Google Workspace là gì? Tại sao Doanh nghiệp nên dùng Google Workspace?

Trong thời đại công nghệ ngày nay, nhu cầu cộng tác trực tuyến và xử lý công việc từ xa đang trở thành xu thế. Google Workspace chính là một trong những trợ thủ đắc lực giúp chúng ta thực hiện điều này. Vậy Google Workspace là gì? Tại sao nên sử dụng Google Workspace? Cách đăng ký ứng dụng có khó không? Mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây! 

Google Workspace là gì?

G Suite là tên gọi trước đây của Google Workspace. Đây là công cụ giao tiếp và làm việc trực tuyến do Google tạo ra. Ứng dụng đa năng này được xây dựng dựa trên nền tảng điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán nan giải trong việc xử lý công việc thông minh, hiệu quả và bảo mật.

Khái niệm về Google Workspace

Không chỉ có email, Google Workspace còn tích hợp nhiều công cụ phục vụ cho khả năng sáng tạo của bạn để mang đến một dự án thành công, chẳng hạn Google Docs, Google Sheets, Google Slides. Người dùng dễ dàng kết nối với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác từ xa, bất cứ nơi đâu thông qua Google Chat, Google Meet, Google Calendar.

Trước đây, nếu như bạn thường thấy khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin hay lưu trữ dữ liệu do dung lượng có giới hạn thì công cụ Google Drive, Cloud sẽ giải quyết được vấn đề này. Google Workspace có khả năng quản lý người dùng, thiết bị và bảo mật thông tin doanh nghiệp an toàn.

Các ứng dụng chính trong Google Workspace

Trong phần tiếp theo sẽ giới thiệu chi tiết về các tính năng tích hợp của ứng dụng Google Workspace mà người dùng không thể bỏ qua.

Gmail

Nếu như ứng dụng Gmail thông thường có tính năng nhận, gửi email thì phiên bản Gmail ở Workspace còn sở hữu nhiều tính năng khác. Google cam kết đảm bảo 99,9% thời gian hệ thống hoạt động ổn định.

Gmail Workspace giúp cá nhân hóa tên email tương ứng tên miền công ty

Các thuật toán được thiết lập sẵn trong ứng dụng, mọi email spam hay mạo danh đều được loại bỏ, ngăn chặn một cách chính xác. Hệ thống an ninh được xây dựng vững chắc phòng tránh các phần mềm độc hại. Mọi email khi gửi đi đều được kiểm soát kỹ lưỡng, các dấu hiệu bất thường sẽ tự động cảnh báo.

Google Meet

Trong môi trường kinh doanh, việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến khi làm việc từ xa trở nên quan trọng. Ứng dụng Meet trong Workspace trực quan dễ thao tác và sử dụng. Người dùng tham gia cuộc họp chỉ với một click, không cần tải phần mềm, cài đặt hay yêu cầu thiết lập tài khoản. 

Tham gia cuộc họp từ gia thông qua Meet của Google Workspace

Tất cả các cuộc gọi qua Meet đều có chức năng tùy chỉnh bố cục, chia sẻ và trình bày màn hình, đặt mã hóa để tăng tính bảo mật. Phiên bản Google Meet hỗ trợ ghi hình cuộc họp, Livestream lên đến 100.000 người. Đây còn là giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến cho phép số người tham gia tới 500 người giúp giảm chi phí và thời gian đi lại.

Google Chat

Ứng dụng Google Chat là nền tảng giao tiếp và cộng tác trực tuyến hiệu quả của Google Workspace. Mỗi nhóm, phòng ban đều có nền tảng tin nhắn được thiết kế riêng để phù hợp với công việc. Thông qua Google Chat, người dùng dễ dàng thảo luận, chia sẻ tài liệu hay đặt lịch họp với đồng nghiệp, đối tác.

Thảo luận, chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp nhanh chóng

Calendar

Các nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch trình công việc của mình cũng như đồng nghiệp thông qua Calendar. Ứng dụng được tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác của Workspace như Gmail, Drive, Hangouts, Contact.

