OneDrive phù hợp với tài liệu công việc do cá nhân quản lý; SharePoint phù hợp với tài liệu dùng chung của phòng ban hoặc dự án. Bài viết giúp doanh nghiệp chọn vị trí lưu, hiểu nơi lưu tệp trong Teams và tổ chức việc bàn giao.
Một nhân viên lưu báo giá trong OneDrive rồi gửi link cho cả phòng. Người khác tạo thư mục trên SharePoint nhưng vẫn gửi từng bản đính kèm qua email. Khi cần tìm phiên bản mới nhất hoặc bàn giao công việc, nhóm lại phải hỏi ai đang giữ file.
Nên dùng OneDrive hay SharePoint? Với tài khoản Microsoft 365 doanh nghiệp, OneDrive phù hợp cho tài liệu công việc do một cá nhân quản lý và chia sẻ khi cần. SharePoint phù hợp cho tài liệu dùng chung mà phòng ban hoặc dự án cần cộng tác thường xuyên. Microsoft khuyến nghị kết hợp hai nơi lưu trữ theo nhu cầu sử dụng, thay vì đưa mọi loại tài liệu vào cùng một chỗ.
OneDrive và SharePoint khác nhau ở điểm nào?
Trong bài viết này, OneDrive được hiểu là OneDrive cho cơ quan hoặc trường học, sử dụng tài khoản do tổ chức quản lý. Đây là dịch vụ khác với OneDrive cá nhân dùng tài khoản Microsoft riêng.
Microsoft mô tả OneDrive là thư viện riêng của người dùng trong Microsoft 365. Tệp mới thêm vào không tự chia sẻ với người khác; người dùng có thể cấp quyền khi cần. SharePoint cung cấp thư viện dùng chung để nhóm làm việc trên tài liệu.
Điểm khác biệt cần quan tâm là cách tổ chức công việc và trách nhiệm quản lý tài liệu, không chỉ vị trí nút tải lên.
| Tiêu chí | OneDrive cho công việc | SharePoint |
|---|---|---|
| Nhu cầu phù hợp | Soạn thảo và quản lý tài liệu của từng người | Tổ chức tài liệu phòng ban, dự án hoặc nhóm |
| Cách cộng tác | Chia sẻ tệp hoặc thư mục theo nhu cầu | Cộng tác trong thư viện chung và phạm vi quyền đã thiết lập |
| Ví dụ sử dụng | Bản nháp đề xuất đang chuẩn bị | Bộ tài liệu chiến dịch mà nhiều thành viên cần sử dụng |
| Khi cần bàn giao | Phải xem xét tài liệu nằm trong OneDrive của người bàn giao | Tài liệu được tổ chức trong không gian chung, vẫn cần quản lý quyền và trách nhiệm |
| Điều cần thống nhất | Khi nào chuyển tài liệu cá nhân sang nơi dùng chung | Ai quản lý thư viện, ai xem hoặc sửa và lưu trữ theo cấu trúc nào |
Khi nào nên lưu tài liệu trên OneDrive?
OneDrive là lựa chọn phù hợp khi tài liệu đang phục vụ công việc riêng của một người và chưa cần trở thành tài nguyên chung của cả nhóm.
Ví dụ, một nhân viên marketing đang chuẩn bị đề xuất cho chiến dịch mới. Trong giai đoạn thu thập ý tưởng, người đó có thể lưu bản làm việc trong OneDrive và chia sẻ cho quản lý để nhận phản hồi. Khi tài liệu trở thành kế hoạch chính thức mà cả nhóm cần sử dụng, nên xem xét chuyển sang thư viện chung.
Một số tình huống nên cân nhắc OneDrive:
- Bản nháp cá nhân đang được hoàn thiện.
- Tệp phục vụ một đầu việc do một người phụ trách.
- Tài liệu cần chia sẻ với một số người trong thời gian làm việc cụ thể.
