Tại sao nên chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Lark?

Tuy nhiên, cùng với sự thay đổi trong cách doanh nghiệp vận hành, các tiêu chí lựa chọn nền tảng làm việc cũng dần thay đổi:

• Doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu vận hành và kiểm soát chi phí phần mềm.
• Nhiều đơn vị bắt đầu đánh giá lại mức độ phù hợp của các công cụ đang sử dụng với nhu cầu thực tế.
• Thay vì chi trả cho những tính năng ít được khai thác, doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm các giải pháp đơn giản, linh hoạt và hiệu quả hơn.
• Đây là một trong những lý do khiến Lark ngày càng nhận được sự quan tâm từ các doanh nghiệp hiện nay.

Doanh nghiệp đang trả tiền cho sự phức tạp của Microsoft

Một thực tế khá phổ biến là doanh nghiệp mua Microsoft 365 không chỉ để sử dụng Outlook hay Word. Họ đang trả tiền cho cả một hệ sinh thái gồm nhiều lớp ứng dụng khác nhau như Teams, SharePoint, OneDrive, Power BI, Power Automate và hàng loạt tính năng mở rộng khác.

Vấn đề là phần lớn doanh nghiệp không khai thác hết những công cụ này.

Nhiều tính năng chưa từng được triển khai. Nhiều ứng dụng được cấp license nhưng ít người sử dụng. Không ít doanh nghiệp vẫn quản lý quy trình bằng Excel hoặc trao đổi công việc qua Zalo dù đã đầu tư một hệ thống phần mềm khá tốn kém.

Điều đó dẫn đến một nghịch lý: doanh nghiệp sở hữu rất nhiều công nghệ nhưng hiệu quả vận hành chưa chắc đã được cải thiện tương ứng.

Đây chính là lý do khiến nhiều tổ chức bắt đầu tìm kiếm một giải pháp đơn giản hơn thay vì tiếp tục bổ sung thêm công cụ.

Tại sao nên chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Lark?

Sự dịch chuyển từ Microsoft sang Lark không xuất phát từ việc Microsoft yếu đi. Ngược lại, Microsoft vẫn là một nền tảng rất mạnh.

Tuy nhiên, khi đánh giá lại bài toán vận hành và hiệu quả đầu tư, nhiều doanh nghiệp nhận ra bốn khác biệt quan trọng đang tạo nên sức hút của Lark.

1. Tích hợp và đơn giản thay vì nhiều lớp công cụ

Trong hệ sinh thái Microsoft, mỗi nhu cầu thường được giải quyết bằng một sản phẩm riêng. Email có Outlook, trao đổi nội bộ có Teams, lưu trữ có OneDrive và SharePoint, phân tích dữ liệu có Power BI, tự động hóa có Power Automate.

Cách tiếp cận này mang lại sức mạnh rất lớn nhưng đồng thời cũng tạo ra sự phức tạp trong vận hành.

Ngược lại, Lark được xây dựng theo hướng tích hợp ngay từ đầu. Chat, email, tài liệu, cuộc họp trực tuyến, quản lý công việc, quy trình phê duyệt và cơ sở dữ liệu đều nằm trên cùng một nền tảng.

Đối với doanh nghiệp, lợi ích không chỉ nằm ở việc giảm số lượng phần mềm cần sử dụng. Quan trọng hơn, nhân viên có thể làm việc trên một hệ thống thống nhất thay vì liên tục chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng khác nhau.

Sự đơn giản này giúp giảm thời gian đào tạo, giảm chi phí quản trị và tăng tốc độ phối hợp giữa các bộ phận.

2. Thiết kế cho môi trường làm việc hiện đại

Nhiều công cụ của Microsoft được phát triển từ thời kỳ máy tính cá nhân là trung tâm của công việc. Trong khi đó, môi trường làm việc hiện nay đã thay đổi đáng kể.

Nhân viên cần cộng tác theo thời gian thực. Các nhóm làm việc thường xuyên trao đổi từ xa. Điện thoại thông minh đã trở thành công cụ làm việc không kém gì máy tính.