Các nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch trình công việc của mình cũng như đồng nghiệp thông qua Calendar. Ứng dụng được tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác của Workspace như Gmail, Drive, Hangouts, Contact.

Quản lý công việc bản thân và theo dõi lịch trình của đồng nghiệp hiệu quả

Ngoài việc hiển thị toàn bộ lịch trình, sự kiện trong ngày, tuần, năm, ứng dụng còn có tính năng thêm ngày vào nhật ký. Người dùng nhấn vào nút tạo, chọn thêm nhiệm vụ hoặc sự kiện, lời nhắc. Tiếp đến điền các trường thông tin được yêu cầu bao gồm vị trí, thêm khách.

Drive

Chắc hẳn ứng dụng này không quá xa lạ với người dùng hiện nay. Đây là một giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây với dung lượng cực kỳ lớn. Người dùng dễ dàng truy cập tài liệu từ bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào. Bạn có quyền phân quyền truy cập các file cho đồng nghiệp, đối tác giúp bảo mật thông tin.

Drive một ứng dụng quen thuộc đối với người dùng

Drive có 2 gói dung lượng: Business Standard cung cấp 2TB/người dùng, Business Plus cung cấp 5TB/người dùng và gói Business Starter cung cấp 30GB/người dùng. Người dùng có thể Share link Drive làm không gian lưu trữ chung cho nhóm, phòng ban hay cả công ty. Dữ liệu trên Shared Drives luôn nguyên vẹn dù bất kỳ có thành viên nào trong nhóm nghỉ việc. 

Docs, Sheets, Slides

Google Docs (trình soạn thảo văn bản), Google Sheets (bảng tính), Google Slides (bản trình bày) là bộ 3 ứng dụng toàn diện dành cho dân doanh nghiệp. 

• Google Docs: Tạo và chỉnh sửa nội dung trực tiếp từ trình duyệt Chrome/Cốc cốc,... mà không phải tải và cài đặt phần mềm khác. 
• Google Sheets: Trang tinh thông minh giúp phân tích dữ liệu nhanh chóng dù bạn là bậc thầy của những con số hay mới tập tành làm báo cáo
• Google Slides: Thiết kế những trang slides thuyết trình chuyên nghiệp, template có sẵn và phần tích hợp chuyên sâu với các ứng dụng trong Google Workspace.

Điểm nổi bật của công cụ này chính là khả năng cùng cộng tác chỉnh sửa đồng thời trên một tệp trong cùng thời điểm. Mọi lịch sử phiên bản đều được lưu lại giúp người dùng dễ dàng theo dõi những thay đổi và khôi phục bất cứ phiên bản nào khi cần, kiểm soát các quyền truy cập.

Google Workspace - Quản trị

Google Workspace cung cấp một nền tảng quản trị mạnh mẽ cho các tổ chức, giúp quản lý người dùng và bảo mật dữ liệu hiệu quả.

Với Google Admin bạn có thể dễ dàng thêm người dùng, xóa user, thu hồi tài khoản, đổi tên và bàn giao cho nhân viên mới. Doanh nghiệp chủ động thiết lập quy định và cấu hình các tùy chọn bảo mật để bảo vệ dữ liệu của tổ chức. Google Workspace sẽ tự động cập nhật những tính năng mới, người dùng không phải lo lắng về việc bảo trì hệ thống.

Tính năng chuyển đổi thông tin được ứng dụng trên Google Admin

Đặc biệt, Google Vault là công cụ quan trọng trong việc lưu trữ và tính năng eDiscovery với email, file và chat. Ứng dụng cho phép bạn giữ lại, tìm kiếm và xuất dữ liệu từ các ứng dụng Google Workspace như Gmail, Google group, tài liệu lưu trên Drive và nội dung Chat trên Hangouts. 

