Xóa nhầm thư mục báo giá, lưu đè bản hợp đồng hoặc không tìm thấy tài liệu vừa chỉnh sửa là những tình huống khác nhau. Nếu chọn ngay thao tác khôi phục toàn bộ OneDrive, bạn có thể ảnh hưởng cả những thay đổi hợp lệ của các tệp khác.
Để khôi phục file OneDrive, hãy xác định tệp đang ở đâu và đã xảy ra điều gì. Bài viết tập trung vào thao tác trên trình duyệt, phân biệt tài khoản cá nhân với tài khoản cơ quan để bạn chọn đúng cách xử lý.
Kiểm tra trước khi khôi phục
Trước hết, hãy đăng nhập đúng tài khoản. Một người có thể đồng thời dùng OneDrive cá nhân và OneDrive do công ty cấp; tài liệu nằm ở tài khoản này sẽ không xuất hiện trong tài khoản kia.
Tiếp theo, tìm theo tên hoặc một phần tên tệp trên OneDrive web. Kiểm tra thư mục liên quan và hỏi người cùng làm việc xem tệp có được đổi tên hoặc di chuyển hay không. Nếu chỉ thấy tệp mất trong File Explorer nhưng vẫn còn trên web, vấn đề có thể liên quan đến đồng bộ hoặc thư mục đang hiển thị trên máy.
Cuối cùng, xác định tệp thuộc OneDrive của bạn hay được người khác chia sẻ. Với tệp do người khác sở hữu, bạn có thể cần người sở hữu hoặc IT kiểm tra vị trí gốc và quyền truy cập.
Chọn cách xử lý theo tình huống
- Tệp đã bị xóa: tìm trong Recycle bin trên OneDrive web.
- Tệp còn nhưng nội dung bị ghi đè: kiểm tra Version history và chọn phiên bản phù hợp.
- Nhiều tệp bị thay đổi hoặc xóa trong một sự cố: đánh giá Restore your OneDrive nếu tài khoản và tổ chức hỗ trợ.
- Tệp nằm trong thư viện SharePoint hoặc kênh Teams: kiểm tra nơi lưu gốc và cơ chế khôi phục của thư viện đó.
Hãy ưu tiên phạm vi nhỏ nhất giải quyết được vấn đề. Khôi phục một tệp thường dễ kiểm tra hơn quay lại trạng thái của toàn bộ không gian lưu trữ.
Cách khôi phục file OneDrive đã xóa từ thùng rác
- Mở OneDrive trên trình duyệt và đăng nhập đúng tài khoản có tệp.
- Chọn Recycle bin, hay Thùng rác, trong phần điều hướng.
- Tìm tệp hoặc thư mục đã xóa; đối chiếu tên và vị trí để tránh chọn nhầm.
- Chọn mục cần lấy lại rồi nhấn Restore.
- Mở vị trí được khôi phục, kiểm tra nội dung và xác nhận người cần sử dụng vẫn truy cập được.
Theo hướng dẫn Microsoft, tệp trong thùng rác của tài khoản cá nhân thường được giữ 30 ngày. Với tài khoản cơ quan hoặc trường học, thời gian thường là 93 ngày, trừ khi quản trị viên thay đổi thiết lập. Không nên áp dụng một mốc thời gian cho mọi loại tài khoản hoặc xem đó là cam kết luôn khôi phục được.
Tệp chỉ tồn tại trên đám mây và bị xóa trực tuyến có thể không xuất hiện trong thùng rác của máy tính. Vì vậy, hãy kiểm tra Recycle bin trên web thay vì kết luận mất dữ liệu sau khi chỉ xem Windows Recycle Bin.
Lấy lại nội dung trước khi bị ghi đè bằng Version history
Nếu tệp vẫn còn nhưng nội dung bị sửa sai, lịch sử phiên bản là nơi nên kiểm tra trước. Tính năng này cho phép xem và khôi phục các phiên bản trước đang được lưu.
- Tìm tệp trên OneDrive web.
- Mở menu của tệp và chọn Version history.
- Đối chiếu thời gian, người chỉnh sửa và nội dung phiên bản nếu giao diện cho phép.
- Chọn phiên bản cần dùng và thực hiện Restore.
- Mở lại tệp hiện tại để kiểm tra kết quả, đồng thời thông báo cho những người đang cùng chỉnh sửa.
