Google Drive lộn xộn: Doanh nghiệp đang lưu trữ sai cách?

Không ít doanh nghiệp bắt đầu bằng cách tạo thư mục theo nhu cầu phát sinh. Sau một thời gian, Drive xuất hiện hàng loạt thư mục trùng tên, file không rõ phiên bản và tài liệu được chia sẻ cho quá nhiều người. Vậy đâu là những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang lưu trữ dữ liệu sai cách?

Tài liệu được lưu theo thói quen cá nhân

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến Google Drive mất kiểm soát là mỗi nhân viên tự xây dựng cách lưu trữ riêng.

Người tạo thư mục theo tên dự án, người lại chia theo phòng ban hoặc khách hàng. Có nhân viên lưu tài liệu trong Drive cá nhân rồi chia sẻ cho đồng nghiệp, trong khi người khác sử dụng Shared Drive để lưu dữ liệu chung.

Cách làm này có thể thuận tiện trong thời gian đầu nhưng càng về sau càng khó quản lý. Khi một nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, doanh nghiệp cũng có thể mất thời gian để xác định tài liệu đang nằm ở đâu và ai đang sở hữu.

Có quá nhiều file trùng lặp và phiên bản

“Bao_cao_final”, “Bao_cao_final_2”, “Bao_cao_final_moi”, “Bao_cao_final_chinh_thuc” là tình trạng không hiếm gặp trong môi trường làm việc có nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu.

Khi không có quy ước đặt tên và quản lý phiên bản, nhân viên rất dễ sử dụng nhầm file cũ hoặc tạo thêm bản sao không cần thiết.

Doanh nghiệp nên thống nhất cách đặt tên file, thư mục và quy trình cập nhật tài liệu. Với những tài liệu cần nhiều người cùng làm việc, có thể tận dụng khả năng cộng tác trực tiếp của Google Docs, Sheets và Slides thay vì liên tục tạo bản sao.

Quyền truy cập được cấp nhưng không được rà soát

Lưu trữ tập trung không chỉ là câu chuyện tìm kiếm tài liệu mà còn liên quan đến quyền truy cập.

Một nhân viên có thể được cấp quyền vào tài liệu của nhiều phòng ban nhưng sau khi chuyển vị trí, những quyền này không được thu hồi. Một file quan trọng cũng có thể được chia sẻ bằng liên kết rộng hơn mức cần thiết.

Doanh nghiệp nên phân loại dữ liệu theo mức độ quan trọng và xác định rõ nhóm người cần quyền xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Việc rà soát quyền định kỳ giúp hạn chế nguy cơ tài liệu nội bộ bị truy cập ngoài phạm vi cần thiết.

Không có cấu trúc thư mục thống nhất

Một hệ thống lưu trữ hiệu quả cần có cấu trúc mà nhân viên mới cũng có thể hiểu và sử dụng mà không phải hỏi lại đồng nghiệp.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu theo:

• Phòng ban.

• Dự án.

• Khách hàng.

• Năm hoặc giai đoạn.

• Loại tài liệu.

Quan trọng nhất là cấu trúc phải được thống nhất ngay từ đầu. Không nên để mỗi phòng ban tự xây dựng một hệ thống hoàn toàn khác nhau nếu các bộ phận thường xuyên phối hợp và chia sẻ dữ liệu.

Doanh nghiệp đang biến Google Drive thành “kho lưu trữ mọi thứ”

Không phải tài liệu nào cũng cần được lưu giữ vô thời hạn.

Những file tạm, bản nháp, dữ liệu đã hết giá trị sử dụng hoặc tài liệu bị trùng lặp nếu không được xử lý thường xuyên sẽ khiến hệ thống ngày càng khó kiểm soát.

Doanh nghiệp có thể xây dựng quy định về thời gian lưu trữ, phân loại tài liệu cần giữ lâu dài và quy trình xử lý dữ liệu không còn sử dụng. Đây là cách đơn giản để hạn chế Google Drive lộn xộn khi quy mô dữ liệu ngày càng lớn.

Làm thế nào để tổ chức Google Drive khoa học hơn?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một số nguyên tắc cơ bản:

Chuẩn hóa cấu trúc: Xây dựng hệ thống thư mục thống nhất cho toàn doanh nghiệp hoặc từng nhóm dữ liệu.

Quy định cách đặt tên: Thống nhất tên file, mã dự án, ngày tháng và phiên bản khi cần thiết.

Phân quyền theo vai trò: Chỉ cấp quyền truy cập ở mức cần thiết và rà soát định kỳ.

Ưu tiên dữ liệu dùng chung: Những tài liệu thuộc về doanh nghiệp nên được quản lý tại không gian dùng chung thay vì phụ thuộc vào tài khoản cá nhân.

Dọn dẹp định kỳ: Kiểm tra file trùng lặp, dữ liệu cũ, thư mục không còn sử dụng và các quyền truy cập không cần thiết.

Khi nào doanh nghiệp cần tổ chức lại hệ thống lưu trữ?

Nếu nhân viên thường xuyên phải hỏi “file này nằm ở đâu?”, mất nhiều thời gian tìm tài liệu hoặc xuất hiện nhiều phiên bản khác nhau của cùng một file, đó là dấu hiệu hệ thống lưu trữ đang có vấn đề.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp tăng số lượng nhân sự, mở rộng phòng ban hoặc triển khai nhiều dự án cùng lúc, cách lưu trữ tự phát sẽ ngày càng khó duy trì. Lúc này, doanh nghiệp cũng nên xây dựng hướng dẫn sử dụng Google Drive thống nhất để nhân viên biết cách tạo thư mục, đặt tên file, chia sẻ tài liệu và quản lý dữ liệu đúng quy định.

Thay vì chỉ mua thêm dung lượng, doanh nghiệp nên xem xét lại cách tổ chức dữ liệu, quyền truy cập và quy trình cộng tác. Một hệ thống được thiết kế hợp lý sẽ giúp nhân viên tìm đúng tài liệu nhanh hơn và giảm phụ thuộc vào việc “nhớ file nằm ở đâu”.

Google Workspace giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung hơn

Google Drive chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp có quy tắc sử dụng rõ ràng. Với doanh nghiệp chưa có hệ thống tài khoản riêng, việc mua tài khoản Google Workspace chính thức cho nhân viên có thể là bước đầu để quản lý email, Drive và các công cụ làm việc tập trung trên một nền tảng.

Việc tổ chức lại không nhất thiết phải phức tạp, nhưng cần thống nhất từ cấu trúc thư mục, quyền truy cập đến cách đặt tên và quản lý dữ liệu. Khi có hệ thống tài khoản được quản lý tập trung, doanh nghiệp cũng dễ kiểm soát người dùng và quyền truy cập hơn.

Nếu Google Drive lộn xộn đang khiến nhân viên mất thời gian tìm kiếm, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc rà soát hệ thống hiện tại, phân loại dữ liệu và xây dựng lại cách quản lý phù hợp với quy mô sử dụng.

Với Google Workspace, doanh nghiệp có thể kết hợp Google Drive cùng các công cụ như Docs, Sheets, Meet và Gmail trong một hệ thống làm việc tập trung, từ đó thuận tiện hơn trong quản lý và cộng tác.