Bạn dễ dàng kiểm soát thời gian dữ liệu được lưu trữ lại trước khi bị xóa khỏi tài khoản người dùng và hệ thống thông qua Email archiving. Mọi dữ liệu được lưu trữ vô thời hạn nếu người dùng cài đặt lệnh “Hold”.

Các phiên bản của Google Workspace 

Google Workspace cung cấp nhiều phiên bản phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp và tổ chức. Mỗi phiên bản đều có các tính năng và dung lượng lưu trữ khác nhau đáp ứng nhu cầu người dùng.

Google Workspace Business

Đối với Google Workspace Business sẽ có 3 phiên bản chính với tính năng và mức giá khác nhau, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp:

Những công cụ đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp 

Những công cụ đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp 

• Business Starter là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ với các công cụ cơ bản. Dung lượng lưu trữ với Google Drive là 30GB cho mỗi user. Email được thiết lập theo tên miền Doanh nghiệp. Không thể thiếu bộ công cụ văn phòng Google Docs, Sheets, Slides và Google meet với số lượng người tham gia tới 100 người.

• Business Standard cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn và nhiều tính năng cộng tác hơn. Phòng họp trực tuyến Google Meet giới hạn thành viên là 150 người, bạn có thể ghi hình lại cuộc họp. Dung lượng lưu trữ của Google Drive lên đến 2TB, dễ dàng kiểm tra, báo cáo và chia sẻ nội dung với đồng nghiệp, đối tác.

• Business Plus là phiên bản cao cấp nhất của gói Business, bổ sung thêm các tính năng bảo mật nâng cao và công cụ Google Vault kiểm soát và khôi phục dữ liệu đã xóa.

Google Workspace Enterprise

Công cụ có độ bảo mật cao dành cho doanh nghiệp

Phiên bản Enterprise là lựa chọn tối ưu cho các tổ chức lớn với yêu cầu bảo mật cao và khả năng tùy chỉnh.

• Enterprise Essential phù hợp cho tổ chức cần các công cụ cộng tác và hội nghị video nâng cao. Google Meet đáp ứng nhu cầu này với số lượng người tham gia lên đến 150 người, cùng tính năng giơ tay phát biểu, theo dõi khán giả có mặt. Dung lượng lưu trữ lớn 1TB/mỗi tài khoản và các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp.

• Enterprise Standard cung cấp bộ ứng dụng năng suất và cộng tác hoàn chỉnh. Phòng họp trực tuyến lên đến 500 người, cho phép Livestream cùng tên miền. Ngoài ra còn tích hợp các tính năng Google Vault, Data Loss Prevention, Cloud Identity Premium.

• Enterprise Plus mang đến giải pháp toàn diện nhất với các công cụ bảo mật, cùng với dung lượng lưu trữ linh hoạt theo nhu cầu và các tính năng cộng tác mạnh mẽ giúp kiểm soát công việc hiệu quả.

Tại sao chọn Google Workspace?

Google Workspace là bước đi thông minh cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả làm việc, tăng cường bảo mật và tối ưu hóa quy trình quản lý. Dưới đây là những lý do tại sao nên chọn Google Workspace.

Google Workspace - Đặc điểm nổi bật

Google Workspace tích hợp công nghệ machine learning và artificial intelligence, giảm bớt công việc thủ công, tối ưu hóa quy trình làm việc nhưng vẫn đảm bảo an toàn, hiệu quả.

Đặc điểm nổi bật của Google Workspace

• Bảo mật - Security: Bảo mật luôn là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Mọi dữ liệu trên Google Workspace đều được mã hóa khi ở trên bộ nhớ, lưu trữ dự phòng hay trong quá trình di chuyển qua Internet, giữa các Data-center.

• Linh hoạt - Agility: Dù là một nhóm nhỏ hay tổ chức lớn thì mọi người đều có thể cộng tác làm việc, kết nối, truy cập, quản lý mọi lúc, mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào. Bộ công cụ này tương thích với Microsoft Outlook, Apple Mail, Mozilla Thunderbird.

