Quản lý tài nguyên Google drive doanh nghiệp hiệu quả với Google Workspace

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, các tài liệu luôn được cập nhật, chia sẻ liên tục với tần suất cao, doanh nghiệp luôn cần một công cụ tối ưu việc quản lý dữ liệu. Phiên bản Google drive dành cho doanh nghiệp của Google Workspace chính là giải pháp hiệu quả . Cùng Vinaweb tìm hiểu chi tiết về Google drive doanh nghiệp để có thể quản lý dữ liệu một cách an toàn, thuận tiện nhất nhé.

1. Những lợi ích khi dùng Google drive doanh nghiệp của Google Workspace

Google drive là giải pháp hiệu quả để quản lý tài liệu doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả làm việc, bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin. Dưới đây là một số ưu điểm vượt trội của Google drive so với phương pháp lưu trữ rời rạc truyền thống:

• Dung lượng lưu trữ lớn và dễ dàng quản lý dữ liệu bằng các thư mục và phân loại tệp theo nhu cầu.
• Tài liệu có thể dễ dàng chia sẻ với mọi người và các thành viên được cấp quyền có thể chỉnh sửa cùng một lúc.
• Hỗ trợ truy cập mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối internet và các tài liệu luôn được đồng bộ hóa tự động giữa các thiết bị, đảm bảo bạn luôn có phiên bản mới nhất của tài liệu.
• Dữ liệu luôn được bảo mật trong suốt quá trình truyền tải và lưu trữ, thiết lập quyền truy cập cụ thể cho từng người dùng, kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, nhận xét trên tài liệu.
• Tích hợp với các công cụ khác của Google workspace cho phép chỉnh sửa, lưu trữ, chia sẻ, đính kèm một các thuận tiện.
• Tự động sao lưu tài liệu, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do hỏng phần cứng. Hỗ trợ quản lý phiên phản, cho phép khôi phục các phiên bản trước đó.
• Tìm kiếm thông minh, nhanh chóng bằng từ khóa, chủ đề trong tệp.
• Tăng năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí mua máy móc để lưu trữ các tập tin rời rạc.

2.Biện pháp quản lý tài nguyên trong Google drive doanh nghiệp

 Vậy làm sao để doanh nghiệp có thể tận dụng được tối đa các chức năng và sử dụng Google drive của Google workspace một cách hiệu quả? Dưới đây là một số biện pháp mà Vinaweb đã tổng hợp lại:

Cấu hình và quản lý quyền truy cập

• Quản lý người dùng và nhóm: Người quản trị sử dụng Google admin Console để quản lý người dùng và nhóm. Bạn có thể gán quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng.
• Cấp quyền chia sẻ: Bạn có thể kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, hoặc nhận xét bằng cách thiết lập quyền chia sẻ trên từng thư mục và tệp tin.

Chính sách lưu trữ và chia sẻ

• Chính sách chia sẻ: Bạn có thể hạn chế chia sẻ tệp với các miền bên ngoài hoặc để chế độ yêu cầu quản trị viên phê duyệt khi chia sẻ.
• Chế độ lưu trữ: Bạn có thể thiết lập chính sách lưu trữ để đảm bảo có thể lấy lại được dữ liệu các bản cũ hoặc xóa bỏ các tệp cũ không cần thiết.

Giám sát và báo cáo

• Giám sát hoạt động: Sử dụng tính năng báo cáo của Google Admin Console để giám sát hoạt động truy cập và chỉnh sửa tệp. Bạn có thể xem các báo cáo chi tiết về người dùng và hoạt động của họ trên Google Drive.
• Báo cáo bảo mật: Theo dõi các báo cáo về sự cố bảo mật, chẳng hạn như tệp được chia sẻ không an toàn hoặc truy cập trái phép

Sao lưu và Khôi phục

• Sao lưu dữ liệu: Sử dụng các công cụ sao lưu và khôi phục dữ liệu, bạn có thể phục hồi dữ liệu trong trường hợp bị mất hoặc xóa nhầm.
• Quản lý phiên bản: Google Drive hỗ trợ quản lý phiên bản của tệp, giúp bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước đó nếu cần.

Sử dụng các công cụ và ứng dụng bổ sung

• Google Vault: Công cụ này hỗ trợ lưu trữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu cũng như quản lý người dùng mà vẫn đáp ứng để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ về dữ liệu.
• Add-ons và ứng dụng: Google drive của Google workspace cho phép tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba để cung cấp thêm các tính năng như quản lý dự án, tự động hóa quy trình công việc, và bảo mật.

3.Một số điểm nổi bật của Google drive doanh nghiệp trong các gói Google workspace.

So với bản miễn phí, phiên bản google drive dùng cho doanh nghiệp của google workspace có các gói phù hợp với từng quy mô và chi phí của từng doanh nghiệp, cụ thể:

	Business Starter 148.200 đ 72.000 đ /người dùng/tháng Liên hệ tư vấn	Business Standard 296.400 đ 170.500 đ /người dùng/tháng Liên hệ tư vấn	Business Plus   446.000 đ /người dùng/tháng Liên hệ tư vấn	Enterprise   Liên hệ bộ phận tư vấn để biết thông tin gói Liên hệ tư vấn
Drive Bộ nhớ an toàn trên đám mây	30 GB/người dùng	2 TB/người dùng	5 TB/người dùng	Dung lượng tùy ý
Drive cho máy tính
Hỗ trợ hơn 100 loại tệp
Bộ nhớ gộp
Bộ nhớ dùng chung cho nhóm
Chia sẻ với đối tượng mục tiêu
Xem thêm tính năng

4.Mua các gói Google drive của Google Workspace tại Vinaweb

Vinaweb là đại lý ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam. Với hơn 13 năm đồng hành và phát triển, chúng tôi cam kết cung cấp các gói dịch vụ Google Workspace với giá tốt nhất.