Tài liệu chưa chia sẻ không có nghĩa là nằm ngoài sự quản trị của công ty. OneDrive cho công việc thuộc môi trường tổ chức; người dùng vẫn cần tuân thủ chính sách dữ liệu và chia sẻ do doanh nghiệp quy định.
Khi nào nên dùng SharePoint cho tài liệu phòng ban?
SharePoint phù hợp khi tài liệu cần được nhiều thành viên truy cập và sử dụng thường xuyên. Thư viện tài liệu hỗ trợ lưu tệp, cộng tác và quản lý quyền truy cập ở các phạm vi như thư viện, thư mục hoặc tệp.
Với phòng marketing, nhóm có thể tổ chức một thư viện phục vụ chiến dịch gồm brief đã duyệt, nội dung, hình ảnh và báo cáo. Người mới tham gia dự án có một nơi để tìm tài liệu thay vì phải xin từng đường link nằm trong tài khoản của đồng nghiệp.
Các nhóm tài liệu có thể ưu tiên lưu trong SharePoint:
- Quy trình và biểu mẫu được phòng ban sử dụng chung.
- Tài liệu dự án có nhiều người cùng cập nhật.
- Tệp cần tiếp tục sử dụng khi người phụ trách thay đổi.
- Tài nguyên đã duyệt như hồ sơ năng lực, tài liệu sản phẩm hoặc nội dung chiến dịch.
Doanh nghiệp nên xác định người quản lý thư viện và quy tắc cấp quyền ngay từ đầu. Việc chuyển tệp vào SharePoint không tự tạo ra cấu trúc lưu trữ hợp lý hoặc bảo đảm mọi quyền đã được thiết lập đúng.
Tệp trong Microsoft Teams được lưu ở đâu?
Một nhầm lẫn thường gặp là cho rằng mọi tệp xuất hiện trong Teams đều nằm cùng một nơi.
Theo tài liệu Microsoft, tệp tải lên kênh được lưu ở SharePoint của nhóm. Tệp gửi trong cuộc trò chuyện được lưu trong OneDrive for Business của người gửi và chia sẻ với những người trong cuộc trò chuyện.
Vì vậy, trước khi đưa tài liệu dùng chung vào Teams, hãy phân biệt hai tình huống:
- Trao đổi bản làm việc với một vài đồng nghiệp: gửi trong cuộc trò chuyện có thể phù hợp với nhu cầu trao đổi đó.
- Duy trì tài liệu phục vụ cả nhóm hoặc dự án: ưu tiên tổ chức trong không gian tài liệu của nhóm, với quyền truy cập được quản lý rõ ràng.
Khi tìm hoặc bàn giao tệp, nên kiểm tra vị trí lưu thực tế thay vì chỉ dựa vào nơi đã nhìn thấy đường link trong Teams.
Nếu nhóm vẫn thường xuyên sao chép tài liệu qua thiết bị rời, hãy đọc thêm bài về rủi ro khi dùng USB truyền file trong văn phòng để xem lại cách trao đổi dữ liệu.
Ví dụ: Phòng marketing nên tổ chức tài liệu thế nào?
Giả sử nhóm đang triển khai một chiến dịch ra mắt sản phẩm. Có thể phân chia tài liệu theo vòng đời công việc như sau:
| Tài liệu | Vị trí gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Ghi chú nghiên cứu của người viết | OneDrive | Đang là bản làm việc do cá nhân quản lý |
| Bản đề xuất đang xin góp ý | OneDrive, chia sẻ cho người cần phản hồi | Chưa cần đưa vào bộ tài liệu dùng chung |
| Kế hoạch đã được duyệt | Thư viện SharePoint của nhóm | Thành viên cần cùng tham chiếu và cập nhật theo quyền |
| Hình ảnh đã chốt cho chiến dịch | SharePoint | Nhóm nội dung và thiết kế cần dùng thống nhất |
| Báo cáo tổng kết | SharePoint | Cần lưu cho các lần bàn giao hoặc tham khảo tiếp theo |
Đây là gợi ý tổ chức, có thể điều chỉnh theo quy định của doanh nghiệp. Không phải mọi bản nháp đều bắt buộc lưu trong OneDrive; nếu nhóm cùng soạn từ đầu, có thể làm việc trực tiếp trong thư viện chung.