• Mở rộng - Scalability: Google Workspace có thể mở rộng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của bạn, đảm bảo không lo giới hạn về số lượng người dùng hay lưu trữ dữ liệu.

Điều kiện làm việc nhóm trở nên quan trọng hơn

• Văn hóa hợp tác - Culture of Collaboration: Google Workspace giúp thúc đẩy tinh thần cộng tác, teamwork trong môi trường doanh nghiệp thông qua công cụ làm việc nhóm thông minh trên Cloud. Qua đó hướng mọi người làm việc với tầm nhìn và mục tiêu chung

• Kết nối kiến thức - Connected Knowledge: Mọi thông tin được chuyển đến đúng người, đúng thời điểm, hạn chế tình trạng “information silos”.

• Quản lý đơn giản, an toàn - Simple & Secure manageability: Quản lý người dùng và dữ liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với Admin Console. Điều này giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào các giải pháp IT phức tạp.

Các chứng nhận theo tiêu chuẩn toàn cầu của Google Workspace

Google Workspace đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu thế giới với nhiều chứng chỉ quốc tế quan trọng. Trong đó, ISO 27001, ISO 27017 và ISO 27018 là ba chứng chỉ bảo mật nổi bật, đảm bảo an toàn cho hệ thống quản lý bảo mật thông tin, bảo mật trên nền tảng đám mây và bảo vệ dữ liệu cá nhân. 

Google Workspace đạt các tiêu chuẩn toàn cầu

Ngoài ra, Google Workspace còn tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt của FEDramp về đánh giá, ủy quyền và giám sát. Chứng chỉ SOC (Service Organization Control) cũng là một phần của cam kết bảo mật của Google Workspace, giúp người dùng tin tưởng vào sự an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật của hệ thống này.

Cách thức đăng ký Google Workspace

Để tận dụng tối đa các tính năng của Google Workspace, việc đăng ký và thiết lập tài khoản là bước đầu tiên quan trọng. Vì vậy hãy để Vinaweb hỗ trợ từ A- Z, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác dưới đây.

Quy trình đăng ký Google Workspace tại Vinaweb

Quy trình đăng ký Google Workspace nhanh chóng

Quy trình đăng ký Google Workspace nhanh chóng

• Đầu tiên, người dùng cần liên hệ với Vinaweb để được tư vấn hỗ trợ và chọn gói dịch vụ Google Workspace phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. 

• Khi hai bên thống nhất sử dụng dịch vụ sẽ ký hợp đồng. Bạn cần cung cấp các thông tin cơ bản để Vinaweb gửi hoá đơn. Sau khi xác nhận thanh toán, tài khoản Google Workspace của bạn được kích hoạt và sử dụng.

Theo dõi trang chủ Vinaweb và phương thức liên hệ phù hợp

Khách hàng cũng có thể đặt mua Google Workspace trực tuyến bằng cách truy cập vào website của Vinaweb https://vinaweb.net. Mọi thao tác tiếp nhận thông tin, thanh toán và nhận hoá đơn đều điện tử trên hệ thống. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ Vinaweb, quy trình này diễn ra nhanh chóng, đảm bảo doanh nghiệp có thể khai thác tối đa các ưu điểm của Google Workspace.

Ưu điểm đặt mua Google Workspace trực tuyến

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc đặt mua các Google Workspace trực tuyến trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết.

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải đặt mua theo cách truyền thống, quy trình thủ tục giấy tờ phức tạp, bạn chỉ cần vài cú click chuột để hoàn tất quy trình mua hàng. Toàn bộ quá trình từ tư vấn, lựa chọn gói dịch vụ, thanh toán đến kích hoạt tài khoản đều làm trên hệ thống.

• Quản lý đơn hàng dễ dàng: Nền tảng trực tuyến cung cấp giao diện người dùng thân thiện, cho phép bạn theo dõi trạng thái đơn hàng, mua thêm hay gia hạn dễ dàng hơn.

• Tiết kiệm chi phí: Các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến thường có các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt, giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể so với việc mua trực tiếp tại các cửa hàng.

