Hướng dẫn sử dụng Google Workspace trọn bộ từ A-Z

Ngày 17-05-2024

Sau khi hoàn tất đăng ký tài khoản Google Workspace với VinaGroup quý khách có thể làm theo cách sử dụng google workspace sau đây để bắt đầu sử dụng sản phẩm.

1. Đăng nhập vào tài khoản admin quản trị tài khoản

Để đăng nhập vào tài khoản admin quản trị viên bạn cần có id và mật khẩu được cung cấp khi mua gói Google Workspace tại VinaGroup
Bạn truy theo đường link: admin.google.com. Sau đó điền email đăng nhâp và mật khẩu. Giao diện admin sau khi đăng nhập sẽ hiện ra như sau:

2. Tạo user mới cho nhân viên

Để tạo một user mới cho nhân viên trong Google Workspace, bạn cần có quyền quản trị viên trong tài khoản Google Workspace của công ty.

Bước 1: Sau khi đăng nhâp tài khoản admin. Từ trang chủ của Bảng điều khiển quản trị, chọn "Người dùng" (Users).

Bước 2: Nhấp vào dấu cộng (+) hoặc nút "Thêm người dùng" (Add user).

Bước 3: Nhập thông tin người dùng:

Tên: Nguyễn Phong
Địa chỉ email: phong@vinaweb.com.vn
Mật khẩu: Chọn mật khẩu hoặc để hệ thống tạo tự động.
Đơn vị tổ chức: Chọn đơn vị tổ chức nếu cần (ví dụ: Sale Vinaweb).

Bước 5: Cung cấp các thông tin bổ sung (tùy chọn):

Số điện thoại, địa chỉ, chức vụ, v.v.

Bước 6: Hoàn tất tạo người dùng:

Nhấp vào "Thêm" hoặc "Tạo" để hoàn tất.
Gửi email hoặc thông báo trực tiếp cho nhân viên với thông tin đăng nhập tạm thời.

3. Đổi tên hoặc mật khẩu cho user

3.1. Để đặt lại mật khẩu người dùng trong Google workspace dành cho user bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace của bạn.

Bước 2: Chọn Người dùng.

Bước 3: Chọn tài khoản mà bạn muốn đặt lại mật khẩu

Bước 4: Sau đó chọn vào nút Đặt Lại là xong.

Bước 5: Chọn “Nhấn để sao chép mật khẩu”.

3.2. Đổi tên người dùng trong Google Workspace

Bước 1, 2, 3 bạn làm theo cách đổi mật khẩu người dùng trong Google Workspace phía trên.

Bước 4: Chọn vào tên người dùng mà bạn muốn đổi tên

Bước 7: Chọn "Cập nhật người dùng"

Bước 8: Đổi tên và nhấn "Cập nhật người dùng" để hoàn tất

4. Xử lý vấn đề xét duyệt đăng nhập của Google

Đôi khi bạn đăng nhập vào tài khoản admin của Google Workspace nhưng lại bị báo lỗi cần nhập số điện thoại dù bạn không cài đặt bảo mật 2 lớp. Để xử lý vấn đề yêu cầu xét duyệt đăng nhập này của Google, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập bằng tài khoản admin tại: admin.google.com.

Sau đó hãy nhập số điện thoại mới và nhận mã xác thực đăng nhập.

Lưu ý: Nếu không được và bị báo lỗi Quá nhiều lần thử không thành công bạn chuyển qua bước 2...

Bước 2: Bạn cần có 1 tài khoản admin khác và đăng nhập vào tài khoản admin đó.

Tài khoản admin thứ 2 như một tài khoản dự bị để phòng những lúc thế này hoặc tài khoản chính của bạn bị lỗi chiếm quyền truy cập.

Bước 3: Truy cập Thư mục -> Người dùng

Bước 4: Click vào tên của tài khoản bị lỗi đăng nhập

Bước 5: Tiếp tục chọn tab Bảo mật

Bước 6: Kéo xuống chọn mục Xác thực đăng nhập

Bước 7: Chọn nút Tắt trong 10 phút

Bước 8: Quay lại tài khoản admin và đăng nhập lại.

5. Tạo nhóm trong Google Workspace

Nhóm là tính năng hữu ích trong Google Workspace. Để tạo nhóm trong Google Workspace, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập https://admin.google.com/.

Bước 2: Trong Thư mục, chọn Nhóm

Bước 3: Nhấp vào Tạo nhóm

Bước 4: Nhập tên, mô tả và cài đặt quyền riêng tư cho nhóm

Bước 5: Cài đặt thêm tính năng Quyền truy cập và Các thành viên tham gia nhóm

Bước 6: Nhấp vào Tạo nhóm.

