Hướng dẫn sử dụng Gemini trong các ứng dụng của Google Workspace

Ngày 17-06-2024

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Gemini AI trong các ứng dụng của Google Workspace để tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu suất.

1. Cách sử dụng Google Gemini trong Gmail

Tạo thư mới trong Gmail trên web hoặc bắt đầu thư trả lời mới và bạn sẽ thấy biểu tượng cây bút nhỏ có biểu tượng dấu cộng bên cạnh. Nhấp vào đây để bắt đầu sử dụng các tính năng hỗ trợ viết khác nhau của Gemini.

Nhấp vào Help me write và Gemini có thể giúp soạn một số hoặc tất cả tin nhắn của bạn. Nhập lời nhắc, chẳng hạn như “xin lỗi sếp của tôi” hoặc “hỏi bạn bè của tôi về đồ uống vào cuối tuần” và bạn sẽ nhận được một số văn bản phù hợp. Bạn cũng có thể chỉ định các chi tiết cụ thể hoặc một giai điệu nhất định nếu cần.

Nhấp vào Insert để thêm văn bản vào email của bạn hoặc Recreate để tạo văn bản mới từ cùng một lời nhắc. Thông qua menu Refine, bạn có thể điều chỉnh văn bản mà Gemini đã tạo: Bạn có thể Chính thức hóa, Xây dựng hoặc Rút ngắn nó và các tùy chọn đó cũng bật lên nếu bạn đánh dấu văn bản đã có trong email.

Lưu ý: Thật hữu ích khi tìm từ mới hoặc các cách diễn đạt khác nhau, nhưng như Google cho biết, Gemini có thể tạo ra thông tin “không chính xác hoặc không phù hợp” và không nên dựa vào đó để nhận “lời khuyên về y tế, pháp lý, tài chính hoặc chuyên môn khác”. Ngoài ra, bạn bè, người thân và đồng nghiệp của bạn có thể sẽ thích nghe ý kiến của bạn hơn là AI.

2. Cách sử dụng Google Gemini trong Google Docs

Gemini AI cũng được đưa vào Google Docs trên web nếu bạn đang sử dụng gói Google One AI Premium. Hãy tìm biểu tượng cây bút có dấu cộng ở lề trái. Bạn có thể nhấp vào đây để tạo văn bản mới hoặc chỉnh sửa văn bản bạn đã viết.

Vì lợi ích của sự minh bạch, bài viết bạn đang đọc hoàn toàn được viết bởi con người, ngoại trừ đoạn sau mà chúng tôi đã tạo bằng cách yêu cầu Gemini viết một số văn bản về cách sử dụng AI trong Google Tài liệu:

“Google Gemini là một công cụ hỗ trợ AI có thể giúp người dùng viết hiệu quả hơn. Nó có thể được sử dụng để tạo văn bản, chỉnh sửa văn bản hiện có hoặc đưa ra đề xuất về cách cải thiện bài viết của bạn. Gemini có thể là một công cụ hữu ích cho các nhà văn ở mọi cấp độ, nhưng điều quan trọng là phải sử dụng nó một cách khôn ngoan và không quá phụ thuộc vào nó.”

Điều đó cho bạn ý tưởng về những gì bạn nhận được - về cơ bản nó tóm tắt và lặp lại những gì bạn đã viết, đó là cách AI thường hoạt động. Văn bản nó tạo ra có xu hướng chung chung và khá buồn tẻ, nhưng nó có thể hữu ích.

Nếu bạn chọn văn bản trước khi nhấp vào nút bút Gemini AI, bạn có thể thay đổi giọng điệu, tóm tắt, diễn đạt lại, mở rộng hoặc rút ngắn văn bản. Điều này có lẽ hữu ích hơn việc tạo văn bản mới vì nó mang lại cho AI nhiều công việc hơn.

Để có được một bản tóm tắt của một tài liệu, ví dụ:

Đánh dấu văn bản để tóm tắt.
Nhấp vào nút Gemini AI (vòng tròn bên trái vùng chọn).
Chọn Summarize.
Nhấp vào Insert để thêm văn bản đã tạo hoặc Refine để thực hiện các thay đổi tiếp theo.