Số phiên bản có thể xem và thời gian giữ lịch sử phụ thuộc loại tài khoản cùng cấu hình thư viện. Với tài khoản cơ quan, hãy liên hệ IT nếu không thấy chức năng hoặc phiên bản cần tìm. Không nên hứa lấy lại mọi lần chỉnh sửa trong quá khứ.
Nếu tệp phục vụ cả phòng ban, bài OneDrive hay SharePoint: Nên lưu tài liệu ở đâu? giúp xác định đúng vị trí quản lý và người chịu trách nhiệm khi cần khôi phục.
Khi nào nên dùng Restore your OneDrive?
Restore your OneDrive phù hợp hơn với sự cố ảnh hưởng nhiều tệp, chẳng hạn nhiều tài liệu cùng bị xóa hoặc thay đổi. Theo Microsoft, tính năng này cho phép hoàn tác các hoạt động trong 30 ngày gần nhất khi tài khoản có quyền sử dụng phù hợp; cần Microsoft 365 và còn phụ thuộc khả năng tổ chức hỗ trợ với tài khoản cơ quan.
Trên OneDrive web, người dùng có thể tìm tùy chọn khôi phục OneDrive trong phần cài đặt hoặc tùy chọn. Hãy xem biểu đồ hoạt động, chọn thời điểm trước sự cố, rồi kiểm tra danh sách hành động sẽ được hoàn tác trước khi xác nhận.
Điểm quan trọng là những tệp hoặc thư mục tạo sau mốc khôi phục có thể được đưa vào thùng rác. Thao tác này tác động rộng hơn việc phục hồi một tệp. Với dữ liệu công ty, nên phối hợp IT và các thành viên đang làm việc trước khi thực hiện.
Ví dụ, sáng thứ Hai nhiều tệp bị thay đổi do một sự cố, nhưng chiều cùng ngày nhóm đã tạo thêm báo cáo mới. Nếu quay lại trạng thái trước sự cố, cần tính cả ảnh hưởng đến báo cáo mới đó. Ghi nhận mốc thời gian và bảo toàn nội dung hợp lệ giúp giảm xử lý lại sau khôi phục.
Không thấy tệp trong thùng rác thì làm gì?
Đừng tiếp tục xóa hoặc dọn thùng rác trong lúc kiểm tra. Hãy ghi lại tên tệp, thư mục cũ, tài khoản, thời điểm cuối còn thấy tệp và thao tác đã thực hiện. Những thông tin này giúp người sở hữu hoặc IT điều tra đúng phạm vi.
Với tài khoản cơ quan, quản trị viên có thể kiểm tra thêm các khả năng khôi phục hoặc lưu giữ đang có. Tuy nhiên, tệp đã bị xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác không thể được phục hồi bằng tính năng khôi phục OneDrive thông thường. Bản sao lưu độc lập hoặc chính sách lưu giữ của doanh nghiệp, nếu có, cần được đánh giá riêng.
Nếu nghi ngờ tài khoản bị sử dụng trái phép dẫn đến mất dữ liệu, việc lấy lại tệp cần đi cùng kiểm tra truy cập. Bạn có thể tham khảo bài Microsoft 365 và bảo mật tài khoản để xem các lớp kiểm soát liên quan.
Khôi phục xong cần kiểm tra gì?
Hãy kiểm tra nội dung, vị trí, phiên bản và quyền truy cập của người sử dụng thực tế. Với tài liệu đang được nhiều người chỉnh sửa, cần thống nhất lại bản chính thức để tránh tiếp tục làm việc trên bản sao cũ.
Doanh nghiệp cũng nên thử quy trình trên một nhóm tệp mẫu và ghi lại người liên hệ khi xảy ra sự cố. Khôi phục và lịch sử phiên bản hữu ích, nhưng không thay thế hoàn toàn kế hoạch sao lưu cùng yêu cầu lưu giữ riêng của công ty.
Nếu cần tư vấn tổ chức lưu trữ và lựa chọn gói phù hợp, hãy tìm hiểu giải pháp Microsoft 365 tại Vinaweb. Phạm vi hỗ trợ khôi phục cần được xác nhận theo tài khoản, giấy phép và tình trạng dữ liệu thực tế.