Lưu ý:

Bạn cần có quyền quản trị viên để tạo nhóm hoặc cộng đồng.
Bạn có thể thay đổi cài đặt cho nhóm hoặc cộng đồng bất kỳ lúc nào.
Bạn có thể xóa nhóm hoặc cộng đồng nếu không còn cần thiết.

6. Đổi Google Workspace sang tiếng Việt

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace

Bước 2: Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 3: Chọn "Manage your Google Account".

Bước 4: Trong giao diện quản lý tài khoản cùa Google, chọn Personal info và kéo xuống phần Language

Bước 5: Trong Preferred Language chọn ngôn ngữ Tiếng Việt, sau đó Save lại

Bước 6: Khởi động lại trình duyệt của bạn.

7. Thêm hoặc thay đổi quản trị viên tài khoản Google Workspace

Bạn hoàn toàn có thể thêm hoặc thay đổi hoặc xóa quản trị viên trong danh sách nhân viên Google Workspace của mình bằng các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace của bạn.

Bước 2: Chọn Người dùng -> Chọn tên quản trị viên bạn muốn điều chỉnh

Bước 3: Chọn vai trò và đặc quyền quản trị

Bước 4: Chọn nút "chỉnh sửa"

Bước 5: Tắt quyền quản trị và Lưu lại

8. Sửa tên người nhận trong gmail

Việc đổi tên nhưng danh bạ không được cập nhật có thể dẫn đến tình trạng tên hiển thị khi gửi nhận email vẫn là tên cũ. Để khắc phục vấn đề này, bạn cần thực hiện thao tác chỉnh sửa tên người nhận trực tiếp trong danh bạ.

Bước 1: Truy cập trang danh bạ Google: https://contacts.google.com/frequent

Bước 2: Tìm kiếm người nhận mà bạn muốn chỉnh sửa tên. Chọn và Mở thông tin chi tiết của người nhận -> nhấp vào Chỉnh sửa

Bước 5: Cập nhật tên hiển thị của người nhận theo đúng tên mới và Lưu lại

9. Tính năng Alias Email

Alias là tính năng cho phép bạn sở hữu nhiều địa chỉ email khác nhau cho cùng một tài khoản. Nhờ vậy, bạn có thể linh hoạt sử dụng các địa chỉ email phù hợp cho từng mục đích riêng biệt.

Ví dụ:

Sử dụng admin@ cho các công việc chính thức.
Sử dụng sale@ cho việc giao tiếp với khách hàng.
Sử dụng marketing@ cho các hoạt động marketing.

Với Alias, bạn có thể quản lý tối đa 30 địa chỉ email thay thế miễn phí. Điểm đặc biệt là bạn vẫn đăng nhập vào tài khoản bằng 01 địa chỉ email chính.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google Workspace của bạn vào trang admin.google.com

Bước 2: Chọn người dùng bạn muốn thêm alias email

Bước 3: Chọn thêm Email thay thế

Bước 4: Điền email thay thế và ấn Lưu lại

10. Cho phép người dùng thay đổi ảnh đại diện Avatar

Để cho phép thành viên trong công ty được thay đổi ảnh đại diện, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Sau khi đăng nhập tài khoản admin Google Workspace, bạn truy cập Thư mục -> Cài đặt thư mục

Bước 2: Chọn chỉnh sửa hồ sơ và tích vào những mục cho phép, sau đó bấm Lưu lại

11. Cấu hình Gmail Google Workspace trên phần mềm Outlook

Để cấu hình Gmail Google Workspace trên phần mềm Outlook cần sử dụng giao thức IMAP. IMAP (Internet Message Access Protocol) là giao thức phổ biến nhất để đồng bộ email giữa các ứng dụng email khác nhau.

11. 1. Bật IMAP trong Gmail

Bước 1: Đăng nhập và truy cập trang cài đặt của Gmail

Bước 2: Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP.

Bước 3: Trong phần Truy cập IMAP, chọn Bật IMAP và Lưu thay đổi.

11.2. Thêm tài khoản Gmail vào Outlook

Bước 1: Mở Outlook và Nhấp vào tab Tệp.

Bước 2: Chọn Thêm tài khoản.

Bước 3: Trong phần Thêm tài khoản, chọn Tài khoản email. Nhập địa chỉ email Gmail của bạn và nhấp vào Tiếp theo.

Bước 4: Chọn tiếp tục và đồng ý với các điều khoản của Outlook. Sau đó, tích vào ô Đồng thười thiết lập trên điện thoại và hoàn tất

Chúc các bạn thành công!

---

Vinaweb - Đối tác chính thức của Google tại Việt Nam chuyên cung cấp các gói Google Workspace giá đại lý giảm tới 52% với khách hàng mới và giảm tới 48% với khách hàng gia hạn.