin sử dụng hạn ngạch (quota usage). Điều này có nghĩa là việc sử dụng API, trong phạm vi cho phép, có thể không trực tiếp bị ảnh hưởng bởi các giới hạn tải lên hàng ngày được đề cập trước đó (750GB). Nhưng vẫn có những giới hạn khác của API cần được xem xét.

Tạm kết

Bài viết trên cung cấp chi tiết về các kiến thức liên quan đến giới hạn lưu trữ và tải lên cho Google Workspace. Chúng ta cần nắm bắt những thông tin này để tuân thủ cách sử dụng, lưu trữ và tải lên dữ liệu trên nền tảng Google Workspace hiệu quả.