Chuyển tài liệu từ OneDrive sang SharePoint cần lưu ý gì?
Microsoft hỗ trợ việc chuyển tài liệu từ thư viện cá nhân sang thư viện của nhóm khi nhu cầu cộng tác thay đổi. Ứng dụng đồng bộ OneDrive cũng có thể đồng bộ tệp từ cả OneDrive và SharePoint.
Để tránh xáo trộn công việc, doanh nghiệp nên thử với một nhóm tệp nhỏ trước khi di chuyển nhiều tài liệu. Đây là checklist vận hành đề xuất:
- Xác định thư viện đích và người chịu trách nhiệm quản lý.
- Kiểm tra quyền của người chuyển và những người sẽ sử dụng tài liệu.
- Thực hiện thao tác phù hợp với loại tệp và cấu hình đang dùng.
- Mở lại tệp tại vị trí mới; kiểm tra nội dung và lịch sử phiên bản nếu cần.
- Kiểm tra các liên kết đang được dùng trong email, Teams hoặc tài liệu khác.
- Thông báo cho nhóm vị trí chính thức, rồi mới xử lý các bản sao không còn cần thiết.
Không nên giả định mọi đường link, quyền chia sẻ hoặc thông tin đi kèm đều giữ nguyên trong mọi cách di chuyển. Việc kiểm tra sau thao tác cần được thực hiện bằng tài khoản của người sử dụng thực tế.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cũng nên đối chiếu nhu cầu lưu trữ và cộng tác với các gói Microsoft 365 bản quyền, đồng thời kiểm tra dịch vụ đi kèm gói đang cân nhắc.
Ba sai lầm nên tránh khi chọn nơi lưu tài liệu
Dùng OneDrive của một người làm kho chung lâu dài
Cách này có thể thuận tiện lúc nhóm còn nhỏ, nhưng khiến việc tổ chức và bàn giao phụ thuộc vào tài khoản một người. Với tài liệu dùng chung, hãy thống nhất lúc nào cần chuyển sang thư viện nhóm.
Tạo SharePoint rồi cấp quyền quá rộng
Không phải mọi thành viên đều cần sửa tất cả tài liệu. Hãy phân nhóm người sử dụng theo nhu cầu và kiểm tra lại quyền bằng tài khoản thực tế, nhất là tài liệu có chia sẻ ra ngoài.
Giữ nhiều bản chính thức ở nhiều nơi
Nếu cùng một báo cáo vừa được gửi qua email, vừa lưu trong OneDrive, vừa có bản trên SharePoint, nhóm cần xác định đâu là phiên bản chính thức. Chia sẻ một liên kết được quản lý phù hợp thường dễ phối hợp hơn việc tiếp tục tạo bản sao.
Chọn nơi lưu theo cách nhóm sử dụng tài liệu
Để quyết định OneDrive hay SharePoint, hãy bắt đầu từ ba câu hỏi: ai quản lý tài liệu, ai cần dùng thường xuyên và dữ liệu sẽ được bàn giao thế nào khi người phụ trách thay đổi.
OneDrive phù hợp với tài liệu do từng cá nhân quản lý. SharePoint phù hợp với tài liệu chung mà nhóm cần sử dụng liên tục. Khi quy tắc này được thống nhất, nhân viên sẽ dễ xác định nơi lưu và nơi tìm tài liệu hơn.
Nếu cần tư vấn lựa chọn gói và tổ chức tài liệu cho phòng ban, hãy tìm hiểu giải pháp Microsoft 365 tại Vinaweb để được hỗ trợ theo nhu cầu thực tế.
