Vinaweb hướng dẫn chọn License Microsoft 365 phù hợp cho doanh nghiệp

Nhưng thực tế, giá license chỉ là một phần. Doanh nghiệp còn phải xem mình đang có bao nhiêu máy tính, có sử dụng server nội bộ hay không, nhân viên có cần làm việc trên cloud không và trong vài năm tới có muốn chuyển đổi sang Microsoft 365 hay không.

Vì vậy, thay vì chọn một bộ license giống nhau cho mọi doanh nghiệp, có thể chia thành 3 hướng phổ biến: On-Premise thuần túy, On-Premise có Server và Hybrid kết hợp Microsoft 365.

Kịch bản 1: Hợp thức hóa On-Premise thuần túy

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Đây là phương án dành cho các doanh nghiệp khoảng 20–100 máy tính, hiện chưa có nhu cầu chuyển mạnh lên cloud và muốn ưu tiên giải quyết bài toán bản quyền trước.

Ví dụ, doanh nghiệp đang sử dụng Windows trên các máy tính nhưng một số máy chưa có license hợp lệ. Đồng thời, nhân viên chủ yếu làm việc với bộ Office cài trực tiếp trên máy và chưa sử dụng nhiều các công cụ như Teams hay SharePoint.

License có thể cân nhắc

Ưu điểm

Điểm dễ thấy nhất của phương án này là chi phí dễ kiểm soát. Doanh nghiệp có thể tập trung xử lý bản quyền Windows, Office và server mà chưa cần đầu tư thêm cho các dịch vụ cloud.

Mô hình này cũng phù hợp với doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hệ thống hiện tại, không muốn thay đổi cách làm việc quá nhiều.

Hạn chế

Đổi lại, doanh nghiệp sẽ không có các công cụ làm việc trên cloud như Microsoft Teams, SharePoint hay OneDrive.

Nếu nhân viên cần làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu hoặc cộng tác thường xuyên, mô hình này có thể bắt đầu bộc lộ hạn chế.

Đơn giản: nếu mục tiêu hiện tại chỉ là hợp thức hóa bản quyền và tiếp tục vận hành như cũ, đây là phương án có thể cân nhắc.

Kịch bản 2: Hợp thức hóa On-Premise + Server

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Kịch bản này phù hợp hơn với doanh nghiệp khoảng 50–200 người dùng, đã có hệ thống server nội bộ và cần duy trì các ứng dụng, dữ liệu trong doanh nghiệp.

Chẳng hạn, doanh nghiệp đang có Active Directory, File Server, Application Server hoặc Print Server và chưa có ý định đưa toàn bộ hệ thống lên cloud.

License có thể cân nhắc

Ưu điểm

So với kịch bản đầu tiên, phương án này phù hợp hơn với doanh nghiệp có hệ thống server và số lượng người dùng lớn hơn. Doanh nghiệp vẫn có thể giữ các hệ thống quan trọng trong nội bộ, đồng thời dễ dàng mở rộng khi số lượng nhân viên tăng.

Đây là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp xác định server nội bộ vẫn sẽ đóng vai trò quan trọng trong vài năm tới.

Hạn chế

Chi phí sẽ cao hơn do ngoài license Windows và Office, doanh nghiệp còn phải tính đến Windows Server và CALs. Bên cạnh đó, hệ thống vẫn chủ yếu nằm trong môi trường nội bộ nên chưa giải quyết được nhiều nhu cầu mới như làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu trên cloud hay cộng tác trực tuyến.

Kịch bản 3: Hybrid – On-Premise kết hợp Microsoft 365

Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Nếu doanh nghiệp có khoảng 50–300 người dùng, vẫn cần server nội bộ nhưng đồng thời muốn bắt đầu sử dụng cloud thì Hybrid là phương án đáng cân nhắc.

Thay vì phải lựa chọn hoặc On-Premise, hoặc Cloud, doanh nghiệp có thể giữ lại những hệ thống cần thiết ở server nội bộ và đưa các hoạt động phù hợp lên Microsoft 365.

