Thói quen cắm USB truyền file trong văn phòng rủi ro như nào

Vậy thói quen cắm USB truyền file trong văn phòng rủi ro như nào và doanh nghiệp có thể thay đổi cách chia sẻ dữ liệu ra sao?

USB có thể trở thành điểm trung gian phát tán mã độc

Một chiếc USB được sử dụng trên nhiều máy tính sẽ tiếp xúc với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Nếu một máy đã nhiễm mã độc, các tệp tin trên USB có thể trở thành nguồn lây nhiễm khi thiết bị được cắm sang máy khác.

Đặc biệt, với ransomware hoặc các loại mã độc chuyên đánh cắp dữ liệu, sự cố không chỉ dừng lại ở một máy tính. Khi nhân viên tiếp tục dùng USB để chuyển file giữa các thiết bị, phạm vi ảnh hưởng có thể mở rộng sang những máy khác trong doanh nghiệp.

Vì vậy, thói quen cắm USB truyền file trong văn phòng rủi ro như nào cần được nhìn từ góc độ an toàn của toàn bộ hệ thống, thay vì chỉ xem USB là một công cụ sao chép dữ liệu đơn thuần.

Dữ liệu trên USB cũng khó kiểm soát

USB nhỏ gọn nhưng lại dễ thất lạc, hỏng hóc hoặc bị sử dụng nhầm trên thiết bị không được kiểm soát. Khi tài liệu quan trọng chỉ tồn tại trên một thiết bị vật lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn nếu USB bị lỗi hoặc mất.

Một vấn đề khác là quyền truy cập. Khi nhân viên sao chép tài liệu ra USB, doanh nghiệp khó kiểm soát file đang nằm ở đâu, ai đang giữ và liệu tài liệu có tiếp tục được chia sẻ cho người khác hay không.

Đây là lý do doanh nghiệp nên chuyển từ việc chép file bằng thiết bị ngoại vi sang mô hình lưu trữ tập trung, trong đó quyền truy cập và hoạt động chia sẻ được quản lý rõ ràng hơn.

Thay USB bằng lưu trữ và chia sẻ trên Microsoft 365

Với Microsoft 365, doanh nghiệp có thể kết hợp OneDrive và SharePoint để lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ tài liệu mà không cần liên tục sao chép file qua USB.

OneDrive phù hợp với tài liệu cá nhân trong công việc, còn SharePoint có thể tổ chức dữ liệu dùng chung theo phòng ban, dự án hoặc nhóm làm việc. Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu thông qua liên kết và thiết lập quyền truy cập phù hợp thay vì tạo thêm nhiều bản sao trên các thiết bị khác nhau.

Bên cạnh đó, lịch sử phiên bản giúp người dùng theo dõi và khôi phục phiên bản trước của tài liệu khi cần. Cách làm này hỗ trợ doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào USB và tạo quy trình quản lý dữ liệu tập trung hơn.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc giá gói Office 365, nên xem xét đồng thời nhu cầu lưu trữ, cộng tác, quản lý tài khoản và bảo mật thay vì chỉ so sánh chi phí theo từng tài khoản.

Xây dựng thói quen truyền file an toàn hơn

Không phải mọi trường hợp sử dụng USB đều có thể loại bỏ ngay lập tức. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể quy định rõ những loại dữ liệu nào được phép sao chép ra thiết bị ngoại vi, đồng thời ưu tiên các nền tảng lưu trữ đám mây đã được quản lý tập trung.

Nhân viên cũng cần được hướng dẫn không cắm USB không rõ nguồn gốc vào máy tính công ty, không tự ý sao chép dữ liệu nhạy cảm và báo ngay cho bộ phận IT khi phát hiện dấu hiệu bất thường.

Khi kết hợp quy trình nội bộ với các công cụ của Microsoft 365, doanh nghiệp có thể từng bước sử dụng Microsoft 365 hiệu quả hơn, đồng thời giảm những thao tác truyền file thiếu kiểm soát.

Thói quen cắm USB truyền file trong văn phòng rủi ro như nào không chỉ nằm ở nguy cơ nhiễm mã độc. Mất dữ liệu, thất lạc tài liệu và khó kiểm soát quyền truy cập cũng là những vấn đề doanh nghiệp cần tính đến. Thay đổi cách lưu trữ và chia sẻ file là một bước quan trọng để dữ liệu được quản lý tập trung và an toàn hơn.