Triển khai chấm công và tính lương Nam Việt trên Lark

Triển khai chấm công và tính lương Nam Việt trên Lark giúp tập trung dữ liệu, tự động hóa các bước xử lý và giảm bớt thao tác cho bộ phận nhân sự.

Tổng quan dự án

Quản lý chấm công và tính lương là nghiệp vụ có lượng dữ liệu lớn và phát sinh định kỳ. Với nhiều nguồn dữ liệu như chấm công, nghỉ phép, tăng ca, công tác và điều chỉnh công, việc tổng hợp, đối soát cuối tháng dễ tạo áp lực cho bộ phận HR.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Nam Việt, Vinaweb triển khai dự án số hóa quy trình Chấm công và Tính lương trên nền tảng Lark, tập trung vào ba mục tiêu: chuẩn hóa dữ liệu, liên kết quy trình và giảm thao tác thủ công.

Giải pháp được triển khai trên hệ sinh thái Lark Base, Lark Sheets, Lark Approval, Lark Docs và Lark Messenger, được thiết kế theo quy trình nghiệp vụ thực tế của Nam Việt.

Thách thức trước triển khai

Trước khi triển khai, dữ liệu phục vụ chấm công và tính lương của Nam Việt được xử lý từ nhiều nguồn như máy chấm công, Excel, đơn nghỉ phép và bảng tăng ca. Điều này khiến quá trình tổng hợp và đối soát cuối tháng mất nhiều thời gian.

Các vấn đề chính gồm:

• Dữ liệu phân tán: Chấm công, nghỉ phép, tăng ca và công tác chưa được tập trung trong một quy trình thống nhất.

• Đối soát thủ công: HR phải kiểm tra và đối chiếu dữ liệu chấm công với các đơn phát sinh trước khi chốt công.

• Nguy cơ sai lệch: Việc nhập liệu và tính công trên Excel dễ phát sinh sai sót trong quá trình cập nhật, sao chép và đối chiếu.

• Nhân viên thiếu tính chủ động: Khó kiểm tra tập trung ngày công, ngày phép và tình trạng các yêu cầu điều chỉnh.

• Quản lý khó theo dõi: Chưa có dữ liệu tập trung để nắm bắt tình hình đi muộn, nghỉ phép, tăng ca và biến động chấm công.

• Quy trình chưa liên thông: Dữ liệu đơn từ chưa được kết nối xuyên suốt với bảng công và bảng tính lương.

Vì vậy, Nam Việt cần một quy trình thống nhất từ chấm công → xử lý phát sinh → phê duyệt → tổng hợp công → tính lương → báo cáo, thay vì tiếp tục xử lý từng phần trên các nguồn dữ liệu riêng lẻ.

Giải pháp Vinaweb triển khai

Vinaweb thiết kế lại quy trình chấm công và tính lương theo hướng tập trung dữ liệu và liên kết các bước xử lý, phù hợp với nghiệp vụ thực tế của Nam Việt.

• Chuẩn hóa dữ liệu và nghiệp vụ đầu vào

Vinaweb xây dựng dữ liệu nhân sự gồm nhân viên, phòng ban, chức vụ, tài khoản ngân hàng và người phụ thuộc.

Đồng thời, các chính sách liên quan đến ngày công, phép, tăng ca, đi muộn/về sớm, nghỉ không lương, phụ cấp và các thành phần tính lương được xác định làm cơ sở xây dựng quy trình và công thức xử lý.

• Số hóa chấm công và quy trình phát sinh

Quy trình được thiết kế để nhân viên thực hiện và kiểm tra chấm công trên cùng một hệ thống.

Các nghiệp vụ nghỉ phép, đi muộn/về sớm, tăng ca, công tác và điều chỉnh công được đưa vào quy trình phê duyệt. Dữ liệu sau khi được duyệt được sử dụng trực tiếp cho bước tổng hợp bảng công.

Qua đó, HR không phải kiểm tra và cập nhật lại từng trường hợp từ nhiều file hoặc nguồn dữ liệu khác nhau.

• Tự động tổng hợp bảng công

Dữ liệu chấm công kết hợp với các đơn đã được phê duyệt được tổng hợp thành bảng công cuối tháng.