License có thể cân nhắc

Ưu điểm

Điểm hay nhất của mô hình Hybrid là không cần thay đổi tất cả cùng một lúc.

Doanh nghiệp vẫn có thể giữ server nội bộ cho những hệ thống chưa thể chuyển lên cloud. Trong khi đó, nhân viên có thể sử dụng Microsoft 365 cho những công việc cần làm online như:

• Email doanh nghiệp

• Microsoft Teams

• SharePoint

• OneDrive

• Chia sẻ và cùng chỉnh sửa tài liệu

• Làm việc từ xa

Doanh nghiệp cũng có thể đồng bộ tài khoản đang sử dụng trong hệ thống nội bộ lên Entra ID, giúp người dùng thuận tiện hơn khi đăng nhập và sử dụng các dịch vụ Microsoft 365.

Một điểm khác biệt nữa là Microsoft 365 Business Standard sử dụng hình thức thuê bao. Doanh nghiệp không phải mua một phiên bản Office cố định rồi sử dụng trong nhiều năm mà có thể tiếp tục sử dụng phiên bản mới trong thời gian thuê bao còn hiệu lực.

Hạn chế

Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ có chi phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm, bên cạnh chi phí duy trì server và CALs.

Ngoài ra, nếu muốn quản lý thiết bị và bảo mật cloud tốt hơn, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm các giải pháp như Intune hoặc Microsoft Defender tùy nhu cầu.

Vậy doanh nghiệp nên chọn phương án nào?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần Microsoft 365, cũng không phải doanh nghiệp nào nên giữ toàn bộ hệ thống On-Premise.

Có thể hình dung đơn giản như sau:

Mỗi mô hình sẽ phù hợp với một nhu cầu khác nhau. Nếu doanh nghiệp chủ yếu muốn hợp thức hóa Microsoft 365, Windows, Office và chưa có nhu cầu sử dụng cloud, On-Premise thuần túy sẽ là lựa chọn đơn giản và dễ triển khai.

Với doanh nghiệp đang có hệ thống AD, File Server, Application Server hoặc các phần mềm chạy nội bộ, mô hình On-Premise + Server sẽ phù hợp hơn, giúp tiếp tục duy trì hạ tầng hiện tại và đáp ứng nhu cầu mở rộng.

Còn nếu doanh nghiệp vẫn cần server nội bộ nhưng muốn từng bước chuyển sang môi trường cloud, Hybrid sẽ là hướng đi linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể giữ lại những hệ thống cần thiết tại chỗ, đồng thời đưa email, tài liệu, Teams và các hoạt động cộng tác lên Microsoft 365 mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống ngay lập tức.

Tóm lại, lựa chọn license nên dựa trên cách doanh nghiệp đang vận hành và định hướng trong thời gian tới, thay vì chỉ nhìn vào chi phí license ban đầu.

Đừng chỉ nhìn vào giá license

Khi lựa chọn license, giá rẻ nhất chưa chắc là phương án tiết kiệm nhất.

Một bộ license có thể có giá thấp ở thời điểm mua nhưng lại không đáp ứng được nhu cầu khi doanh nghiệp tăng số lượng nhân viên, cần làm việc từ xa hoặc bắt đầu sử dụng cloud. Khi đó, doanh nghiệp lại phải thay đổi hệ thống và mua thêm license.

Vì vậy, trước khi quyết định, doanh nghiệp nên trả lời 5 câu hỏi:

• Hiện có bao nhiêu máy tính và người dùng?

• Windows và Office hiện tại đã có bản quyền đầy đủ chưa?

• Doanh nghiệp có đang sử dụng AD, File Server hay Application Server không?

• Nhân viên có cần Email, Teams, SharePoint và làm việc từ xa không?

• Trong 2–3 năm tới, doanh nghiệp muốn tiếp tục On-Premise hay chuyển dần lên cloud?

Từ những câu trả lời này, doanh nghiệp mới có thể xác định nên mua license nào, mua bao nhiêu và nên chọn mô hình On-Premise hay Hybrid.