Những việc cần tránh để gửi gmail không bị vào spam

Hộp thư đến của bạn đang bị "ngập lụt" bởi những email rác khó chịu? Thư quan trọng thì lại "bặt vô âm tín", nằm trơ trọi trong hòm thư Spam? Đừng để điều đó xảy ra nữa! Bài viết này sẽ bật mí cho bạn những điều “tối kỵ” mà nhiều người vẫn mắc phải khi gửi email, khiến thư của bạn bị đẩy thẳng vào "địa ngục" Spam. Cùng tìm hiểu ngay những việc cần tránh để gửi Gmail không bị vào Spam, để đảm bảo email của bạn luôn đến đúng nơi, đúng người và đúng thời điểm!

Spam Gmail là gì?

Spam Gmail hay nói chung là spam email, là việc gửi email hàng loạt không được người nhận yêu cầu hoặc đồng ý trước. Đây là hành vi gửi thư điện tử không mong muốn, thường với mục đích quảng cáo, lừa đảo hoặc truyền bá nội dung không phù hợp.

Nắm bắt khái niệm chính xác của thuật ngữ Spam Gmail

Những email spam thường chứa nội dung lặp đi lặp lại, tiêu đề gây sốc hoặc hấp dẫn quá mức để dụ người dùng click vào, dẫn đến các website độc hại hoặc yêu cầu thông tin cá nhân nhạy cảm.

Gmail cũng như các dịch vụ email khác đều có hệ thống lọc thư rác (spam filter) để tự động phát hiện và chuyển những email spam vào thư mục Spam, giúp người dùng tránh khỏi những rắc rối và nguy hiểm tiềm tàng. Tuy nhiên, hệ thống này không hoàn hảo và đôi khi vẫn có thể bỏ sót hoặc nhầm lẫn, cho nên việc hiểu và tránh các nguyên nhân gây ra spam là rất quan trọng để đảm bảo email của bạn đến được đúng người nhận.

Tác hại của tình trạng spam email

Spam email gây ra nhiều tác hại nghiêm trọng đối với người dùng, cả về mặt cá nhân lẫn doanh nghiệp:

Vấn đề spam mang lại nhiều tác hại cho người dùng mail

• Mất thời gian và năng suất: Người dùng phải dành thời gian để sàng lọc, xóa bỏ hàng loạt email rác, gây lãng phí thời gian và giảm năng suất làm việc. Việc liên tục phải đối mặt với thư rác gây ra sự khó chịu và làm giảm hiệu quả công việc.
• Rủi ro bảo mật thông tin: Nhiều email spam chứa các liên kết dẫn đến các trang web độc hại, lừa đảo nhằm đánh cắp thông tin cá nhân như mật khẩu, số tài khoản ngân hàng, thông tin thẻ tín dụng… Việc click vào những liên kết này có thể dẫn đến nhiễm virus, malware, hoặc bị đánh cắp danh tính.
• Ảnh hưởng đến danh tiếng và uy tín: Đối với doanh nghiệp, việc email marketing bị đánh dấu là spam có thể làm giảm uy tín thương hiệu, làm mất khách hàng tiềm năng và ảnh hưởng đến doanh thu. Một email spam gửi từ địa chỉ doanh nghiệp còn có thể làm hỏng hình ảnh chuyên nghiệp.

Người dùng sẽ cảm thấy khó chịu khi email gửi đi bị spam

• Tốn kém chi phí: Việc phải thường xuyên dọn dẹp hộp thư rác, xử lý các vấn đề bảo mật do spam gây ra, hoặc khắc phục hậu quả của việc bị tấn công mạng đều tốn kém chi phí, đặc biệt là đối với doanh nghiệp.
• Gây phiền toái và khó chịu: Spam email gây ra sự khó chịu, phiền toái cho người nhận. Những email quảng cáo không mong muốn, những lời mời chào khó chịu, hay những thông tin sai lệch, lừa đảo đều làm ảnh hưởng đến tâm lý người dùng.
• Tăng nguy cơ bị kiện tụng: Trong một số trường hợp, việc gửi email spam vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến bị kiện tụng, phạt tiền, hoặc thậm chí bị truy tố hình sự.

Tóm lại, spam email không chỉ là một vấn đề phiền toái nhỏ mà còn là mối đe dọa nghiêm trọng đến bảo mật thông tin, năng suất làm việc và uy tín cá nhân cũng như doanh nghiệp. Việc hiểu rõ tác hại của spam email là cần thiết để có biện pháp phòng tránh hiệu quả.