Cũng như Gmail, tránh sử dụng Gemini để tạo ra bất kỳ thứ gì cần thực tế và chính xác, nhưng nó hữu ích như một cách điều chỉnh văn bản hiện có và tiết kiệm thời gian khi bạn cần tóm tắt các phần. Tuy nhiên, hãy luôn kiểm tra kỹ những gì Gemini đã viết vì nó vẫn mắc lỗi.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký trải nghiệm miễn phí Gemini 1.5 Pro của Google

3. Cách sử dụng Google Gemini trong Google Slides, Sheets và Meet

Gemini AI ít nổi bật hơn trong Google Sheets, Google Slides và Google Meet, nhưng nó vẫn có thể hữu ích. Khi nói đến Google Slides trên web và Google Sheets trên web, bạn sẽ thấy trợ lý AI bật lên ở phía bên phải khi bạn tạo bảng tính mới hoặc bản trình bày mới.

Với Google Slides, công cụ trợ giúp đầu tiên mà Gemini sẽ cung cấp là tạo hình ảnh. Nhập lời nhắc hình ảnh của bạn vào bảng điều khiển bên phải, chọn kiểu cho tác phẩm nghệ thuật thu được, sau đó nhấp vào Create. Bất kỳ hình ảnh nào được tạo đều có thể được tải vào slide hiện tại bằng một cú nhấp chuột hoặc chọn View more để xem thêm một số tùy chọn.

Lưu ý: Gemini đã tạm thời vô hiệu hóa khả năng tạo ra hình ảnh của con người sau khi AI tạo ra "sự không chính xác" về chủng tộc.

Gemini in Slides cũng có thể tạo các slide mới cho bạn:

Nhấp vào nút Ask Gemini.
Mô tả trang trình bày mà bạn muốn, có thể bao gồm văn bản và hình ảnh - ví dụ: “tạo một trang slide về cách tập luyện tối ưu cho một cuộc chạy marathon”.
Bấm vào Insert để thêm trang chiếu hoặc Retry để tạo một trang mới từ cùng một lời nhắc.

Trong cùng hộp nhắc nhở, bạn cũng có thể yêu cầu tóm tắt các slide hiện có hoặc toàn bộ bản trình bày. Giống như trong Google Docs, bạn cũng có thể tạo dòng văn bản trong trường hợp bạn cần điền vào các hộp văn bản cụ thể.

Trong Sheets, Gemini có thể nhanh chóng tạo các bảng dữ liệu mà sau đó bạn có thể chỉnh sửa và sắp xếp. Hai ví dụ mà Google đưa ra là “lên kế hoạch cho một chuyến đi bộ đường dài ở Iceland” và “theo dõi các nhiệm vụ cho một dự án xây dựng trang web mới”, để bạn biết những gì có thể thực hiện được. Bất kỳ lời nhắc nào dọc theo các dòng tương tự sẽ tạo ra một bảng tính sẵn sàng cho nhiệm vụ.

Bạn cũng có thể nhờ AI để tạo công thức trong Sheets:

Nhấp vào nút Ask Gemini.
Hãy mô tả công thức, chẳng hạn như “tạo công thức để tìm ô C1 trong phạm vi D:G và giá trị đầu ra trong cột G”. Hoặc bất cứ thứ gì bạn cần, Gemini sẽ viết nó cho bạn.
Nhấp vàoInsert để thêm công thức vào bảng tính của bạn.
Nếu bạn muốn có phiên bản khác của cùng một công thức, hãy nhấp vào Retry.

Lưu ý: Đây đều là những tính năng có thể hữu ích nhưng không phải lúc nào cũng hữu ích chính xác. Chẳng hạn như AI không biết tất cả thông tin chi tiết về các chuyến đi bộ đường dài hoặc dự án trang web của bạn, vì vậy, nó chỉ thực sự tạo ra một giá trị gần đúng mà bạn có thể sử dụng làm mẫu.

4. Tổng kết

Bài viết tổng hợp những thông tin về Gemini và cách sử dụng trí tuệ nhân tạo Gemini AI với Google Workspace. Mô hình này có khả năng hiểu, tóm tắt, suy luận, lập trình và lập kế hoạch. Hy vọng bạn sẽ tận dụng tốt các tính năng của AI này để hỗ trợ cho công việc của mình.

Vinaweb - Đại lý ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam chuyên cung cấp các gói Google Workspace giá đại lý giảm tới 52% với khách hàng mới và giảm tới 45% với khách hàng gia hạn.