Lark Suite giúp doanh nghiệp chuẩn bị gì trước khi ứng dụng AI?

Vậy Lark Suite giúp doanh nghiệp chuẩn bị gì trước khi ứng dụng AI? Đây là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số, tạo tiền đề để AI được ứng dụng hiệu quả và phù hợp với hoạt động thực tế.

1. Chuẩn hóa dữ liệu trước khi ứng dụng AI

Dữ liệu là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả của AI. Khi thông tin doanh nghiệp nằm rải rác trong nhiều file Excel, email, ứng dụng trò chuyện hoặc hệ thống riêng lẻ, việc tổng hợp và khai thác dữ liệu sẽ mất nhiều thời gian, thậm chí dẫn đến thông tin thiếu nhất quán.

Với Lark Suite, doanh nghiệp có thể tổ chức dữ liệu và tài liệu trên cùng một nền tảng thông qua các công cụ:

• Lark Docs: Lưu trữ tài liệu, xây dựng kho kiến thức nội bộ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận.

• Lark Sheets: Quản lý dữ liệu, theo dõi chỉ số và tổng hợp thông tin phục vụ báo cáo.

• Lark Base: Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, theo dõi khách hàng, dự án, công việc hoặc các hoạt động vận hành.

Đối với những hồ sơ cần theo dõi trong thời gian dài, việc lưu lại quá trình xử lý cũng rất quan trọng. Lark lưu lịch sử hồ sơ để doanh nghiệp có thể tra cứu các thông tin, cập nhật và hoạt động liên quan khi cần, thay vì phải tìm lại dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

Khi dữ liệu được sắp xếp có hệ thống, doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm, kiểm soát thông tin và chuẩn bị nguồn dữ liệu phục vụ các ứng dụng AI.

2. Số hóa quy trình, tạo tiền đề cho tự động hóa

AI khó phát huy hiệu quả nếu quy trình làm việc còn phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công, trao đổi rời rạc hoặc thiếu bước kiểm soát. Vì vậy, trước khi ứng dụng AI, doanh nghiệp cần xác định rõ cách công việc được tiếp nhận, xử lý và hoàn thành.

Lark Suite hỗ trợ doanh nghiệp số hóa quy trình thông qua các công cụ như:

• Lark Base: Thiết lập hệ thống quản lý công việc, theo dõi tiến độ và tự động hóa các tác vụ theo điều kiện.

• Lark Approval: Số hóa quy trình phê duyệt, từ gửi yêu cầu, phân công người xử lý đến theo dõi trạng thái.

• Lark Workflow: Kết nối các bước xử lý và tự động thực hiện những tác vụ được thiết lập theo quy trình.

Tuy nhiên, hoạt động thực tế không phải lúc nào cũng diễn ra theo một quy trình cố định. Doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh các yêu cầu đột xuất, công việc ngoài kế hoạch hoặc những trường hợp chưa được thiết lập sẵn trong workflow. Lark Suite quản lý việc phát sinh ngoài quy trình bằng cách ghi nhận, phân công người phụ trách, đặt thời hạn và theo dõi trạng thái xử lý trên cùng hệ thống.

Ví dụ: Thay vì nhân viên gửi yêu cầu qua email, sau đó quản lý tự tổng hợp và cập nhật thủ công, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình trên Lark Base và Approval để thông tin được luân chuyển, phê duyệt và lưu trữ tập trung.

Khi quy trình đã rõ ràng và được số hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định những công đoạn lặp lại, từ đó lựa chọn các tác vụ phù hợp để ứng dụng AI và tự động hóa.

3. Kết nối thông tin giữa các phòng ban

Một trong những rào cản khi ứng dụng AI là dữ liệu và thông tin thường bị phân tán giữa các bộ phận. Chẳng hạn, phòng Kinh doanh lưu trữ dữ liệu khách hàng, Marketing quản lý kế hoạch chiến dịch, trong khi bộ phận Chăm sóc khách hàng tiếp nhận phản hồi qua nhiều kênh khác nhau. Điều này khiến việc tổng hợp thông tin và phối hợp công việc trở nên phức tạp.

Lark Suite cung cấp môi trường làm việc chung, nơi nhân viên có thể:

• Trao đổi công việc và chia sẻ thông tin qua Lark Messenger.

• Cùng xây dựng, chỉnh sửa tài liệu trên Lark Docs.

• Theo dõi nhiệm vụ, cập nhật tiến độ và phối hợp giữa các phòng ban trên Lark Base.

