AI có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nhiều công việc, từ soạn thảo nội dung, phân tích thông tin đến tự động hóa tác vụ. Tuy nhiên, hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn nằm ở cách doanh nghiệp lựa chọn vấn đề cần giải quyết, đưa AI vào quy trình và kiểm soát kết quả đầu ra.
Với hệ sinh thái AI tích hợp, Lark Suite mang đến nhiều cách thức để doanh nghiệp ứng dụng AI vào hoạt động hằng ngày. Để khai thác hiệu quả, doanh nghiệp cần quan tâm đến 4 yếu tố sau.
-
Xác định đúng nhu cầu ứng dụng AI
Không phải mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều cần đến AI. Việc triển khai thiếu trọng tâm có thể khiến nhân viên mất thời gian làm quen với công cụ nhưng chưa tạo ra thay đổi rõ rệt trong hiệu suất.
Doanh nghiệp nên ưu tiên những công việc có tính lặp lại, tiêu tốn nhiều thời gian hoặc cần xử lý lượng thông tin lớn, chẳng hạn:
-
Tổng hợp nội dung cuộc họp và xây dựng danh sách công việc cần thực hiện.
-
Soạn thảo email, báo cáo, kế hoạch và tài liệu nội bộ.
-
Tìm kiếm, tóm tắt thông tin từ tài liệu phục vụ công việc.
-
Hỗ trợ phân loại yêu cầu và xử lý các tác vụ thường xuyên.
Thông qua các tính năng AI trên Lark Suite, nhân viên có thể thực hiện những công việc này ngay trong môi trường làm việc quen thuộc. Việc bắt đầu từ một số nhu cầu cụ thể cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thời gian tiết kiệm được, chất lượng đầu ra và mức độ phù hợp của AI với từng nghiệp vụ.
-
Tích hợp AI vào quy trình làm việc
Một hạn chế thường gặp khi sử dụng AI là nhân viên phải chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng để tìm thông tin, nhập yêu cầu và đưa kết quả trở lại công việc. Điều này có thể làm gián đoạn quá trình xử lý và gây mất thời gian.
Lark Suite tích hợp các tính năng AI vào môi trường cộng tác, giúp người dùng khai thác AI trong những hoạt động thường ngày:
-
Lark Docs: Hỗ trợ viết, chỉnh sửa, tóm tắt và phát triển nội dung tài liệu.
-
Lark Meetings: Hỗ trợ ghi nhận, tổng hợp nội dung cuộc họp và các đầu việc liên quan thông qua những tính năng AI tương ứng.
-
Lark Messenger: Hỗ trợ người dùng khai thác AI trong quá trình trao đổi và xử lý thông tin với các tính năng được cung cấp.
-
Lark Base: Kết hợp dữ liệu và các khả năng tự động hóa để hỗ trợ xử lý công việc theo nhu cầu.
Khi AI được đưa vào đúng điểm trong quy trình làm việc, nhân viên có thể sử dụng kết quả ngay cho nhiệm vụ đang thực hiện, thay vì phải xử lý qua nhiều công cụ riêng biệt.
-
Đảm bảo tính chính xác và an toàn khi sử dụng AI
AI có thể giúp rút ngắn thời gian xử lý nhưng kết quả tạo ra không phải lúc nào cũng chính xác hoặc phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp. Đặc biệt với các tài liệu, báo cáo, dữ liệu khách hàng hay thông tin quan trọng, việc kiểm tra trước khi sử dụng là cần thiết.
Doanh nghiệp có thể xây dựng cơ chế kiểm soát kết quả AI dựa trên một số nguyên tắc:
-
Kiểm tra thông tin: Đối chiếu nội dung AI tạo ra với dữ liệu và nguồn thông tin đáng tin cậy.
-
Phân định trách nhiệm: Xác định nhân sự chịu trách nhiệm rà soát, phê duyệt kết quả trước khi đưa vào sử dụng.
-
Kiểm soát quyền truy cập: Thiết lập phạm vi sử dụng dữ liệu phù hợp với vai trò của từng nhân viên.
-
Đánh giá định kỳ: Theo dõi những lỗi thường gặp và điều chỉnh cách sử dụng AI để cải thiện chất lượng đầu ra.
Lark Suite cung cấp các tính năng quản lý quyền truy cập, cộng tác và phê duyệt, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình kiểm tra phù hợp. Nhờ đó, AI có thể trở thành công cụ hỗ trợ nhân viên mà vẫn duy trì được sự kiểm soát của con người đối với các quyết định quan trọng.
-
Đo lường hiệu quả và tối ưu việc ứng dụng AI
Ứng dụng AI không dừng lại ở việc triển khai công cụ hay hoàn thành một tác vụ. Doanh nghiệp cần đánh giá xem AI có thực sự giúp cải thiện hiệu quả công việc hay không để điều chỉnh cách sử dụng và mở rộng phạm vi ứng dụng.
Một số chỉ số có thể được theo dõi gồm:
-
Thời gian xử lý: Công việc mất bao lâu trước và sau khi ứng dụng AI.
-
Chất lượng đầu ra: Mức độ chính xác, đầy đủ và phù hợp của kết quả.
-
Tần suất sử dụng: Mức độ nhân viên đưa AI vào các hoạt động thực tế.
-
Hiệu quả vận hành: Khả năng giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót hoặc cải thiện tiến độ công việc.
Doanh nghiệp có thể sử dụng Lark Base để ghi nhận các chỉ số, theo dõi kết quả thử nghiệm và tổng hợp dữ liệu đánh giá. Từ những kết quả này, nhà quản lý có thể xác định ứng dụng nào đang phát huy hiệu quả, ứng dụng nào cần điều chỉnh và những nghiệp vụ có thể tiếp tục mở rộng AI.
Đưa AI trở thành một phần trong hoạt động doanh nghiệp
Khai thác AI hiệu quả không đơn thuần là sử dụng nhiều tính năng hay tự động hóa càng nhiều công việc càng tốt. Điều quan trọng là lựa chọn đúng nhu cầu, ứng dụng AI vào đúng thời điểm, kiểm soát chất lượng và liên tục đánh giá kết quả.
Với các công cụ AI và hệ sinh thái cộng tác tích hợp, Lark Suite hỗ trợ doanh nghiệp đưa AI vào từng hoạt động cụ thể, từ công việc cá nhân đến quy trình phối hợp giữa các bộ phận.
Vinaweb là đối tác ủy quyền của Lark tại Việt Nam, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tư vấn, thiết lập, đào tạo và xây dựng quy trình trên Lark Suite, giúp doanh nghiệp lựa chọn cách ứng dụng phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.
