Tìm hiểu Gmail là gì? Hướng dẫn sử dụng Gmail chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Các tính năng nổi bật của Gmail và cách cài đặt chi tiết nhất.

Gmail không đơn thuần là một công cụ gửi và nhận email, khi được sử dụng đúng cách, nó còn là một công cụ quản lý thông tin và giao tiếp mạnh mẽ trong công việc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn sử dụng Gmail chuyên nghiệp, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Gmail là gì?

Gmail là một dịch vụ email miễn phí được phát triển bởi Google, cho phép người dùng gửi và nhận email qua internet. Ra mắt lần đầu vào năm 2004, Gmail nhanh chóng trở thành một trong những dịch vụ email phổ biến nhất thế giới.

Gmail là dịch vụ email miễn phí

Gmail sở hữu giao diện thân thiện, dung lượng lưu trữ lớn và tích hợp nhiều tính năng tiện ích. Sử dụng Gmail không chỉ giúp bạn quản lý email một cách hiệu quả mà còn giúp kết nối dễ dàng với các dịch vụ và sản phẩm khác của Google.

Bộ bí kíp sử dụng Gmail chuyên nghiệp

Để khai thác tối đa tiềm năng của Gmail và trở thành một chuyên gia Gmail hãy tham khảo 9 cách sử dụng Gmail chuyên nghiệp dưới đây.

Cách thu hồi lại thư đã gửi

Khi bạn gặp phải tình huống gửi email có lỗi chính tả, sai cấu trúc câu hoặc gửi nhầm người, Gmail cung cấp một giải pháp "Undo" để chữa cháy ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể thu hồi email trong một khoảng thời gian giới hạn sau khi nhấn gửi.

Thiết lập thời gian thu hồi

Thông thường, Gmail sẽ hiển thị nút Undo dưới dạng một banner nhỏ màu đen ở góc dưới bên trái màn hình trong vòng 5 giây sau khi gửi email. Tuy nhiên, bạn có thể kéo dài thời gian này lên tối đa 30 giây.

Bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải cửa sổ, sau đó vào mục Settings -> General -> Undo Send và chọn thời gian chờ 5, 10, 20 hoặc 30 giây. Điều này sẽ giúp bạn có thêm thời gian để cân nhắc và đưa ra quyết định trước khi email thực sự được gửi đi.

Tạo ra các địa chỉ email phụ bằng Gmail

Nếu bạn thường xuyên bị làm phiền bởi hàng loạt email rác, việc sử dụng email giả là một giải pháp hiệu quả. Bằng cách thêm dấu "+" vào cuối tên địa chỉ email của mình, bạn có thể tạo ra nhiều địa chỉ phụ dựa trên hộp thư chính.

Ví dụ, nếu email của bạn là hoangvanan@gmail.com, khi đăng ký trên các trang web, bạn có thể sử dụng địa chỉ hoangvanan+thurac@gmail.com. Với cách này, bạn đã đăng ký bằng hộp thư chính nhưng không để lộ địa chỉ email thật cho các spammer.

Tạo ra Gmail phụ tránh bị spam

Sau đó, hãy tạo một bộ lọc trong tài khoản của mình để tự động chuyển các email chứa cụm từ hoangvanan+thurac@gmail.com vào thùng rác hoặc thư mục spam, giúp bạn không cần phải xóa thủ công những email này.

Phương pháp này còn giúp bạn tạo ra nhiều địa chỉ email phụ khác nhau để phục vụ các nhu cầu trong công việc mà chỉ cần quản lý từ một tài khoản trung tâm. Chẳng hạn, sử dụng hoangvanan+congviec@gmail.com để phân loại các email liên quan đến công việc.

Sử dụng thư mục và nhãn (Labels)

Việc sắp xếp email theo thư mục và nhãn giúp bạn quản lý hộp thư đến một cách khoa học, tránh việc bị lạc trong hàng trăm email mỗi ngày. Bạn có thể tạo nhãn dựa theo dự án, khách hàng hay loại email cụ thể như "Quan trọng", "Việc cần làm", "Chờ phản hồi".

Phân loại nhãn cho các Email

Bạn cũng có thể tạo quy tắc lọc email bằng cách thiết lập bộ lọc để tự động gán nhãn cho các email theo tiêu chí nhất định như địa chỉ gửi, tiêu đề hoặc từ khóa.