Các chỉ tiêu được xử lý theo quy tắc đã thống nhất với Nam Việt, gồm:

• Ngày công thực tế.

• Ngày phép.

• Tăng ca (OT).

• Đi muộn/về sớm.

• Nghỉ không lương.

• Điều chỉnh công.

Bảng công trở thành nguồn dữ liệu đầu vào cho bước tính lương, giảm các thao tác cộng trừ, nhập lại và đối chiếu thủ công của HR.

• Xây dựng bảng tính lương

Trên cơ sở bảng công đã tổng hợp, Vinaweb xây dựng bảng tính lương theo công thức và chính sách của Nam Việt.

Các dữ liệu về ngày công, phép, OT, nghỉ không lương, phụ cấp và các khoản liên quan được đưa vào công thức tính lương theo quy định của doanh nghiệp.

Việc liên kết dữ liệu giữa bảng công và bảng lương giúp hạn chế nhập lại dữ liệu và giảm sai lệch trong quá trình tính lương.

• Xây dựng dashboard quản trị

Dữ liệu chấm công sau khi được tập trung được sử dụng để xây dựng dashboard theo dõi tình hình nhân sự và chấm công.

Quản lý có thể theo dõi các chỉ tiêu liên quan đến ngày công, nghỉ phép, tăng ca, đi muộn/về sớm và các biến động chấm công trên cùng nguồn dữ liệu.

Kiểm thử và nghiệm thu

Sau khi hoàn thiện giải pháp, Vinaweb phối hợp cùng Nam Việt thực hiện Training, UAT và Go-live.

Training

Đào tạo Lark cho HR Admin và Trưởng bộ phận trong 2 buổi, hướng dẫn quy trình vận hành và cung cấp tài liệu SOP.

UAT

Nam Việt kiểm tra thực tế các nghiệp vụ chấm công, đơn từ, phê duyệt, tổng hợp công và tính lương; đồng thời đối chiếu kết quả với chính sách và quy trình hiện hành.

Go-live

Vinaweb hỗ trợ Nam Việt trong 1 tuần đầu vận hành, tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng thực tế.

Sau quá trình kiểm thử và hoàn thiện, các hạng mục trong phạm vi triển khai được nghiệm thu và đưa vào vận hành.

Kết quả nghiệm thu

Sau triển khai, Nam Việt đã hoàn thiện quy trình chấm công và tính lương theo một luồng dữ liệu thống nhất.

Nhân viên

• Thực hiện và kiểm tra chấm công trên một hệ thống.

• Chủ động gửi các yêu cầu nghỉ phép, tăng ca, công tác và điều chỉnh công.

• Theo dõi thông tin liên quan đến ngày công và các yêu cầu đã gửi.

HR

• Dữ liệu chấm công và đơn đã duyệt được tổng hợp phục vụ bảng công cuối tháng.

• Tự động tính các chỉ tiêu ngày công thực tế, phép, OT, đi muộn, nghỉ không lương…

• Bảng tính lương được xây dựng theo công thức và chính sách của Nam Việt.

• Giảm thao tác tổng hợp Excel và hạn chế sai sót do nhập liệu, sao chép và đối chiếu thủ công.

Quản lý

• Có dashboard tập trung theo dõi tình hình nhân sự và chấm công.

• Thuận tiện theo dõi các chỉ tiêu như đi muộn, nghỉ phép, tăng ca và biến động công.

Kết quả tổng thể

Dự án giúp Nam Việt chuyển từ quy trình nhiều nguồn dữ liệu – tổng hợp thủ công – đối soát bằng Excel sang quy trình liên kết:

Dữ liệu nhân sự → Chấm công → Đơn từ → Phê duyệt → Bảng công → Tính lương → Dashboard

Thay vì xử lý dữ liệu rời rạc ở từng công đoạn, thông tin sau khi được tạo lập và phê duyệt được tiếp tục sử dụng ở các bước tiếp theo. Điều này giúp giảm công việc thủ công cho HR, hạn chế sai lệch dữ liệu và tăng khả năng kiểm soát quá trình chấm công – tính lương.

Qua dự án, Nam Việt đã có nền tảng để chuẩn hóa quy trình quản lý chấm công và tính lương, tập trung dữ liệu và từng bước tự động hóa hoạt động quản trị nhân sự trên Lark.