• Tổ chức cuộc họp, ghi nhận nội dung trao đổi và thống nhất các đầu việc tiếp theo.

Việc kết nối hoạt động trên một nền tảng giúp giảm tình trạng thông tin bị phân mảnh, đồng thời tạo điều kiện để doanh nghiệp khai thác dữ liệu xuyên suốt quá trình làm việc. Đây cũng là cơ sở để triển khai các ứng dụng AI hỗ trợ tìm kiếm thông tin, tổng hợp nội dung và phối hợp công việc liên phòng ban.

4. Trang bị kỹ năng và xây dựng thói quen làm việc cùng AI

Công nghệ chỉ thực sự mang lại giá trị khi nhân viên biết cách sử dụng và đưa vào công việc hằng ngày. Do đó, bên cạnh hạ tầng dữ liệu và quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị đội ngũ có khả năng thích nghi với phương thức làm việc mới.

Lark Suite tích hợp các tính năng AI hỗ trợ nhân viên trong nhiều hoạt động như:

• Soạn thảo nội dung: Hỗ trợ viết, chỉnh sửa và tóm tắt tài liệu.

• Tổng hợp thông tin: Hỗ trợ khai thác nội dung từ tài liệu và các hoạt động cộng tác.

• Hỗ trợ cuộc họp: Ghi nhận, tóm tắt nội dung và xác định các đầu việc cần thực hiện.

• Tối ưu công việc: Khai thác các tính năng AI và tự động hóa để giảm bớt những thao tác lặp lại.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc hướng dẫn nhân viên sử dụng AI trong những công việc đơn giản, đồng thời xây dựng quy định về kiểm tra kết quả, bảo mật dữ liệu và phạm vi sử dụng. Qua quá trình thử nghiệm, nhân viên sẽ dần hình thành thói quen làm việc cùng AI và chủ động tìm kiếm những cách cải thiện hiệu suất.

5. Xây dựng lộ trình ứng dụng AI phù hợp

Thay vì triển khai AI đồng loạt, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những vấn đề cụ thể, có thể đo lường và phù hợp với nguồn lực hiện có. Lark Suite giúp doanh nghiệp từng bước tổ chức môi trường làm việc để triển khai lộ trình này.

1. Đánh giá hiện trạng

2. Xác định những khó khăn trong quản lý dữ liệu, phối hợp công việc và các quy trình đang tiêu tốn nhiều thời gian.

3. Chuẩn hóa và số hóa

4. Tổ chức dữ liệu trên Lark Docs, Sheets, Base và thiết lập các quy trình làm việc phù hợp.

5. Thử nghiệm ứng dụng AI

6. Lựa chọn một số tác vụ cụ thể như soạn thảo, tổng hợp báo cáo, tìm kiếm thông tin hoặc xử lý công việc lặp lại để triển khai thử nghiệm.

7. Đánh giá và mở rộng

8. Theo dõi thời gian xử lý, chất lượng đầu ra và mức độ sử dụng của nhân viên để điều chỉnh, sau đó mở rộng những ứng dụng mang lại hiệu quả phù hợp.

Cách tiếp cận theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn nguồn lực, hạn chế thay đổi đột ngột và có cơ sở thực tế để quyết định phạm vi ứng dụng AI tiếp theo.

Lark Suite – Nền tảng chuẩn bị cho hành trình ứng dụng AI của doanh nghiệp

Lark Suite giúp doanh nghiệp chuẩn bị gì trước khi ứng dụng AI? Đó không chỉ là việc trang bị một công cụ AI, mà còn là quá trình xây dựng hệ thống dữ liệu có tổ chức, quy trình làm việc rõ ràng, khả năng kết nối thông tin và đội ngũ sẵn sàng thích nghi với công nghệ mới.

Với hệ sinh thái công cụ cộng tác, quản lý dữ liệu và tự động hóa, Lark Suite hỗ trợ doanh nghiệp từng bước hoàn thiện môi trường làm việc số, tạo nền tảng để ứng dụng AI vào những hoạt động thực sự cần thiết.

Vinaweb là đối tác ủy quyền của Lark tại Việt Nam, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tư vấn, thiết lập, đào tạo và xây dựng quy trình trên Lark Suite. Liên hệ Vinaweb để được tư vấn giải pháp phù hợp với hiện trạng vận hành và lộ trình ứng dụng AI của doanh nghiệp.