Tính năng "Canned Responses" (Trả lời mẫu)

Nếu bạn thường xuyên phải trả lời các email có nội dung tương tự, tính năng "Canned Responses" của Gmail là một công cụ không thể thiếu. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo các câu trả lời luôn chính xác và nhất quán.

Tạo phản hồi theo mẫu

Đầu tiên bạn cần kích hoạt tính năng bằng cách truy cập vào Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Nâng cao > Trả lời mẫu (Canned Responses). Sau đó soạn thảo email tạo mẫu trả lời và chọn "Lưu như mẫu" từ menu ba chấm bên cạnh nút gửi.

Tính năng quản lý hộp thư "Priority Inbox" (Hộp thư ưu tiên)

Tính năng "Priority Inbox" của Gmail giúp bạn phân loại các email quan trọng và giảm thiểu thời gian lãng phí trên những email ít quan trọng. Đầu tiên bạn cần kích hoạt "Priority Inbox" bằng cách truy cập vào Cài đặt > Hộp thư đến > Hộp thư ưu tiên và chọn cách phân loại email phù hợp với bạn. Gmail sẽ tự động học từ thói quen của bạn để xác định email nào là quan trọng. Bạn cũng có thể điều chỉnh bằng cách đánh dấu email là quan trọng hoặc không.

Quản lý các hộp thư quan trọng giúp tiết kiệm thời gian

Sử dụng phím tắt để tăng tốc độ làm việc

Gmail hỗ trợ nhiều phím tắt giúp bạn thực hiện các thao tác nhanh chóng mà không cần dùng chuột. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt khi bạn cần xử lý nhiều email trong thời gian ngắn. Trước hết bạn cần kích hoạt phím tắt trong phần Cài đặt > Xem tất cả cài đặt > Chung > Phím tắt và bật tính năng này. Một số phím tắt hữu ích:

• C: Soạn email mới.
• E: Lưu email vào lưu trữ.
• Shift + #: Xóa email.
• G + I: Trở về hộp thư đến.

Các phím tắt cơ bản

Tính năng "Scheduled Send" (Gửi thư theo lịch)

Trong môi trường công việc quốc tế hoặc khi bạn muốn email của mình đến hộp thư của người nhận vào thời điểm lý tưởng, tính năng "Scheduled Send" là một giải pháp hoàn hảo. Bạn chỉ cần soạn thảo email như bình thường, thay vì nhấn nút "Gửi" thì chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh và chọn "Lên lịch gửi" để chọn thời gian gửi cụ thể.

Lên lịch gửi thư theo giờ đã cài đặt

Tính năng "Confidential Mode" (Chế Độ Bảo Mật)

Khi gửi những email có nội dung nhạy cảm, bạn có thể sử dụng "Confidential Mode" để bảo vệ thông tin. Email sẽ tự động hết hạn sau một thời gian và người nhận không thể sao chép, in ấn hoặc chuyển tiếp nội dung.

Tăng tính bảo mật cho các Email có nội dung quan trọng

Đầu tiên cần kích hoạt chế độ bảo mật. Khi soạn email bạn nhấp vào biểu tượng "Khóa & Đồng hồ" ở dưới cùng để kích hoạt "Confidential Mode". Bạn có thể thiết lập thời gian hết hạn và yêu cầu mã xác minh bằng SMS để đảm bảo an toàn.

Tích hợp Gmail với các ứng dụng khác

Gmail có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace như Google Calendar, Google Drive để giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.

• Sử dụng Google Calendar: Từ Gmail, bạn có thể thêm sự kiện vào Google Calendar bằng cách chọn biểu tượng lịch trong thanh công cụ bên phải.
• Chia sẻ file qua Google Drive: Khi soạn email, bạn có thể đính kèm file trực tiếp từ Google Drive.

Gmail tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong Google Workspace

Khai thác tối đa các tiềm năng của Gmail không chỉ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả mà còn tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và đối tác. Bằng cách áp dụng các hướng dẫn sử dụng Gmail chuyên nghiệp trên, bạn sẽ thấy rằng công cụ này không chỉ là một dịch vụ email thông thường mà còn là một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.