Sự thay đổi này được phản ánh rõ trong cách các doanh nghiệp sử dụng tài liệu.

Từ Word đến cộng tác Doc thời gian thực

Trước đây, một người soạn thảo tài liệu rồi gửi file Word cho đồng nghiệp chỉnh sửa. Mỗi lần cập nhật lại xuất hiện thêm một phiên bản mới.

Ngày nay, nhiều người có thể cùng làm việc trên một tệp Doc duy nhất, trao đổi trực tiếp ngay bên trong nội dung và theo dõi thay đổi theo thời gian thực.

Từ Excel đến nền tảng Sheet vận hành

Excel từng là công cụ ghi nhận dữ liệu. Nhưng nhu cầu hiện nay không chỉ dừng ở việc lưu trữ.

Doanh nghiệp cần dữ liệu có khả năng kích hoạt quy trình, gửi thông báo, tạo công việc hoặc kết nối với các bộ phận liên quan. Nói cách khác, dữ liệu cần trở thành một phần của hoạt động vận hành chứ không chỉ nằm yên trong bảng tính.

Từ PowerPoint đến nội dung đa nền tảng

Trước đây, nội dung được tạo ra cho một buổi thuyết trình. Ngày nay, cùng một nội dung cần xuất hiện trên website, báo cáo, tài liệu nội bộ và nhiều kênh khác nhau.

Sự phát triển của AI cũng đang thay đổi cách doanh nghiệp tạo và quản lý nội dung. Các nền tảng mới như Lark được thiết kế để thích nghi với xu hướng này ngay từ đầu.

3. Đơn giản hóa vận hành giữa IT và các phòng ban

Đây là khác biệt mang tính chiến lược đối với nhiều doanh nghiệp.

Microsoft có nền tảng kỹ thuật rất mạnh và thường được xây dựng xoay quanh đội ngũ CNTT. Điều này phù hợp với các tổ chức có bộ phận IT lớn và quy trình quản trị chặt chẽ.

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều phòng ban nghiệp vụ thường phải chờ IT hỗ trợ khi muốn thay đổi quy trình hoặc triển khai một nhu cầu mới.

Ví dụ, phòng nhân sự muốn xây dựng quy trình tuyển dụng mới. Phòng kinh doanh muốn tạo hệ thống quản lý khách hàng. Phòng vận hành muốn số hóa quy trình phê duyệt nội bộ.

Những yêu cầu này thường cần sự tham gia của đội ngũ kỹ thuật.

Lark tiếp cận theo hướng khác. Nền tảng này cho phép các bộ phận nghiệp vụ tự xây dựng biểu mẫu, cơ sở dữ liệu, quy trình phê duyệt và các luồng tự động hóa mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào IT.

Nếu Microsoft trao sức mạnh cho đội ngũ kỹ thuật, thì Lark trao sức mạnh đó cho toàn bộ doanh nghiệp.

4. ROI tốt hơn trong bối cảnh chi phí ngày càng tăng

Khi so sánh các nền tảng, nhiều doanh nghiệp thường nhìn vào giá bản quyền. Tuy nhiên, ROI không chỉ là chi phí license.

ROI là toàn bộ chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra trong suốt quá trình triển khai và vận hành hệ thống.

Bao gồm:

• Chi phí bản quyền phần mềm

• Chi phí triển khai

• Chi phí đào tạo người dùng

• Chi phí quản trị hệ thống

• Chi phí tích hợp các ứng dụng

• Chi phí duy trì và nâng cấp

Trong bối cảnh Microsoft liên tục điều chỉnh giá và bổ sung thêm nhiều dịch vụ tính phí, không ít doanh nghiệp bắt đầu cảm nhận rõ áp lực chi phí công nghệ đang tăng lên từng năm.

Lark giúp giảm số lượng công cụ cần sử dụng, giảm độ phức tạp trong triển khai và tối ưu nguồn lực quản trị. Điều đó giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả đầu tư thay vì chỉ tập trung vào việc cắt giảm chi phí.

