Dịch vụ thiết kế quy trình trên Lark Base – Chuẩn hóa vận hành, giảm thao tác thủ công

Lark Base giúp đưa toàn bộ quy trình lên một nền tảng thống nhất, nơi mọi dữ liệu, trạng thái xử lý và lịch sử làm việc đều được lưu trữ tập trung. Với dịch vụ thiết kế workflow của Vinaweb, doanh nghiệp không cần thay đổi cách vận hành một cách đột ngột mà có thể số hóa từng quy trình theo đúng nhu cầu thực tế.

Mỗi doanh nghiệp có một cách vận hành khác nhau

Không có một mẫu workflow nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Cùng là quy trình mua hàng nhưng cách phê duyệt của doanh nghiệp sản xuất sẽ khác doanh nghiệp thương mại. Quy trình tuyển dụng của công ty 30 nhân sự cũng sẽ khác doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thiết kế, Vinaweb dành thời gian tìm hiểu cách doanh nghiệp đang làm việc, những điểm còn mất nhiều thời gian và các bước có thể tự động hóa. Thay vì áp dụng một mẫu có sẵn, mỗi workflow đều được xây dựng dựa trên quy trình vận hành hiện tại để đội ngũ dễ tiếp cận và nhanh chóng đưa vào sử dụng.

Workflow được xây dựng như thế nào?

Sau khi khảo sát hiện trạng, đội ngũ triển khai sẽ chuyển đổi quy trình thủ công thành quy trình số trên Lark Base.

Tùy theo từng nghiệp vụ, hệ thống có thể bao gồm biểu mẫu nhập liệu, bảng dữ liệu, các bước xử lý, điều kiện phê duyệt, thông báo tự động và dashboard theo dõi. Mọi thao tác đều được thiết kế để người dùng chỉ cần làm việc trên một nền tảng duy nhất thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ.

Trong quá trình triển khai, workflow cũng được kiểm thử trước khi đưa vào vận hành nhằm đảm bảo phù hợp với thực tế và dễ dàng điều chỉnh khi doanh nghiệp có yêu cầu mới.

Những quy trình có thể số hóa trên Lark Base

Lark Base có thể đáp ứng nhiều bài toán vận hành khác nhau, từ các quy trình đơn giản đến những luồng xử lý nhiều bước.

Một số workflow doanh nghiệp thường triển khai gồm:

• Quản lý tuyển dụng và onboarding nhân sự.

• Đề nghị mua hàng, thanh toán và phê duyệt chi phí.

• Quản lý khách hàng, cơ hội kinh doanh và Sales Pipeline.

• Giao việc, quản lý dự án và theo dõi tiến độ.

• Tiếp nhận yêu cầu từ các phòng ban như IT, Hành chính hoặc Kỹ thuật.

• Theo dõi KPI và xây dựng dashboard quản trị theo thời gian thực.

Doanh nghiệp cũng có thể mở rộng thêm các workflow mới khi quy mô hoạt động phát triển mà không cần xây dựng lại từ đầu.

Giá trị mang lại không chỉ nằm ở việc số hóa

Việc chuyển một biểu mẫu Excel lên hệ thống chưa phải là mục tiêu cuối cùng. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ quy trình trên cùng một nền tảng.

Khi dữ liệu được tập trung, trạng thái xử lý được cập nhật theo thời gian thực và các bước phê duyệt được tự động hóa, thời gian xử lý công việc được rút ngắn, sai sót do nhập liệu thủ công cũng giảm đáng kể. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ thông qua dashboard trực quan thay vì tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn khác nhau.

Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp tiếp tục mở rộng các quy trình và xây dựng hệ thống vận hành số trong tương lai.

Vinaweb đồng hành từ thiết kế đến vận hành

Không chỉ dừng lại ở việc cấu hình Lark Base, Vinaweb đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình xây dựng workflow.

Khảo sát và phân tích nhu cầu: Đánh giá quy trình hiện tại, xác định các nghiệp vụ cần số hóa và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

Thiết kế và xây dựng hệ thống: Thiết lập Lark Suite, xây dựng Lark Base, thiết kế workflow, phân quyền người dùng và cấu hình các tính năng cần thiết.

Tự động hóa quy trình: Ứng dụng Automation để giảm thao tác thủ công, tăng tính nhất quán và hạn chế sai sót trong vận hành.

Kiểm thử và đào tạo: Kiểm tra toàn bộ quy trình trước khi đưa vào sử dụng, đồng thời hướng dẫn đội ngũ nhân sự sử dụng hệ thống hiệu quả.

Đồng hành sau triển khai: Hỗ trợ tối ưu quy trình, điều chỉnh theo nhu cầu phát sinh và mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển.

Triển khai theo từng giai đoạn: Doanh nghiệp có thể số hóa từng quy trình quan trọng trước, sau đó mở rộng sang các phòng ban và nghiệp vụ khác mà không làm gián đoạn hoạt động.

Dịch vụ trọn gói từ Vinaweb: Đồng hành từ tư vấn, thiết kế quy trình, setup Lark Suite, đào tạo đến hỗ trợ vận hành, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, đúng nhu cầu và khai thác tối đa hiệu quả của nền tảng.

Thay vì phải thay đổi hoàn toàn cách làm việc, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa các quy trình quan trọng, sau đó mở rộng sang những nghiệp vụ khác khi sẵn sàng.