AI Agent có thể thay thế những công việc thủ công nào?

Sự phát triển của AI Agent mở ra một cách tiếp cận khác: thay vì chỉ hỗ trợ nhân viên thực hiện từng bước, AI có thể được giao một mục tiêu và xử lý một chuỗi tác vụ trong phạm vi được thiết lập. Vì vậy, câu hỏi không còn là AI Agent có thể thay thế nhân sự hay không, mà là những công việc thủ công nào có thể giao cho AI xử lý để nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn?

AI Agent phù hợp với công việc thủ công nào?

Không phải mọi công việc thủ công đều có thể tự động hóa bằng AI Agent. Những công việc phù hợp thường có đặc điểm là được thực hiện thường xuyên, có nhiều bước lặp lại và quy trình tương đối rõ ràng.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu đánh giá từ những nhóm công việc như:

• Nhập và cập nhật dữ liệu từ nhiều nguồn.

• Tổng hợp thông tin và lập báo cáo định kỳ.

• Phân loại yêu cầu, hồ sơ hoặc dữ liệu theo tiêu chí có sẵn.

• Theo dõi trạng thái công việc và nhắc nhở khi đến hạn.

• Kiểm tra thông tin theo các điều kiện hoặc quy tắc được thiết lập.

Điểm quan trọng là AI Agent không đơn giản thực hiện một thao tác duy nhất. Với những bài toán phù hợp, Agent có thể xử lý nhiều bước liên tiếp và sử dụng các công cụ được cấp quyền để hoàn thành nhiệm vụ.

Tự động hóa nhập và cập nhật dữ liệu

Nhập dữ liệu là một trong những công việc thủ công phổ biến nhưng dễ phát sinh sai sót. Nhân viên có thể phải lấy thông tin từ email, biểu mẫu, tài liệu hoặc các hệ thống khác rồi nhập lại vào bảng quản lý.

Nếu quy trình đã được chuẩn hóa, AI Agent có thể hỗ trợ tiếp nhận thông tin, phân loại và cập nhật dữ liệu vào đúng nơi. Nhân viên khi đó chỉ cần kiểm tra những trường hợp đặc biệt hoặc xử lý những dữ liệu mà AI không đủ cơ sở để quyết định.

Tổng hợp báo cáo định kỳ

Báo cáo tuần hoặc tháng thường không khó về mặt thao tác nhưng mất nhiều thời gian do phải thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, lọc thông tin và trình bày lại.

AI Agent có thể được giao nhiệm vụ tổng hợp dữ liệu theo các tiêu chí đã xác định, tạo báo cáo ban đầu và đưa ra những điểm cần chú ý. Con người vẫn có thể kiểm tra số liệu và đưa ra nhận định cuối cùng, nhưng phần công việc lặp lại phía trước đã được giảm bớt.

Theo dõi và nhắc việc

Theo dõi tiến độ là một công việc tưởng đơn giản nhưng dễ bị bỏ quên khi số lượng nhiệm vụ tăng lên. Nhân viên hoặc quản lý có thể phải liên tục kiểm tra trạng thái, xác định việc nào sắp đến hạn rồi gửi thông báo.

Với quy trình phù hợp, AI Agent có thể theo dõi các nhiệm vụ được giao, phát hiện những công việc quá hạn hoặc sắp đến hạn và thực hiện hành động tiếp theo theo quy tắc đã thiết lập. Điều này giúp giảm bớt việc kiểm tra thủ công mà vẫn duy trì được khả năng giám sát.

Phân loại và xử lý yêu cầu

Các bộ phận như nhân sự, chăm sóc khách hàng, IT hoặc vận hành thường tiếp nhận nhiều yêu cầu có nội dung khác nhau. Nếu mỗi yêu cầu đều phải được đọc, phân loại và chuyển đến đúng người bằng tay, khối lượng công việc sẽ tăng nhanh khi doanh nghiệp mở rộng.

AI Agent có thể hỗ trợ đọc thông tin, xác định nhóm yêu cầu và chuyển dữ liệu đến bước tiếp theo theo quy trình. Những trường hợp phức tạp hoặc vượt ngoài điều kiện được thiết lập vẫn có thể chuyển cho nhân viên xử lý.

Lark Suite có thể đưa AI Agent vào quy trình như thế nào?

Để AI Agent thực sự hỗ trợ công việc, doanh nghiệp không chỉ cần một mô hình AI mà còn cần dữ liệu và các công cụ để Agent thực hiện nhiệm vụ. Đây là lý do việc đưa Agent vào một hệ sinh thái làm việc thống nhất có thể giúp quá trình triển khai thuận lợi hơn.

Trong Lark Suite, doanh nghiệp có thể kết hợp AI với các công cụ như Docs, Sheets, Base, Messenger và các quy trình được xây dựng trên nền tảng. Chẳng hạn, dữ liệu được cập nhật trên Base có thể trở thành đầu vào cho một tác vụ, trong khi Messenger được sử dụng để thông báo hoặc trao đổi kết quả với người phụ trách.

Thay vì cố gắng tự động hóa toàn bộ quy trình ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể bắt đầu với một công việc thủ công cụ thể. Khi quy trình đã rõ ràng, dữ liệu được tổ chức và quyền hạn được xác định, AI Agent có thể được đưa vào từng bước phù hợp.

AI Agent không thay thế mọi công việc thủ công

Khả năng tự động hóa không đồng nghĩa với việc mọi công việc thủ công đều nên giao cho AI Agent. Những nhiệm vụ cần phán đoán chuyên môn, xử lý tình huống bất thường hoặc đưa ra quyết định có ảnh hưởng lớn vẫn cần sự tham gia của con người.

Doanh nghiệp nên ưu tiên những công việc lặp lại, có quy tắc rõ ràng, tốn nhiều thời gian và có thể kiểm soát đầu ra. Đây thường là những điểm có khả năng mang lại hiệu quả rõ ràng nhất khi ứng dụng AI Agent.

Khi được triển khai đúng cách, AI Agent không nhất thiết thay thế nhân viên mà giúp loại bỏ bớt những phần việc thủ công trong công việc hằng ngày. Nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phân tích, sáng tạo, giao tiếp và những nhiệm vụ thực sự cần năng lực của con người.