Giới thiệu về Vinaweb

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin uy tín thì Vinaweb là một lựa chọn hoàn hảo.

Đôi nét về Vinaweb

Vinaweb là đối tác cấp cao của Google tại Việt Nam về mảng dịch vụ Google Cloud với Google Workspace, Google Platform, Chromebox for Meeting, Chromebook. Đơn vị cũng tự hào là đối tác duy nhất có đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, trình độ cao theo các tiêu chuẩn của Google. Khách hàng của Vinaweb sẽ được hỗ trợ xuyên suốt thời gian sử dụng dịch vụ. 

Vinaweb là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ

Vinaweb là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ

Nhờ sở hữu nguồn nhân lực chất lượng với thế mạnh tư vấn, triển khai, hỗ trợ khách hàng, Vinaweb còn là đối tác của nhiều hãng công nghệ khác. Không thể không nhắc đến các “ông trùm công nghệ” Oracle, Oracle + Netsuite, Salesforce,... Điều này càng khẳng định vị thế của Vinaweb một trong những đơn vị đi đầu trong công nghệ Cloud Computing tại Việt Nam.

Hệ thống khách hàng đa dạng được đơn vị phục vụ tận tình 

Lý do nên chọn Vinaweb

Vinaweb cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp công nghệ tiên tiến và hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

• Giá cả: Ngoài mức giá chính thức từ Google, công ty thường xuyên có các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng.

• Đội ngũ nhân viên: Đội ngũ chuyên gia kỹ thuật viên của Vinaweb đều phải trải qua các kỳ thi sát hạch bắt buộc do Google yêu cầu. 

Đội ngũ nhân sự vô cùng chuyên nghiệp

• Dịch vụ khách hàng: Vinaweb cung cấp một loạt các dịch vụ toàn diện từ quá trình tư vấn đến cài đặt triển khai. Đội ngũ hỗ trợ đồng hành cùng khách hàng xuyên suốt thời gian sử dụng dịch vụ.

• Hỗ trợ toàn diện: Vinaweb là đối tác chiến lược của Google tại Việt Nam và là đối tác uy tín cung cấp dịch vụ cho các công ty tập đoàn hàng đầu Việt Nam: Nhựa Tiên Phong, Sơn Hải Phòng, Toyota, cảng Hải An,...

Cách thức liên hệ Vinaweb

Vinaweb luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ khách hàng. Để liên hệ với Vinaweb, bạn có thể sử dụng các phương thức sau:

• Địa chỉ: HD38, Vinhomes Marina, Lê Chân, Hải Phòng

• Hotline: 0936.311.383 - 0979.880.555

• Email: sales@vinaweb.vn

• Website: https://vinaweb.vn

Câu chuyện thành công của Google Workspace

Câu chuyện thành công của Google Workspace là minh chứng rõ ràng cho sự hiệu quả và tiện ích của nền tảng này đối với doanh nghiệp. Với tính năng tích hợp mạnh mẽ, Google Workspace đã giúp hàng triệu doanh nghiệp trên toàn cầu tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. 

• Google Workspace giúp Nanoco đồng bộ thông tin trên toàn bộ 9 văn phòng chi nhánh và 700 văn phòng kinh doanh.

• TST đã đạt chỉ tiêu kinh doanh vượt mức với sự hỗ trợ đắc lực từ Google Workspace.

• HBC giải quyết 90% vấn đề về truyền tin cũng nhờ ứng dụng Google Workspace.

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn đọc những thông tin hữu ích về Google Workspace. Ứng dụng sở hữu nhiều tính năng và lợi ích nổi bật. Đây sẽ là giải pháp tuyệt vời cho các cá nhân, doanh nghiệp, bất kỳ quy mô hay ngành nghề nào. Nếu bạn cùng đang tìm kiếm ứng dụng nâng cao hiệu suất làm việc thì chần chờ gì mà không đăng ký dịch vụ Google Workspace tại Vinaweb ngay hôm nay.