Thiết kế cho môi trường làm việc trên điện thoại

Một trong những khác biệt đáng chú ý giữa Microsoft và Lark nằm ở cách hai nền tảng được xây dựng.

Microsoft phát triển từ thời kỳ máy tính là trung tâm của công việc. Dù hiện nay đã có ứng dụng di động khá đầy đủ, nhiều quy trình quản trị, thiết lập hay xử lý công việc vẫn mang lại trải nghiệm tốt nhất trên máy tính.

Trong khi đó, Lark được thiết kế theo triết lý mobile-first ngay từ đầu. Điều này có nghĩa là nhân viên không cần ngồi trước laptop để xử lý công việc mới có thể làm việc hiệu quả.

Từ việc trao đổi nội bộ, tham gia họp trực tuyến, cập nhật tiến độ công việc cho đến gửi báo cáo, phê duyệt đề xuất hay truy cập dữ liệu doanh nghiệp, mọi thao tác đều có thể thực hiện trực tiếp trên điện thoại.

Đối với nhiều doanh nghiệp, đây không chỉ là vấn đề về sự tiện lợi. Nó giúp rút ngắn thời gian phản hồi, tăng tốc độ ra quyết định và đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi nhân sự đang di chuyển hoặc làm việc ngoài văn phòng.

Lộ trình chuyển đổi từ Microsoft sang Lark không phức tạp

Nhiều doanh nghiệp lo ngại việc thay đổi nền tảng làm việc sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu và hoạt động vận hành. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Lark có thể được triển khai theo từng bước, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính liên tục trong công việc.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn lộ trình phù hợp với nhu cầu thực tế:

• Chuyển đổi toàn bộ theo từng giai đoạn để thay thế Microsoft bằng Lark.

• Vận hành song song giữa Microsoft và Lark trong một khoảng thời gian nhất định.

• Triển khai theo từng phòng ban hoặc quy trình trước khi mở rộng ra toàn doanh nghiệp.

Về mặt dữ liệu, phần lớn dự án chỉ tập trung vào hai nhóm chính:

• Email từ Exchange.

• Tài liệu và tệp tin từ OneDrive hoặc SharePoint.

Bên cạnh đó, Lark hỗ trợ đồng bộ lịch làm việc, kết nối hộp thư và đăng nhập một lần (SSO), giúp người dùng chuyển đổi thuận lợi mà không làm gián đoạn công việc hằng ngày. Điều này cho phép doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu lớn hơn: xây dựng một môi trường làm việc đơn giản hơn, linh hoạt hơn và tối ưu chi phí vận hành trong dài hạn.

Sự khác biệt trong cách vận hành

Nhiều người khi so sánh Microsoft và Lark thường tập trung vào danh sách tính năng. Nhưng điều quan trọng hơn là cách mỗi nền tảng được xây dựng để phục vụ doanh nghiệp.

Microsoft là sản phẩm của thời kỳ CNTT đóng vai trò trung tâm trong hoạt động doanh nghiệp.

Lark là sản phẩm của thời kỳ cộng tác, tốc độ và tính linh hoạt trở thành lợi thế cạnh tranh.

Vì vậy, việc chuyển đổi từ Microsoft 365 sang Lark không đơn thuần là thay đổi một bộ phần mềm văn phòng. Đó là quyết định lựa chọn một cách làm việc mới, nơi các công cụ được đơn giản hóa, các bộ phận nghiệp vụ được trao quyền nhiều hơn và doanh nghiệp có thể tập trung vào tăng trưởng thay vì quản lý sự phức tạp.

Đối với các doanh nghiệp đang cân nhắc mua Lark, điều cần đánh giá không chỉ là chi phí hay số lượng tính năng, mà còn là khả năng kết nối con người, dữ liệu và quy trình làm việc trên cùng một nền tảng.

Trong bối cảnh chi phí công nghệ ngày càng được xem xét kỹ lưỡng, đây có thể sẽ là câu hỏi mà ngày càng nhiều doanh nghiệp cần trả lời trong những năm tới.