Hướng dẫn sử dụng cộng tác đồng thời trên một tài liệu với nhiều người trong Google Docs

Google Docs là một trong những công cụ mạnh mẽ của Google Workspace giúp nhiều người có thể cộng tác đồng thời trên cùng một tài liệu. Với tính năng này, bạn và đồng đội có thể làm việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng cộng tác đồng thời trên Google Docs một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Bước 1: Truy Cập Vào Google Docs

Để bắt đầu, bạn cần truy cập vào Google Docs. Bạn có thể làm điều này bằng cách:

• Mở trình duyệt web và truy cập vào trang web docs.google.com.
• Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy tạo một tài khoản mới.

Bước 2: Tạo Mới Hoặc Mở Một Tài Liệu Có Sẵn

Sau khi đăng nhập, bạn có thể tạo một tài liệu mới hoặc mở một tài liệu đã có sẵn.

• Để tạo tài liệu mới, nhấn vào nút "Blank" (Trống) để mở một tài liệu mới.
• Để mở tài liệu có sẵn, chọn tài liệu từ danh sách tài liệu gần đây hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm tài liệu bạn cần.

Bước 3: Chia Sẻ Tài Liệu Với Người Khác

Để cộng tác với người khác, bạn cần chia sẻ tài liệu với họ. Thực hiện theo các bước sau:

• Nhấn vào nút "Share" (Chia sẻ) ở góc trên bên phải của tài liệu.

• Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ tài liệu vào ô "Add people and groups" (Thêm người và nhóm).

• Chọn quyền truy cập cho người được chia sẻ:
  • Viewer (Người xem): Chỉ có thể xem tài liệu.
  • Commenter (Người bình luận): Có thể xem và thêm bình luận.
  • Editor (Người chỉnh sửa): Có thể chỉnh sửa tài liệu.

• Nhấn vào nút "Send" (Gửi) để gửi lời mời.

Bước 4: Cộng Tác Đồng Thời Trên Tài Liệu

• Sau khi chia sẻ tài liệu, người được mời sẽ nhận được email thông báo và có thể truy cập vào tài liệu đó. Khi họ mở tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng của họ xuất hiện ở góc trên bên phải.

• Chỉnh sửa đồng thời: Mọi người có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc. Bạn sẽ thấy con trỏ chuột của họ và những thay đổi họ đang thực hiện theo thời gian thực.

• Bình luận và phản hồi: Sử dụng tính năng bình luận để thảo luận về các phần cụ thể của tài liệu. Để thêm bình luận:
  • Chọn đoạn văn bản hoặc vị trí cần bình luận.
  • Nhấn chuột phải và chọn "Comment" (Bình luận) hoặc nhấn vào biểu tượng bình luận trên thanh công cụ.
  • Nhập bình luận và nhấn "Comment".

• Lịch sử phiên bản: Nếu bạn cần xem lại các thay đổi hoặc khôi phục phiên bản cũ, sử dụng tính năng lịch sử phiên bản. Truy cập vào "File" (Tệp) > "Version history" (Lịch sử phiên bản) > "See version history" (Xem lịch sử phiên bản).

Bước 5: Sử Dụng Tính Năng Chat

Google Docs cũng cung cấp tính năng chat cho phép bạn thảo luận trực tiếp với những người cùng làm việc trên tài liệu.

• Nhấn vào biểu tượng chat ở góc trên bên phải (nếu có).
• Nhập tin nhắn và nhấn Enter để gửi.

Bước 6: Sử Dụng Các Công Cụ Hỗ Trợ Khác

Ngoài các tính năng cơ bản, Google Docs còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ khác như:

1. Add-ons (Tiện ích bổ sung): Thêm các tiện ích mở rộng để nâng cao tính năng của Google Docs.
2. Explore (Khám phá): Công cụ tìm kiếm tích hợp giúp bạn tìm kiếm thông tin, hình ảnh, và tài liệu liên quan mà không cần rời khỏi Google Docs.

Kết Luận

Cộng tác đồng thời trên Google Docs là một tính năng tuyệt vời giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Bằng cách làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn và đồng đội có thể dễ dàng làm việc cùng nhau trên một tài liệu, chia sẻ ý tưởng và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm kiếm các gói Google Workspace để tối ưu hóa công việc của mình, hãy truy cập Trang hướng dẫn của VinaGroup để biết thêm chi tiết và được tư vấn cụ thể. Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ với nhiều ưu đãi hấp dẫn, giúp bạn tận dụng tối đa các công cụ và tính năng mà Google Workspace mang lại.

---

Vinaweb - Đối tác chính thức của Google tại Việt Nam chuyên cung cấp các gói Google Workspace giá đại lý giảm tới 52% với khách hàng mới và giảm tới 48% với khách hàng gia hạn.