Những việc cần tránh để gửi gmail không bị vào spam

Để tránh bị Gmail đánh dấu là spam, cần tránh những điều sau đây:

Áp dụng biện pháp tránh email bị spam trước khi gửi đi

Danh sách email không hợp lệ

Gửi email cho những địa chỉ không tồn tại, không hoạt động hoặc đã bị hủy bỏ sẽ làm giảm điểm tín nhiệm của bạn với Gmail. Gmail sẽ nhận diện điều này và đánh dấu email của bạn là spam. Hãy luôn đảm bảo danh sách email của bạn chính xác và cập nhật.

Nội dung email không phù hợp

Tránh sử dụng các từ ngữ gây khó chịu, xúc phạm, hoặc quá khích. Cũng nên tránh những nội dung mang tính chất lừa đảo, đánh lừa người nhận. Gmail sẽ phát hiện những email có nội dung không phù hợp và chuyển chúng vào thư mục Spam. Nội dung nên rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.

Đặt tiêu đề email gây sốc hoặc quá hấp dẫn

Những tiêu đề như "Bạn đã trúng thưởng!", "Cơ hội làm giàu!", "Giảm giá sốc!" thường được sử dụng trong email spam. Hãy sử dụng tiêu đề email rõ ràng, chính xác và phản ánh đúng nội dung thư.

Những việc cần tránh để gửi gmail không bị vào spam

Gửi quá nhiều hình ảnh và ít nội dung văn bản

Gmail đánh giá cao các email có tỷ lệ văn bản/hình ảnh cân bằng. Quá nhiều hình ảnh có thể khiến Gmail nghi ngờ về tính hợp pháp của email.

Sử dụng quá nhiều liên kết

Quá nhiều liên kết, đặc biệt là các liên kết đến các trang web không đáng tin cậy, sẽ làm tăng khả năng email của bạn bị đánh dấu là spam.

Không có thông tin người gửi rõ ràng

Hãy đảm bảo email của bạn có đầy đủ thông tin người gửi, bao gồm tên, địa chỉ email và thông tin liên hệ. Thiếu thông tin người gửi rõ ràng sẽ khiến Gmail nghi ngờ về tính xác thực của email.

Sử dụng địa chỉ IP có tiếng xấu

Nếu địa chỉ IP của bạn đã từng được sử dụng để gửi email spam, Gmail sẽ đánh dấu email của bạn là spam. Hãy đảm bảo sử dụng địa chỉ IP đáng tin cậy.

Người dùng cần áp dụng các nguyên tắc gửi email chuẩn xác

Không tuân thủ các quy định về email marketing

Hãy tuân thủ các quy định về email marketing, bao gồm việc cho phép người dùng hủy đăng ký nhận email bất cứ lúc nào. Việc không tuân thủ các quy định này sẽ làm tăng khả năng email của bạn bị đánh dấu là spam.

Sử dụng các từ khóa spam

Tránh sử dụng các từ khóa thường gặp trong email spam như "miễn phí", "trúng thưởng", "làm giàu nhanh chóng", "tăng kích thước"...

Thiếu xác thực email

Xác thực email (email authentication) như SPF, DKIM, DMARC giúp Gmail xác minh tính xác thực của email bạn gửi đi. Thiếu những xác thực này làm tăng khả năng bị đánh dấu là spam.

Lưu ý về cách gửi email, tránh để tình trạng spam email xuất hiện

Gửi email quá nhiều trong một thời gian ngắn

Việc gửi một lượng lớn email trong một khoảng thời gian ngắn có thể bị hiểu là hành vi spam. Hãy gửi email một cách từ tốn và hợp lý.

Không có cơ chế unsubscribe rõ ràng

Phải luôn có một liên kết hoặc cách thức rõ ràng để người nhận có thể hủy đăng ký nhận email của bạn nếu họ không muốn nhận nữa. Đây là một yếu tố quan trọng để tránh bị đánh dấu là spam.

Bằng cách tránh những điều trên, bạn sẽ tăng khả năng email của mình đến được hộp thư đến của người nhận một cách hiệu quả và tránh bị đánh dấu là spam. Tuy nhiên, không có cách nào đảm bảo 100% email của bạn sẽ không bị lọc vào thư mục spam, vì thuật toán của Gmail luôn được cập nhật và cải tiến.

Tạm kết

Tóm lại, việc tránh bị Gmail đánh dấu email là spam đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng khâu, từ nội dung email, danh sách người nhận cho đến việc tuân thủ các quy định về email marketing. Áp dụng những lời khuyên trên sẽ giúp tăng khả năng email của bạn đến được hộp thư đến của người nhận, nâng cao hiệu quả truyền thông và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Luôn cập nhật và tuân thủ các quy tắc tốt nhất sẽ là chìa khóa thành công.