BreadTalk Việt Nam chuẩn hóa Office và nâng cấp hệ thống email với Microsoft 365

Với BreadTalk Việt Nam, bài toán đặt ra là làm thế nào để chuẩn hóa Office bản quyền, nâng cấp hệ thống email doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu lưu trữ lớn của một số nhân sự. Từ nhu cầu thực tế này, Vinaweb đã tư vấn phương án Microsoft 365 kết hợp với Exchange Online Plan 2.

Bài toán BreadTalk Việt Nam cần giải quyết

Trước khi triển khai, hệ thống công cụ văn phòng tại BreadTalk Việt Nam chưa được chuẩn hóa bản quyền trên toàn bộ máy tính của công ty. Điều này đặt ra nhu cầu xây dựng một môi trường sử dụng Office thống nhất và phù hợp hơn với hoạt động doanh nghiệp.

Song song với đó, hệ thống email hiện tại chưa đáp ứng hoàn toàn kỳ vọng về khả năng gửi nhận và quản lý email. Một số email có khả năng bị nhận diện là spam, trong khi nhu cầu lưu trữ của từng nhân sự cũng có sự khác biệt đáng kể.

Đặc biệt, có những tài khoản cần lưu trữ lượng email lớn, lên tới 100GB. Vì vậy, BreadTalk Việt Nam cần một phương án không chỉ giải quyết nhu cầu email thông thường mà còn có khả năng đáp ứng riêng cho những người dùng có dung lượng lưu trữ cao.

Thay vì lựa chọn một cấu hình giống nhau cho tất cả nhân sự, Vinaweb tập trung vào việc phân loại nhu cầu sử dụng và xây dựng phương án phù hợp cho từng nhóm người dùng.

Giải pháp Microsoft 365 được Vinaweb xây dựng

Dựa trên hiện trạng và nhu cầu sử dụng, Vinaweb đề xuất kết hợp Microsoft 365 Standard No Teams và Exchange Online Plan 2.

Với nhóm nhân sự có nhu cầu sử dụng Office và email doanh nghiệp thông thường, Microsoft 365 Standard No Teams được lựa chọn để đồng thời đáp ứng nhu cầu Office bản quyền và email doanh nghiệp.

Đối với nhóm nhân sự có nhu cầu lưu trữ email lớn, Vinaweb bổ sung Exchange Online Plan 2 với dung lượng hộp thư lên tới 100GB.

Cách kết hợp này giúp BreadTalk Việt Nam không phải áp dụng một gói dung lượng cao cho toàn bộ nhân sự. Thay vào đó, mỗi nhóm người dùng được phân bổ giải pháp dựa trên nhu cầu thực tế.

Có thể hình dung phương án triển khai theo hai nhóm:

Nhân sự sử dụng Office và email thông thường: Microsoft 365 Standard No Teams

Nhân sự cần lưu trữ email lớn: Exchange Online Plan 2, dung lượng lên tới 100GB

Bên cạnh việc triển khai các gói dịch vụ, Vinaweb cũng hỗ trợ chuyển dữ liệu email hiện có sang hệ thống Microsoft, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hạn chế gián đoạn hoạt động.

Quá trình chuyển đổi tập trung vào tính liên tục của công việc

Với một doanh nghiệp đang sử dụng email hằng ngày, việc thay đổi hệ thống cần được thực hiện có kế hoạch để hạn chế ảnh hưởng đến công việc của nhân sự.

Vinaweb không chỉ tập trung vào việc thiết lập hệ thống mới mà còn hỗ trợ quá trình chuyển dữ liệu email, đảm bảo những dữ liệu cần thiết được chuyển sang môi trường mới.

Sau khi hoàn tất, người dùng có thể tiếp tục làm việc trên hệ thống email doanh nghiệp mới, đồng thời được sử dụng bộ công cụ Office bản quyền theo giải pháp đã lựa chọn.

Nhờ đó, quá trình chuyển đổi không đơn thuần là thay đổi nền tảng email mà trở thành một bước chuẩn hóa lại môi trường làm việc số của BreadTalk Việt Nam.

Kết quả sau khi triển khai

Sau khi hoàn thiện giải pháp, BreadTalk Việt Nam đã giải quyết được những nhu cầu chính đặt ra từ đầu dự án.

Chuẩn hóa Office bản quyền

Hệ thống Office được chuẩn hóa theo hướng sử dụng bản quyền, tạo môi trường làm việc đồng bộ hơn cho nhân sự và doanh nghiệp.

Nâng cấp hệ thống email doanh nghiệp

Email được triển khai trên nền tảng Microsoft, mang lại môi trường email chuyên nghiệp hơn cùng khả năng hỗ trợ lọc spam tốt hơn.

Đáp ứng nhu cầu lưu trữ email lớn

Những nhân sự có nhu cầu lưu trữ cao được sử dụng Exchange Online Plan 2 với dung lượng lên tới 100GB, đáp ứng nhu cầu lưu trữ dữ liệu email trong quá trình làm việc.

Giải pháp được phân bổ theo nhu cầu

Thay vì sử dụng cùng một cấu hình cho tất cả người dùng, BreadTalk Việt Nam có thể phân bổ các gói dịch vụ phù hợp với từng nhóm nhân sự. Điều này giúp hệ thống vừa đáp ứng nhu cầu thực tế, vừa tối ưu hơn trong quá trình quản lý.

Từ bài toán Office và email đến một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn

Case study của BreadTalk Việt Nam cho thấy quá trình nâng cấp hệ thống không nhất thiết phải bắt đầu từ một thay đổi lớn. Đôi khi, doanh nghiệp chỉ cần giải quyết đúng những vấn đề đang tồn tại: chuẩn hóa bản quyền Office, nâng cấp email và đảm bảo dung lượng lưu trữ phù hợp.

Điểm quan trọng là giải pháp cần được xây dựng dựa trên cách doanh nghiệp thực sự sử dụng công nghệ.

Với phương án kết hợp Microsoft 365 Standard No Teams và Exchange Online Plan 2, cùng sự hỗ trợ trong quá trình chuyển dữ liệu, Vinaweb đã đồng hành cùng BreadTalk Việt Nam từng bước hoàn thiện môi trường làm việc số, hướng đến một hệ thống đồng bộ, chuyên nghiệp và phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.