Lark Suite có phù hợp với quy trình phê duyệt lớn?

Lúc này, doanh nghiệp cần một quy trình đủ rõ để mỗi yêu cầu được chuyển đến đúng người, đúng bước và có thể theo dõi từ lúc gửi đến khi hoàn tất.

Nhiều yêu cầu không đồng nghĩa với nhiều thao tác thủ công

Một quy trình phê duyệt lớn thường bao gồm những yêu cầu lặp lại như đề xuất chi phí, nghỉ phép, mua hàng, thanh toán, tạm ứng hoặc đăng ký sử dụng tài sản.

Nếu mỗi yêu cầu đều phải gửi email, chuyển tiếp cho người tiếp theo rồi cập nhật thủ công vào bảng theo dõi, khối lượng công việc của bộ phận quản lý sẽ tăng rất nhanh.

Lark Suite có phù hợp với quy trình phê duyệt lớn? Câu trả lời phụ thuộc vào cách doanh nghiệp thiết kế quy trình. Với những yêu cầu có cấu trúc rõ ràng và thường xuyên lặp lại, doanh nghiệp có thể đưa chúng vào một luồng phê duyệt thống nhất thay vì xử lý từng trường hợp theo cách riêng.

Người gửi điền thông tin theo biểu mẫu, yêu cầu được chuyển đến người có thẩm quyền và trạng thái được cập nhật theo từng bước. Nhờ đó, số lượng yêu cầu tăng nhưng cách xử lý vẫn có thể giữ được tính nhất quán.

Kiểm soát nhiều cấp phê duyệt

Không phải yêu cầu nào cũng chỉ cần một người duyệt.

Ví dụ, một đề xuất mua thiết bị có thể cần trưởng bộ phận xác nhận, sau đó chuyển sang Kế toán kiểm tra ngân sách và cuối cùng là cấp quản lý phê duyệt. Nếu giá trị đề xuất vượt một mức nhất định, quy trình còn có thể phát sinh thêm cấp duyệt.

Thay vì nhân viên tự xác định nên gửi yêu cầu cho ai tiếp theo, doanh nghiệp có thể xây dựng luồng xử lý dựa trên các điều kiện và vai trò đã xác định.

Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhiều phòng ban cùng sử dụng một hệ thống. Người gửi không cần ghi nhớ toàn bộ quy trình phía sau, trong khi người duyệt chỉ nhận những yêu cầu thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

Không để yêu cầu nằm im mà không ai biết

Với hàng trăm yêu cầu mỗi tháng, vấn đề không chỉ là “duyệt nhanh” mà còn là biết yêu cầu nào đang bị tồn đọng.

Một yêu cầu có thể đã được gửi nhưng chưa có người xử lý. Một yêu cầu khác đã qua cấp đầu tiên nhưng đang chờ cấp tiếp theo. Cũng có trường hợp yêu cầu bị trả lại để bổ sung thông tin nhưng người gửi không theo dõi thường xuyên.

Lark Suite có phù hợp với quy trình phê duyệt lớn? Điểm cần quan tâm là hệ thống có giúp doanh nghiệp nhìn được toàn bộ trạng thái xử lý hay không. Khi các yêu cầu được tập trung, người quản lý có thể kiểm tra số lượng đang chờ, đã duyệt, bị từ chối hoặc cần bổ sung thay vì tổng hợp từ nhiều nguồn.

Từ đó, những yêu cầu bị tồn đọng lâu có thể được phát hiện sớm hơn và xử lý trước khi ảnh hưởng đến công việc phía sau.

Dữ liệu phê duyệt được lưu lại để đối chiếu

Khi quy trình phát sinh với số lượng lớn, việc lưu lại lịch sử xử lý cũng trở nên quan trọng.

Doanh nghiệp có thể cần biết một yêu cầu được gửi khi nào, đã qua những cấp nào, ai đã xử lý và kết quả cuối cùng ra sao. Nếu thông tin nằm rải rác trong email hoặc tin nhắn, việc truy tìm lịch sử sẽ mất nhiều thời gian.

Với quy trình được tổ chức trên Lark, các thông tin liên quan đến yêu cầu có thể được tập trung để thuận tiện theo dõi và đối chiếu. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những yêu cầu liên quan đến chi phí, mua sắm hoặc các quyết định cần lưu lại lịch sử phê duyệt.

Khi nào Lark Suite phù hợp với doanh nghiệp?

Lark Suite phù hợp hơn khi doanh nghiệp có quy trình phê duyệt lặp lại, nhiều người tham gia và cần kiểm soát trạng thái tập trung. Những quy trình đơn giản cũng có thể bắt đầu từ một luồng duyệt cơ bản trước khi mở rộng thành nhiều cấp.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một vài yêu cầu mỗi tháng và quy trình rất đơn giản, việc xây dựng một hệ thống phê duyệt riêng có thể chưa phải ưu tiên.

Do đó, khi xem xét giá Lark, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào chi phí tài khoản mà nên đặt cạnh khối lượng yêu cầu, số người tham gia quy trình và thời gian đang dành cho việc xử lý thủ công.

Nếu một hệ thống giúp giảm việc chuyển tiếp email, nhập lại dữ liệu, hỏi trạng thái và tổng hợp báo cáo, giá trị mang lại không chỉ nằm ở công cụ phê duyệt mà còn ở thời gian vận hành được tiết kiệm.

Có thể mở rộng khi quy mô tăng

Một hệ thống phê duyệt chỉ thực sự có giá trị khi doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng nó khi số lượng yêu cầu tăng lên.

Thay vì mỗi phòng ban tự tạo một cách xử lý, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa những quy trình phổ biến, phân quyền người duyệt và theo dõi trạng thái trên cùng môi trường. Khi cần triển khai bài bản hơn, dịch vụ thiết kế quy trình trên Lark Base có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng luồng xử lý phù hợp với từng nghiệp vụ, thay vì áp dụng một quy trình giống nhau cho mọi phòng ban.

Bên cạnh đó, việc đưa hệ thống vào sử dụng hiệu quả còn phụ thuộc vào cách nhân viên thao tác và phối hợp. Dịch vụ đào tạo Lark Suite giúp đội ngũ làm quen với công cụ, cách xử lý công việc và quy trình đã được thiết lập, từ đó hạn chế tình trạng doanh nghiệp có hệ thống nhưng nhân viên vẫn quay lại cách làm cũ.

Khi phát sinh thêm loại yêu cầu mới, doanh nghiệp có thể tiếp tục xây dựng quy trình tương ứng dựa trên cấu trúc đang có. Nhờ vậy, hệ thống có thể được mở rộng cùng với quy mô vận hành thay vì phải thay đổi hoàn toàn cách quản lý mỗi khi số lượng yêu cầu tăng.