Lark Suite quản lý việc phát sinh ngoài quy trình như thế nào?

Nếu mỗi việc phát sinh đều được xử lý bằng tin nhắn riêng, email hoặc ghi chú cá nhân, rất dễ xảy ra tình trạng quên việc, không rõ người phụ trách và khó kiểm tra tiến độ. Đây là lúc Lark Suite quản lý việc phát sinh ngoài quy trình bằng cách kết hợp giao việc, trao đổi và lưu trữ thông tin trên cùng một hệ thống.

Vì sao công việc phát sinh dễ bị thất thoát?

Quy trình chuẩn thường được xây dựng cho những tình huống đã biết trước. Ví dụ, một đơn hàng có thể đi qua các bước tiếp nhận, xác nhận, xử lý và bàn giao. Nhưng nếu khách hàng yêu cầu thay đổi gấp, nhân viên phải xin thêm thông tin từ một phòng ban khác hoặc cần quản lý phê duyệt một ngoại lệ, công việc đó có thể nằm ngoài luồng ban đầu.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có quá nhiều việc phát sinh, mà là không có cách quản lý thống nhất cho những việc chưa nằm trong quy trình.

Một nhiệm vụ được giao qua Messenger có thể bị trôi giữa nhiều cuộc hội thoại. Email có thể không được người phụ trách kiểm tra kịp thời. Một file Excel cá nhân lại không giúp quản lý biết công việc đang ở bước nào.

Do đó, thay vì cố đưa mọi tình huống vào một quy trình cứng, doanh nghiệp cần một cơ chế để tiếp nhận, phân công và kiểm soát các trường hợp ngoại lệ.

Lark Suite quản lý việc phát sinh ngoài quy trình ra sao?

Điểm hữu ích của Lark Suite là doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng một quy trình riêng cho từng tình huống bất thường. Công việc phát sinh có thể được đưa vào hệ thống dưới dạng nhiệm vụ, trao đổi trong nhóm hoặc cập nhật vào cơ sở dữ liệu tùy theo tính chất công việc.

Chẳng hạn, trưởng phòng kinh doanh nhận được yêu cầu xử lý một khách hàng đặc biệt. Thay vì nhắn riêng cho nhân viên và tự ghi nhớ, quản lý có thể tạo nhiệm vụ, chỉ định người phụ trách, đặt thời hạn và ghi rõ yêu cầu ngay trên Lark.

Những người liên quan có thể trao đổi ngay trong cùng không gian làm việc. Khi cần bổ sung tài liệu hoặc thông tin, các file và nội dung trao đổi cũng được liên kết với nhiệm vụ thay vì nằm rải rác ở nhiều ứng dụng.

Nhờ đó, Lark Suite quản lý việc phát sinh ngoài quy trình theo hướng đưa công việc bất thường về một hệ thống chung, thay vì bắt doanh nghiệp phải biến mọi trường hợp ngoại lệ thành một quy trình mới.

Khi nào nên dùng Lark Tasks cho việc phát sinh?

Không phải công việc phát sinh nào cũng cần đưa vào một quy trình phê duyệt phức tạp. Với những nhiệm vụ đơn lẻ, có người phụ trách và thời hạn cụ thể, công cụ quản lý task sẽ phù hợp hơn.

Doanh nghiệp có thể theo dõi công việc trên Lark Tasks để biết ai đang xử lý, thời hạn đến đâu và nhiệm vụ đã hoàn thành hay chưa. Ví dụ:

• Sales cần bổ sung báo giá cho một khách hàng đặc biệt.

• Marketing cần chỉnh sửa gấp một nội dung theo yêu cầu của đối tác.

• Nhân sự cần xử lý một trường hợp nhân viên phát sinh ngoài quy định thông thường.

• Bộ phận vận hành cần phối hợp với IT để khắc phục một vấn đề đột xuất.

Các nhiệm vụ này không nhất thiết phải tạo thành một workflow hoàn chỉnh. Chỉ cần có người chịu trách nhiệm, thời hạn và trạng thái rõ ràng là đã có thể kiểm soát tốt hơn.

Khi nào nên đưa việc phát sinh vào Lark Base?

Nếu một loại công việc phát sinh xuất hiện thường xuyên, đó là dấu hiệu doanh nghiệp nên xem lại quy trình.

Ví dụ, ban đầu một yêu cầu hỗ trợ khách hàng chỉ xuất hiện vài lần mỗi tháng nên được giao dưới dạng task. Sau một thời gian, số lượng tăng lên và bắt đầu cần các bước tiếp nhận, phân loại, phân công, phê duyệt và cập nhật kết quả.

Lúc này, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống trên Lark Base để quản lý dữ liệu và luồng xử lý thay vì tiếp tục tạo từng task thủ công.

Điểm quan trọng là không nên “quy trình hóa” mọi thứ ngay từ đầu. Công việc ít xuất hiện có thể quản lý bằng task; công việc lặp lại nhiều và có nhiều bước mới đáng để xây thành workflow.

Nếu doanh nghiệp chưa biết nên chuyển một quy trình thủ công thành cấu trúc Base như thế nào, dịch vụ thiết kế quy trình trên Lark Base có thể giúp xác định dữ liệu, vai trò, trạng thái và các bước xử lý phù hợp với cách vận hành thực tế.

Lark giúp doanh nghiệp kiểm soát ngoại lệ mà không phá vỡ quy trình

Một hệ thống quản lý công việc tốt không có nghĩa là mọi nhân viên đều phải làm việc theo một chuỗi bước cứng nhắc. Thực tế luôn có những trường hợp không thể dự đoán trước.

Với Lark, doanh nghiệp có thể duy trì quy trình chuẩn cho những công việc lặp lại, đồng thời tạo một “lối đi” riêng cho nhiệm vụ phát sinh. Khi công việc chỉ mang tính tạm thời, task là lựa chọn đơn giản. Khi một dạng công việc bắt đầu xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp có thể đưa dữ liệu đó vào Base và từng bước chuẩn hóa thành quy trình.

Cách tiếp cận này giúp Lark Suite quản lý việc phát sinh ngoài quy trình mà không khiến hệ thống trở nên quá cứng. Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể nhìn lại những công việc phát sinh để nhận ra điểm nào trong vận hành đang thường xuyên gặp ngoại lệ.

Từ việc phát sinh đến quy trình mới

Công việc phát sinh không phải lúc nào cũng là vấn đề cần loại bỏ. Nhiều trường hợp, chúng chính là dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện những khoảng trống trong quy trình hiện tại.

Nếu một yêu cầu liên phòng ban liên tục được giao thủ công, doanh nghiệp có thể xem xét xây workflow. Nếu một loại phê duyệt thường xuyên xuất hiện, có thể thiết lập luồng Approval. Nếu một nhóm nhiệm vụ lặp lại với cùng loại dữ liệu, Base có thể trở thành nơi quản lý phù hợp hơn.

Doanh nghiệp vì thế không cần cố dự đoán toàn bộ tình huống ngay khi thiết kế hệ thống. Có thể bắt đầu từ cách quản lý công việc đơn giản, quan sát thực tế rồi dần chuẩn hóa những phần thực sự cần thiết.

Với doanh nghiệp đang muốn mua Lark, cách tiếp cận này cũng giúp lựa chọn giải pháp sát với nhu cầu hơn thay vì triển khai quá nhiều tính năng ngay từ đầu.