Hướng dẫn sử dụng tính năng Chat trong Google Workspace để nâng cao hiệu suất làm việc

Google Chat trong Google Workspace đã cải tiến vượt bậc, cạnh tranh mạnh mẽ với các giải pháp nhắn tin hàng đầu và là một lựa chọn hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp đã bỏ qua.

1. Các bước chi tiết hướng dẫn sử dụng tính năng Chat trong Google Workspace

Một trong những cách truy cập Google Chat qua trình duyệt là sử dụng tích hợp với giao diện Gmail. Bạn có thể truy cập Chat từ giao diện chính của Gmail mà không cần rời khỏi ứng dụng. Điều này có thể thực hiện trên cửa sổ trình duyệt máy tính hoặc ứng dụng Gmail trên điện thoại, giúp duy trì liên hệ khi di chuyển.

Khi mở hoặc thu gọn giao diện chính, chỉ cần nhấp hoặc di chuột qua biểu tượng chat/ spaces để chuyển từ Gmail sang nhắn tin tức thì mà không cần mở thêm tab mới.

Nhấp vào một người hoặc nhóm làm việc (đã được tạo từ trước) để mở cuộc trò chuyện ở chế độ toàn màn hình và truy cập tất cả các tính năng của Google Chat.
 

Nếu giao diện tích hợp làm bạn mất tập trung, hãy tắt các ứng dụng trong Gmail và truy cập Google Chat trong một tab trình duyệt riêng bằng cách truy cập www.mail.google.com/chat. Điều này cho phép bạn xem toàn bộ chat trong một tab riêng biệt với menu mở rộng, cung cấp nhiều không gian làm việc dành riêng.

Menu được chia thành các phần Chat, Spaces và Meet, mỗi phần có thể ẩn hoặc hiện bằng biểu tượng mũi tên. Bạn cũng có thể ẩn menu và sử dụng biểu tượng hoặc menu di chuột thay thế.

Tiết kiệm thời gian bằng cách mở tab chat khi khởi động Chrome trong Google Workspace.  

Truy cập menu bên phải của avatar Chrome, sau đó cuộn đến Settings. Từ menu bên trái, bạn chọn "on startup".

• Trong menu khởi động, chọn tùy chọn thứ ba "open a specific page or set of pages" và "add a new page".

• Trong cửa sổ bật lên, thêm URL chat và nhấp vào “Add”

• Chat sẽ tự động mở (cùng với các tab khác bạn đã yêu cầu) khi bạn khởi động Chrome.

Để cài đặt ứng dụng Chat độc lập trong Google Workspace, hãy đảm bảo thiết bị của bạn chạy Google Chrome 7.3 trở lên và Chrome cần trong trạng thái mở. 

Ứng dụng Google Chat có giao diện giống hệt ứng dụng trên trình duyệt, nhưng truy cập từ thanh tác vụ và có thể ghim để truy cập nhanh. Bạn nhớ khởi động ứng dụng khi bắt đầu ngày mới trong Google Workspace.

Cuối cùng, để truy cập Google Workspace khi đang di chuyển, bạn cần tải ứng dụng Google Chat từ App Store hoặc Google Play. Ứng dụng sẽ mở trong menu chat với các cuộc trò chuyện ghim ở đầu và các cuộc trò chuyện khác theo thứ tự hoạt động gần đây nhất. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng Spaces để xem tất cả các nhóm mà bạn là thành viên và dễ dàng chuyển đổi từ chat sang tệp hoặc nhiệm vụ.

2. Các bước thiết lập Space trong Google Workspace

Để bắt đầu thiết lập nhóm làm việc trong Google Workspace, trước tiên hãy xác định nơi bạn sẽ truy cập nhóm làm việc của mình. Hiểu ai có thể làm gì trong đó, cách làm cho không gian đó trở nên riêng tư hoặc có thể tìm thấy, thêm thành viên vào nhóm (bao gồm cả thành viên bên ngoài) và cá nhân hóa cài đặt của bạn. 

Vinaweb sẽ hướng dẫn bạn thiết lập nhóm chat làm việc trong tích hợp Gmail, nơi lý tưởng để làm việc trên các nhóm. Các bước này đều áp dụng giống nhau trên tất cả các điểm truy cập khác nhau:

Bước 1: Nhấp vào nút dấu cộng để bắt đầu một không gian mới, chọn “Create a space” và một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện với tất cả các yếu tố tùy chỉnh mà bạn cần để thiết lập nhóm không gian làm việc của mình

Bước 2: Đặt tên cho nhóm của bạn. Thông thường, có một vài loại nhóm mà thường tạo ra:

• Nhóm thông thường: để thảo luận các vấn đề liên quan đến nhóm.

• Nhóm trao đổi thông tin: để giao tiếp rộng rãi trong công ty và tái hiện những khoảnh khắc trao đổi tự nhiên.

• Nhóm dự án: một không gian dành riêng cho dự án với các thành viên liên ngành.

• Nhóm thông báo: trong phiên bản sắp tới, đây là không gian giao tiếp tổ chức nơi việc đăng bài bị giới hạn cho các quản lý nhóm.

Bước 3: Quản lý nhiều nhóm: Nếu bạn đang tạo nhiều nhóm, hãy cân nhắc sử dụng chỉ số số hoặc chữ cái để quản lý các nhóm có tên tương tự hoặc sử dụng quy ước đặt tên theo năm hoặc quý.

