Lark AI có thể tự động hóa những công việc nào?

Đây cũng là lý do Lark AI có thể tự động hóa những công việc nào trở thành một câu hỏi đáng quan tâm khi doanh nghiệp muốn đưa AI vào quy trình làm việc thực tế. Thay vì chỉ dùng AI như một công cụ hỏi đáp, doanh nghiệp có thể tận dụng AI ngay trong hệ sinh thái LarkSuite để giảm bớt các bước thủ công.

Tự động tổng hợp và xử lý thông tin

Một trong những nhóm công việc dễ áp dụng AI nhất là xử lý lượng lớn thông tin mà nhân viên phải đọc và tổng hợp mỗi ngày.

Lark AI có thể hỗ trợ tóm tắt nội dung tài liệu, rút ra các ý chính từ văn bản dài hoặc chuyển thông tin thành dạng dễ theo dõi hơn. Với những tài liệu nội bộ như báo cáo, biên bản, kế hoạch hay hướng dẫn công việc, nhân viên không nhất thiết phải đọc toàn bộ để tìm một thông tin cụ thể.

Thay vì mở nhiều tài liệu và tự tổng hợp, người dùng có thể sử dụng AI để nhanh chóng nắm được nội dung cần thiết trước khi đi sâu vào từng phần.

Tóm tắt cuộc họp và xác định việc cần làm

Sau mỗi cuộc họp, một phần thời gian đáng kể thường được dành cho việc ghi chép, tổng hợp nội dung và gửi lại các đầu việc cho những người liên quan.

Đây là một trong những tình huống Lark AI có thể tự động hóa những công việc nào có câu trả lời khá rõ ràng. AI có thể hỗ trợ tóm tắt nội dung cuộc họp, xác định những điểm quan trọng và giúp người tham gia nhanh chóng nắm được các quyết định đã thống nhất.

Quan trọng hơn, thông tin sau cuộc họp có thể được chuyển thành các đầu việc cụ thể thay vì chỉ tồn tại trong một bản ghi dài. Người phụ trách dễ xác định mình cần làm gì, thời hạn nào và phối hợp với ai.

Với doanh nghiệp thường xuyên họp giữa nhiều phòng ban, việc giảm thời gian xử lý sau cuộc họp có thể tạo ra khác biệt đáng kể trong vận hành.

Hỗ trợ viết và chỉnh sửa nội dung

Viết email, thông báo nội bộ, mô tả công việc, nội dung marketing hay tài liệu hướng dẫn đều là những công việc có tính lặp lại.

Lark Docs AI có thể hỗ trợ tạo bản nháp từ yêu cầu ban đầu, viết lại nội dung theo giọng văn khác, rút gọn đoạn văn hoặc điều chỉnh cách diễn đạt. Nhân viên vẫn là người kiểm tra và quyết định nội dung cuối cùng, nhưng không cần bắt đầu từ một trang trắng.

Điểm đáng chú ý là AI được đặt ngay trong môi trường làm việc thay vì tách thành một công cụ riêng. Người dùng có thể xử lý nội dung trong quá trình đang làm việc với tài liệu, thay vì liên tục chuyển qua lại giữa nhiều ứng dụng.

Tìm kiếm thông tin trong kho dữ liệu doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp có nhiều tài liệu, một vấn đề khác bắt đầu xuất hiện: nhân viên biết thông tin đã tồn tại nhưng không biết nó nằm ở đâu.

AI có thể hỗ trợ tìm và tổng hợp thông tin từ những dữ liệu mà người dùng được phép truy cập. Điều này đặc biệt hữu ích với các câu hỏi như quy trình hiện tại là gì, tài liệu nào liên quan đến một dự án hoặc một quyết định trước đây được đưa ra như thế nào.

Thay vì nhớ chính xác tên file hoặc vị trí lưu trữ, nhân viên có thể tập trung vào câu hỏi cần giải quyết.

Tự động hóa các quy trình lặp lại

AI không chỉ dừng ở việc viết hoặc tóm tắt. Khi kết hợp với các công cụ trong LarkSuite, doanh nghiệp có thể xây dựng những quy trình trong đó dữ liệu được thu thập, xử lý và chuyển tiếp theo điều kiện đã thiết lập.

Ví dụ, thông tin từ biểu mẫu có thể được đưa vào bảng dữ liệu, sau đó kích hoạt bước xử lý tiếp theo hoặc gửi thông báo tới người phụ trách. Những công việc trước đây cần nhân viên kiểm tra thủ công từng bước có thể được thiết kế thành một workflow rõ ràng hơn.

Đây là hướng ứng dụng phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều quy trình lặp lại giữa các phòng ban.

LarkSuite Pro phù hợp với nhu cầu nào?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai AI trên toàn bộ hoạt động ngay từ đầu. Cách thực tế hơn là xác định những công việc đang tiêu tốn nhiều thời gian thủ công, sau đó thử nghiệm AI ở một số quy trình có tính lặp lại cao.

Với LarkSuite Pro, doanh nghiệp có thể tiếp cận hệ sinh thái làm việc tích hợp giữa giao tiếp, tài liệu, dữ liệu và tự động hóa. Khi các công cụ này được sử dụng trong cùng một môi trường, AI có thêm bối cảnh để hỗ trợ công việc thay vì chỉ hoạt động như một chatbot độc lập.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những nhu cầu đơn giản như tóm tắt cuộc họp, xử lý tài liệu hoặc hỗ trợ viết nội dung, rồi mở rộng sang các workflow phức tạp hơn khi đội ngũ đã quen với cách vận hành.

Không phải việc gì cũng nên giao cho AI

AI có thể xử lý nhanh nhiều tác vụ nhưng không đồng nghĩa doanh nghiệp nên tự động hóa mọi thứ.

Những công việc liên quan đến quyết định quan trọng, dữ liệu nhạy cảm, đánh giá con người hoặc nội dung cần kiểm chứng vẫn cần nhân viên chịu trách nhiệm. AI nên đảm nhận phần việc mang tính hỗ trợ và lặp lại, trong khi con người kiểm tra kết quả và đưa ra quyết định cuối cùng.

Vì vậy, khi đặt câu hỏi Lark AI có thể tự động hóa những công việc nào, doanh nghiệp nên nhìn vào từng quy trình cụ thể thay vì chỉ quan tâm AI có bao nhiêu tính năng.

Bắt đầu từ một quy trình cụ thể

Một cách triển khai hiệu quả là chọn một công việc đang mất nhiều thời gian nhưng có quy trình tương đối rõ ràng. Ví dụ: tổng hợp báo cáo tuần, ghi nhận nội dung họp, xử lý yêu cầu nội bộ hoặc cập nhật dữ liệu.

Sau khi xác định được điểm cần tự động hóa, doanh nghiệp có thể xây dựng thử nghiệm trên LarkSuite Pro, theo dõi thời gian tiết kiệm được và mức độ chính xác của kết quả. Nếu quy trình hoạt động ổn định, doanh nghiệp mới tiếp tục mở rộng sang các phòng ban hoặc nghiệp vụ khác.

AI vì thế không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án lớn. Giá trị thực tế thường đến từ những công việc nhỏ được xử lý nhanh hơn mỗi ngày, sau đó từng bước hình thành một cách làm việc ít phụ thuộc vào thao tác thủ công.