Hãy đăng ký Google Workspace và mua Google Workspace để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả giao tiếp trong tổ chức. Việc thiết lập và quản lý nhóm giúp cải thiện năng suất và duy trì hợp tác nhóm một cách đáng kể.

Hiểu rõ hơn về chức năng nhóm trong google workspace.

Hãy cùng Vinaweb dành chút thời gian để hiểu hơn về vai trò của Spaces trong Google Workspace và các chức năng có sẵn cho các vai trò đó:

Hiện tại có hai vai trò của Spaces trong Google Workspace: Người quản lý và Thành viên. Như bạn có thể mong đợi, người quản lý có hầu hết các chức năng. Việc quản lý giúp ta dễ dàng:

• Thêm thành viên mới

• Gửi tin nhắn cho tất cả thành viên trong bằng cách sử dụng chức năng @all

• Xóa tin nhắn và quản lý cài đặt lịch sử trò chuyện

• Cấp quyền quản lý bổ sung cho các thành viên khác

• Cập nhật cài đặt truy cập và loại bỏ thành viên

• Quản lý thông báo cá nhân

• Chỉnh sửa mô tả và bất kỳ hướng dẫn nào cho nhóm

• Ghim nhóm trong điều hướng bên trái để dễ dàng truy cập

• Rời khỏi, trong khi nhóm vẫn có sẵn cho các thành viên khác

• Chặn hoặc báo cáo một nhóm 

• Xóa hay giải tán nhóm đối với tất cả các thành viên

Sau khi thêm thành viên, bạn hãy xem xét tính truy cập của nhóm. Không gian mặc định trong Google Workspace là hạn chế, điều này đồng nghĩa chỉ cho phép những người được thêm vào mới có quyền tham gia, phù hợp cho các dự án hay kế hoạch cần mức độ riêng tư cao.

Bạn cũng có thể cho phép bất kỳ ai trong tổ chức tìm thấy và tham gia bằng một liên kết, điều này thích hợp cho các không gian trò chuyện chung.

Người tạo nhóm có thể quyết định giới hạn hoặc mở rộng quyền truy cập, ảnh hưởng đến tính riêng tư. Nếu mở rộng cho bên ngoài, không gian nhóm phải được hạn chế.

Bên cạnh đó, thành viên trong Spaces của Google Workspace cũng có thể:

• Thêm và loại bỏ người tham gia

• Liên hệ với tất cả các thành viên bằng cách sử dụng chức năng @all

• Chỉnh sửa mô tả của nhóm và hướng dẫn

• Hiện tại, các thành viên cũng có thể bật/tắt lịch sử trò chuyện

• Với các bản cập nhật sắp tới của Google Chat, quản lý  sẽ có thể giới hạn chức năng này

• Mỗi thành viên có thể thiết lập thông báo cá nhân và ghim

• Các thành viên có thể chặn hoặc báo cáo và rời khỏi nhóm

• Các thành viên bên ngoài có thể được thêm vào và chọn chấp nhận lời mời. Họ cũng sẽ gặp phải một số hạn chế, bao gồm việc không thể thêm hoặc xóa thành viên.

3. Sử dụng Chat và Không gian nhóm trong Google Workspace

Khi bạn làm việc trong Google Workspace, tin nhắn mới sẽ xuất hiện trong Gmail tích hợp dưới dạng bong bóng thông báo. Bạn hoàn toàn có thể xem nhanh và phản hồi hoặc mở cuộc trò chuyện đầy đủ. Điều này giúp tối ưu hóa công việc và giao tiếp

Khi vào giao diện Nhóm trong Google Workspace, bạn nên chú ý những yếu tố sau:

• Nhãn "external": Cho biết rằng có thể có các bên liên quan từ bên ngoài và bạn cần cẩn thận với thông tin nội bộ.

• Số lượng thành viên: Những nhóm có đông thành viên có thể là của chung, hoặc truyền thông. Bạn hãy đảm bảo nội dung bạn giao tiếp phù hợp.

• Dấu hiệu chưa đọc: Cho biết rằng có tin nhắn mới bạn chưa xem.

Bạn có thể trả lời tin nhắn trong luồng chính bằng hộp văn bản cuối cuộc trò chuyện. Các tùy chọn định dạng phong phú cho phép bạn thêm biểu tượng cảm xúc hoặc gif phong phú.

Khi sử dụng Google Workspace, bạn sẽ được thoải mái trả lời trực tiếp tin nhắn trong cuộc trò chuyện phụ, mà không gián đoạn giao tiếp chính.

Ngoài ra, vẫn còn một số chức năng nổi trội khác như việc bạn vẫn có thể nhận được thông báo và phản hồi của một luồng bạn đã lựa chọn trước đó dù đã bỏ theo dõi, hay nhóm có kho lưu trữ tệp và quản lý nhiệm vụ liên quan, giúp tăng cường giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả.

Kết luận

Có thể thấy rằng, Google Chat trong Google Workspace là một trong những tính năng vô cùng hữu ích, đem lại sự tiện lợi cao đặc biệt là trong công việc. Google Chat trong Google Workspace rất có thể sẽ trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp của bạn. 

Hãy liên hệ với Vinaweb - Đại lý ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký sử dụng Google Workspace ngay hôm nay! Vinaweb chuyên cung cấp các gói Google Workspace giá đại lý giảm tới 52% với khách hàng mới và giảm tới 45% với khách hàng gia hạn.